مديريت فرآيند پارس

امروزه يكي از مهم ترين مشكلات موجود در سازمان ها در سطح كشور، وجود ساختارهاي وظيفه محور و يا سيستم هاي جزيره اي است. از زيان هاي ناشي از چنين ساختارهايي مي توان به اجراي فعاليت هايي غيرضروري، عدم يكپارچگي و عدم تعامل سيستم ها و فرآيندها با يكديگر، توليد گزارش‌هاي دستي با خطاي انساني بالا، صرف زمان اضافي براي انجام كارها، صرف هزينه بيش از حد و درنهايت عدم بهره وري سازمان اشاره كرد. مديران در چنين سازمان هايي اغلب با مشكلات زير مواجه هستند:

- با انجام پيوسته كارهاي تكراري و غير ضروري، شاهد از دست رفتن پول و زمان خود هستند.

- از دليل پيچيدگي و روند طولاني فرآيندها اطلاعي ندارند.

- شناسايي مشكلات و تخلفات انساني در مراحل فرآيندها براي آنان مشكل است.

- هيچ گزارش جامع و دقيقي در هر لحظه از عملكرد بخش ها و فرآيندهاي مختلف سازمان ندارند.

- بهره وري آن ها افت كرده، اما از دليل آن بي اطلاع هستند.

- و ...

امروزه با مطرح شدن مباحثي همچون مديريت فرآيندهاي كسب و كار (BPM)، با ديدگاه فرآيند محور در سازمان‌هاي مدرن مواجه هستيم. در اين راستا مديريت فرآيندهاي كسب و كار به ما اين امكان را مي‌دهد تا ضمن شناسايي كسب و كار سازمان‌ها و تحليل، طراحي و بهينه سازي فرآيندهاي كليدي و مورد نياز سازمان، امكان برقراري ارتباط و يكپارچگي ميان فرآيندها با يكديگر و با ساير سيستم‌هاي داخلي و خارجي سازمان و درنهايت امكان افزايش بهينه سازي را فراهم سازيم.

در نتيجه با ظهور ديدگاه فرآيندگرا در بسياري از سازمان ها و مطرح شدن بحث مديريت فرآيندهاي كسب و كار (BPM)، سازمان هاي مختلف دير يا زود مي بايست نسبت به شناسايي، تحليل و مدل سازي فرآيندهاي كسب و كار خود اقدام كنند.

شناسايي و تحليل فرآيندهاي كسب و كار نيازمند برگزاري جلسات تحليل و مدلسازي فرآيندها در سازمان با حضور افراد مطلع و درگير در فرآيندهاي سازمان است. گروه مديريت فرآيند پارس آماده ارايه هر گونه خدمات در زمينه مشاوره، شناسايي، تحليل و مدلسازي فرآيندها تحت استاندارد BPMN2.0 به سازمان ها خواهد بود.

همچنين سازمان ها پس از تحليل و مدلسازي فرآيندها نيازمند انتخاب يك نرم افزار BPMS جهت پياده سازي فرآيندها در آن هستند. 

اينكه برخي فكر مي‌كنند MIS را بايستي حذف كنند و بجاي آن نرم افزار bpms مناسب تهيه كنند سخن اشتباهي است. MIS به عنوان زير ساخت اوليه نرم افزار bpms مورد استفاده قرار مي‌گيرد. نرم افزار bpms براي آناليز اطلاعات و كمك به تصميم گيري و توليد داشبوردهاي هوشمند نياز به اطلاعات MIS دارد و MIS به عنوان جزئي جدايي ناپذير از نرم افزار bpms وجود دارد.

منتهي ممكن است منظور اين باشد كه برخي از MISها در سازمان وجود داشته باشند و بدلايل فني امكان ارتباط آنها با نرم افزار bpms در جهت غني شدن و تكامل آنها وجود نداشته باشد. در اين صورت اين امكان وجود دارد كه به كمك نرم افزار bpms نرم افزارهاي مديريت اطلاعات يا MIS ساخته شده و از MIS قديمي به يك MIS كه توسط نرم افزار bpms ساخته شده باشد مهاجرت كرد كه البته حرف درستي است. MIS در سازمان قابل حذف شدن نيست.

ابتداي كار: در ابتدا، سازمان‌ها فرآيندهاي كسب و كار خود را به صورت دستي و كاغذي مديريت مي‌كردند. اين فرآيندها غالباً پيچيده، زمان‌بر و مستعد خطا بودند.

استفاده از سيستم‌هاي جزيره‌اي: با پيشرفت تكنولوژي، سازمان‌ها شروع به استفاده از سيستم‌هاي نرم‌افزاري جداگانه براي هر يك از فرآيندهاي خود كردند. اين سيستم‌ها معمولاً به صورت مستقل عمل مي‌كردند و ارتباط موثري با يكديگر نداشتند.

ظهور BPMSنرم افزار : با افزايش نياز به اتوماسيون و يكپارچگي فرآيندها، نرم‌افزارهاي BPMS به وجود آمدند. اين سيستم‌ها قابليت مدل‌سازي، اتوماسيون، اجرا، نظارت و بهبود فرآيندهاي كسب و كار را فراهم مي‌كنند.

بهبود و توسعه: نرم‌افزارهاي BPMS با اضافه شدن ويژگي‌هاي پيشرفته‌تري مانند هوش مصنوعي، يادگيري ماشين، تحليل داده‌ها و ارتباط با سيستم‌هاي ديگر بهبود يافتند. همچنين، با توجه به نيازهاي مختلف سازمان‌ها، اين نرم‌افزارها قابليت سفارشي‌سازي بالايي دارند.

• BPM امكان بهبود و بهينه‌سازي فرآيندهاي كليدي سازمان را فراهم مي‌كند. با شناسايي، مدل‌سازي، و بهبود فرآيندها، سازمان‌ها مي‌توانند عملكرد خود را بهبود بخشند و به اهداف استراتژيك خود نزديك‌تر شوند.
• اتوماسيون فرآيندها و استفاده از ابزارهاي مديريت فرآيند، به سازمان‌ها كمك مي‌كند تا بهره‌وري خود را افزايش داده، زمان و هزينه‌هاي تكراري را كاهش دهند و منابع خود را بهينه كنند.
• با بهبود فرآيندها، كاهش خطاها و اجراي استانداردهاي كيفيت، BPM به سازمان‌ها كمك مي‌كند تا كيفيت محصولات و خدمات خود را بهبود بخشند و رضايت مشتريان را افزايش دهند.
• BPM به اداره منابع انساني كمك مي‌كند تا با بهينه‌سازي فرآيندها، تخصيص وظايف و ايجاد راهكارهاي هوشمند براي مديريت كارمندان، بهترين استفاده از نيروي كار خود را داشته باشند.
• با شناسايي و مديريت فرآيندهاي مرتبط با ريسك، BPM به سازمان‌ها كمك مي‌كند تا با موفقيت به تحولات و تغييرات محيطي و بازار پاسخ دهند و ريسك‌هاي محيطي را مديريت كنند.
• با تعريف و توضيح دقيق فرآيندها، BPM به ارتباطات داخلي و خارجي سازمان كمك مي‌كند و اطلاعات را به صورت دقيق‌تر و سريع‌تر منتقل مي‌كند.
• با استفاده از BPM، سازمان‌ها مي‌توانند فرآيندهاي خود را بهبود بخشده و بهبودات لازم را ايجاد كنند كه به سازمان‌ها در مديريت بهتر و ارتقاي عملكرد كلي كمك مي‌كند.

به طور كلي، BPM به عنوان يك رويكرد استراتژيك و سيستماتيك، به سازمان‌ها كمك مي‌كند تا فرآيندهاي خود را بهبود بخشيده، آن ها را بهينه‌سازي كنند و در نتيجه به يك سازمان بهتر و موفق‌تر تبديل شوند.

يكپارچه‌سازي و گزارش‌گيري با ProcessMaker، يك سيستم مديريت فرآيند كسب و كار (BPM)، داراي مزاياي متعددي است كه شامل موارد زير مي‌شود:

مزاياي يكپارچه‌سازي 

افزايش كارايي: يكپارچه‌سازي فرآيندهاي مختلف كسب و كار به كمك نرم افزارProcessMaker، مي‌تواند باعث افزايش كارايي و كاهش زمان انجام وظايف شود.

بهبود همكاري بين تيم‌ها: با يكپارچه‌سازي سيستم‌ها و فرآيندها، ارتباطات بين تيم‌هاي مختلف بهبود يافته و هماهنگي بهتري حاصل مي‌شود.

كاهش خطاها: با اتوماسيون و يكپارچه‌سازي فرآيندها، خطاهاي انساني كاهش مي‌يابد و داده‌ها به صورت دقيق‌تري پردازش مي‌شوند.

دسترسي بهتر به داده‌ها: يكپارچه‌سازي به كاربران امكان مي‌دهد تا به داده‌هاي مورد نياز خود به راحتي دسترسي داشته باشند و تحليل‌هاي بهتري انجام دهند.

كاهش هزينه‌ها: با بهبود كارايي و كاهش خطاها، هزينه‌هاي عملياتي كاهش مي‌يابد.

مزاياي گزارش‌گيري 

تصميم‌گيري بهتر: گزارش‌هاي دقيق و به موقع، به مديران كمك مي‌كند تا تصميمات بهتري بر اساس داده‌هاي واقعي و به‌روز بگيرند.

پايش عملكرد: گزارش‌ها به كاربران امكان مي‌دهند تا عملكرد فرآيندها و تيم‌ها را به طور مداوم پايش كنند و نقاط قوت و ضعف را شناسايي كنند.

افزايش شفافيت: گزارش‌ها باعث افزايش شفافيت در فرآيندها و عملكردها مي‌شوند كه اين موضوع اعتماد كاربران و مديران را به سيستم افزايش مي‌دهد.

شناسايي مشكلات: با استفاده از گزارش‌ها مي‌توان مشكلات و نقاط ضعف در فرآيندها را به سرعت شناسايي و برطرف كرد.

بهبود مستمر: گزارش‌ها مي‌توانند به عنوان ابزاري براي بهبود مستمر فرآيندها استفاده شوند، زيرا نقاط قابل بهبود را نشان مي‌دهند و امكان پيگيري تغييرات را فراهم مي‌كنند.

اين مزايا نشان مي‌دهند كه يكپارچه‌سازي و گزارش‌گيري با ProcessMaker مي‌تواند تأثير قابل توجهي در بهبود كارايي و اثربخشي كسب و كار داشته باشد.

نرم افزار تايم شيت ( Timesheet ) يا مديريت برگه زماني ، يك سيستم تحت وب است كه به مديران در نظارت بر كاركرد افراد و كاركنان كمك مي كند. دسته بندي وظايف، مرخصي كارمندان، ارسال فايل و نظارت بر نحوه عملكرد كاركنان سازماني از قابليت هاي مهم تايم شيت است. نرم افزار مديريت برگه يا كاربرگ زماني را مي توان به عنوان يك نرم افزار مديريت زمان هم در نظر گرفت. ابزار تايم شيت به كاربران كمك مي كند تا ساعات كاركردشان بر روي وظايف محول شده را به صورت بهينه مديريت كنند. يكي ديگر از قابليت هاي مهم اين نرم افزار، قابليت اتصال به پروژه هاي سازمان و جلسات است. 

از آنجا كه بسياري از سازمان ها اين نرم افزار را به هر نحوي تهيه كرده اند، اما ممكن است زمان و يا نيروي متخصص ساخت فرآيندها در پروسس ميكر را نداشته باشند، لذا گروه مديريت فرآيند پارس مي‌تواند به شما در پياده سازي و ساخت فرآيندهاي سازمان تحت اين نرم افزار كمك كند. همچنين بسياري از سازمان ها نيز ممكن است ساخت فرآيندها و فرم ها را در پروسس ميكر تا حدي انجام داده باشند، اما براي استفاده هاي پيچيده تر كه نياز به برنامه نويسي بيش تري وجود دارد، به افراد متخصص تري در خارج از سازمان داشته باشند و در اين حالت نيز مي توانند از خدمات مديريت فرآيند پارس استفاده نمايند.

لازم به ذكر است كه ParsBPMS داراي سابقه پياده سازي بيش از 500 فرآيند در حوزه هاي مختلفي از جمله بازرگاني خارجي، مديريت اسناد مهندسي، مهندسي ساختماني، مديريت جلسات، تايم شيت و ارزيابي ميزان كاركرد پرسنل، داوري و حقوقي، كليشه سازي چاپ و ... تحت نرم افزار پراسس ميكر (ProcessMaker) مي باشد.

طراحي مدل BPMN فرآيند، طراحي فرم هاي پويا (Dynaforms)، انواع كدنويسي ها در فرآيند، طراحي ديتابيس در SQL يا MySQL و ذخيره سازي اطلاعات فرم ها و فرآيندها در آن نيز توسط تيم گروه مديريت فرآيند پارس براي شما انجام خواهد گرفت.

همچنين گروه مديريت فرآيند پارس مي‌تواند به وسيله ماژول فارسي ساز پراسس ميكر، اين نرم افزار را براي شما فارسي سازي و شخصي سازي نمايد.

 چابكي 

وجود فرايندهاي چابك به كسب‌وكارها امكان مي‌دهد با جريان‌ها و نوسانات بازار اگر نگوييم كامل ولي تا حد زيادي همراه شوند و نه تنها از اين نوسان‌ها آسيبي نبيند بلكه به چشم فرصتي براي رشد به آن نگاه كنند.

 بهره‌وري

بهينه‌سازي فرايندهاي كسب‌وكار به اين معناست كه فرايندهاي دستي و تكراري در نرم افزار BPMS به فرايندهاي خودكاري تبديل مي‌شوند كه براي انجام آن‌ها نياز به حضور دايمي پرسنل نيست. از سوي ديگر بهبود فرايند‌ها مانند شناسايي و مديريت گلوگاه‌ها، حذف موازي كاري‌ها و مراحل تكراري در نتيجه استفاده از نرم افزار BPMS كاهش چشم‌گيري پيدا مي‌كند.

با اتوماسيون بسياري از فعاليت‌هاي تكراري و زمان‌بر، زمان و هزينه كاهش مي‌يابد.

كارايي

شفاف شدن فرايندها در  نرم افزار BPMS از دو منظر قابل بررسي است. اول اين‌كه داده‌هاي واقعي در اختيار تصميم‌گيران سازمان قرار مي‌دهد. دوم اين‌كه به شناسايي نقاط فاقد كارايي در سازمان كمك و اين فرصت را فراهم مي‌كند تا كارهاي زايد، هزينه‌زا و هزينه‌بر حذف و كارها با كارايي بالاتر و صرف منابع كمتر انجام شود.

افزايش رضايت كاركنان

انجام كارهاي تكراري آن‌ هم وقتي روزانه باشد براي هركسي خسته‌كننده است. نرم‌ افزار BPMS اين كارها يا بهتر بگوييم فرايندها را خودكارسازي كرده و دسترسي راحت‌تر و سريع‌تر به اطلاعات را براي اعضاي سازمان به ارمغان مي‌آورد.

تمركز بيشتر روي مشتريان

با بهبود فرايندها، كاهش خطاها، حذف كارهاي تكراري، وجود داده‌هاي شفاف و درلحظه و از همه مهم‌تر افزايش زمان در دسترس كاركنان‌تان حالا زمان اينست كه نرم افزار BPMS‌ در سازمان شما نقش اصلي خودش را ايفا كند؛ كمك به تمركز بيشتر روي مشتريان.

حفظ چارچوب‌هاي سازماني

نرم افزار BPMS به كسب‌وكارها امكان مي‌دهد تمام وظايف و جريان‌هاي كاريِ فرايندها را در يك چارچوب با شرح وظايف مشخص تعريف و پياده‌سازي كند.

قابليت اندازه‌گيري

وجود داده‌هاي قابل سنجش و گزارش‌هاي ملموس و قابل استناد يكي از اصلي‌ترين نتايج استفاده از نرم افزار BPMS است. اين موضوع نقش مهمي در مديريت پروژه‌ها، فرايندها و حتي كاركنان دارد.

بهبود شفافيت و نظارت

امكان پايش و نظارت بر عملكرد فرآيندها به صورت لحظه‌اي است و ارائه گزارش‌هاي دقيق و جامع از عملكرد فرآيندها براي تصميم‌گيري بهتر.

افزايش انعطاف‌پذيري

قابليت تغيير سريع: امكان تغيير و بهبود فرآيندها با توجه به نيازهاي متغير كسب‌وكار.

سازگاري با تغييرات بازار: توانايي سازمان در پاسخگويي به تغييرات سريع در بازار و محيط كسب‌وكار.

بهينه‌سازي فرآيندها:

تحليل داده‌ها: استفاده از ابزارهاي تحليلي براي شناسايي گلوگاه‌ها و نقاط ضعف در فرآيندها.

بهبود مستمر: امكان اجراي چرخه‌هاي بهبود مستمر بر اساس تحليل‌هاي انجام شده.

نرم افزار BPMS مخفف Business Process Management System است. يك نرم افزار BPMS به سازمان ها كمك مي كند تا فرآيندهاي كسب و كار خود را تحت نرم افزار به صورت سيستماتيك و بهينه شده تحليل، مدلسازي و در نهايت راه اندازي و اجرا كرده و بهبود دهد. به عبارت ديگر، نرم افزار BPMS مي تواند فرآيندها و فرم هاي سازمان شما را تحت نرم افزار، خودكارسازي نمايد. با خريد نرم افزار bpms گروه مديريت فرآيند پارس و راه اندازي آن، ضمن حضور اين گروه در سازمان شما و بررسي و مطالعه فرآيندهاي كسب و كار سازمان، اقدام به تحليل، مدلسازي و در نهايت پياده سازي و مكانيزه كردن فرآيندها در سازمان مي كند.

خريد نرم افزار BPMS مديريت فرآيند پارس از طريق يك پنل فرآيند ساز و فرم ساز تحت وب (بدون محدوديت تعداد كاربر و تعداد فرآيند)، امكان مديريت فرآيندهاي كسب و كار را براي سازمان شما فراهم مي سازد. بدين صورت كه شما مي توانيد فرآيندهاي خود را با استاندارد BPMN 2.0 در اين نرم افزار مدل سازي كرده و همچنين فرم هاي مربوط به هر قسمت از فرآيند را در محيط فرم ساز نرم افزار به صورت گرافيكي و ويژوالي به راحتي طراحي كنيد. سازمان ها مي توانند كليه فرآيندهاي موجود در سازمان را در سيستم مديريت فرآيند پارس طراحي و پياده سازي نموده تا پرسنل سازمان بتوانند درخواست هاي خود را در قالب فرآيند از طريق سيستم كامپيوتري، تبلت و يا تلفن همراه خود، در سازمان به گردش درآورند. همچنين امكان رهگيري و پيگيري فرآيندها و درخواست هاي ارسالي نيز به راحتي توسط افراد در نرم افزار BPMS امكان پذير خواهد بود.

گروه مديريت فرآيند پارس نرم افزار تايم شيت عملكرد پرسنل و كليه گزارشات وابسته به آن را تحت نرم افزار BPMS پروسس ميكر در شركت هاي مختلفي راه اندازي كرده است. نرم افزار پروسس ميكر (ProcessMaker) يك نرم افزار مديريت فرآيند (BPMS) تحت وب است كه جهت خودكارسازي و اتوماسيوني كردن فرآيندهاي كسب و كار در سازمان ها مورد استفاده قرار مي گيرد.

امروزه سازمان هاي زيادي از نرم افزار پروسس ميكر براي مديريت و هوشمندسازي فرآيندهاي خود استفاده مي كنند و يك سوالي كه براي بسياري از آنان وجود دارد اين است كه آيا فرآيندهاي آماده اي وجود دارد تا سازمان نيازمند پياده سازي فرآيندها از صفر نباشد؟

پاسخ گروه مديريت فرآيند پارس به اين سوال مثبت است. اين شركت ضمن همكاري با سازمان هاي پروژه محور (شركت هاي EPC)، پكيج تايم شيت را با فرآيندها و گزارشات آن تحت نرم افزار ProcessMaker توسعه داده است و به سازمان ها ارايه مي دهد. با استفاده از اين پكيج، پرسنل سازمان مي توانند تايم شيت عملكرد خود در هر روز را تحت نرم افزار ثبت كرده و مشخص كنند كه از چه ساعتي تا چه ساعتي بر روي چه پروژه يا فعاليتي در سازمان كار كرده اند و اين تايم شيت را با رويه فرآيندي به مدير خود ارسال كنند تا تاييدات لازم را اخذ نمايد. در نهايت مواردي همچون ميزان كاركرد كل هر شخص در هر روز، مدت زمان اتلاف وقت و ... توسط نرم افزار به صورت خودكار محاسبه مي گردد. مديران سازمان نيز مي توانند انواع گزارشات موردنياز را از اطلاعات ذخيره شده از كاركرد پرسنل در هر روز و پيشرفت پروژه ها تحت نرم افزار مشاهده نمايند.

جهت آشنايي بيش تر با اين نرم افزار مي توانيد ويديو  نرم افزار تايم شيت عملكرد پرسنل در نرم افزار ProcessMaker را نيز مشاهده كنيد.