مديريت فرآيند پارس

 افزايش كارايي: با اتوماسيون فرآيندها، زمان و هزينه‌هاي مرتبط با انجام دستي فعاليت‌ها كاهش مي‌يابد.

بهبود هماهنگي: تمام داده‌هاي مربوط به مشتريان و فرآيندها در يك مكان متمركز شده و دسترسي به آن‌ها براي تيم‌هاي مختلف ساده‌تر مي‌شود.

تحليل و گزارش‌دهي بهتر: اين نرم‌افزارها ابزارهاي قدرتمندي براي تجزيه و تحليل داده‌ها و تهيه گزارش‌هاي دقيق دارند.

افزايش رضايت مشتري: با بهبود فرآيندهاي خدمات‌رساني و ارتباط بهتر با مشتريان، رضايت آن‌ها افزايش مي‌يابد.

قابليت تطبيق و سفارشي‌سازي: اين سيستم‌ها به كسب و كارها اجازه مي‌دهند تا فرآيندهاي خود را بر اساس نيازهاي خاص خود سفارشي كنند.

ما در گروه مديريت فرآيند پارس مي توانيم ضمن بررسي فرآيندها و جريان كارهاي شما، امكان نرم افزار bpms را در سازمان شما فراهم آوريم.

ديگر قابليت هاي مختلف process maker تحت عنوان يك نرم افزار BPMS رايگان براي طراحي فرآيند هاي سازماني را در ادامه به آنها اشاره كرده ايم:

1. منبع باز بودن و امكان توسعه و طراحي به وسيله هر شخص يا سازماني
2.  سازگار با دسكتاپ، تبلت، موبايل و حتي داشتن نسخه تحت وب
3. مورد استفاده قرار گرفته توسط شركت هاي معتبر جهاني مثل تويوتا و سوني و…
4. داشتن شرايط طراحي فرآيندها توسط استفاده كننده فرآيند
5. به همراه داشتن گروه پشتيباني قوي در آمريكا، اسپانيا،كلمبيا و به روزرساني ماهانه
6. پشتيباني  از نمادهاي استاندارد BPMN 2.0
7. كنترل كردن تمامي فرآيند ها از خارج از سيستم با ابزار   REST
8. توليد انواع گزارش ها و نمودار هاي مديريتي
9. پشتيباني از زبان فارسي و تقويم فارسي

نرم افزار پراسس ميكر (ProcessMaker) يك سيستم مديريت فرآيند تحت وب است كه امكان طراحي، خودكارسازي و استقرار فرآيندهاي كسب و كار را براي سازمان ها فراهم مي كند. اين ابزار با فراهم ساختن رابط كاربري drag and drop محيطي براي مدل سازي و طراحي جريان كارها و همچنين ساخت فرم هاي پويا دراختيار كاربر قرار مي دهد.

گروه مديريت فرآيند پارس مي تواند كليه خدمات مربوط به پياده سازي و ساخت فرآيند در پروسس ميكر را به سازمان شما ارايه دهد.

پروسس ميكر يك BPMS رايگان و متن باز است كه جزو سيستم هاي نرم افزاري سبك وزن (lightweight) با سربار داده بسيار كم در ميان سيستم هاي نرم افزاري موجود در اين صنعت به حساب مي رود. همچنين از آن جا كه پراسس ميكر يك نرم افزار تحت وب است و مي توان آن را در محيط مرورگر اجرا نمود، دسترسي به جريان كارها و روال هاي سازماني را جهت طراحي، اجرا و مديريت فرآيندها براي كاربران، گروه ها و واحدهاي سازماني ساده تر خواهد كرد. در اين مطلب قصد داريم تا ضمن معرفي قسمت هاي كليدي ProcessMaker، مراحل ساخت يك فرآيند را در اين سيستم تحت وب مديريت فرآيندهاي كسب و كار، به ترتيب بيان كنيم.

از امكانات محيط نرم افزاري پراسس ميكر مي توان به موارد زير اشاره كرد:
• محيط طراحي و مدل سازي فرآيندها با استاندارد BPMN2.0
• فرم ساز پويا و Responsive
• پورتال كاربري و كارتابل اجراي فرآيندها
• مديريت چارت سازماني، كاربران و گروه هاي كاربري
• طراحي و ارسال سند خروجي
• ...

مراحل ساخت يك فرآيند:
به طور كلي براي ساخت يك فرآيند در ProcessMaker بايد مراحل زير انجام شود:

1. ايجاد يك فرآيند در بخش Designer و طراحي مدل فرآيند: در اولين قدم پس از ايجاد يك فرآيند جديد، مي توان مدل فرآيند را در محيطي تحت استاندارد BPMN2 طراحي و مدل سازي كرد. در اين قسمت، شما قادر به استفاده از نمادهاي تعريف شده در استاندارد BPMN2 هستيد.

2. تعريف متغيرهاي فرآيند (متغيرهاي مدل داده فرآيند): متغيرها (variables)، اطلاعات و داده هايي كه در فرم هاي فرآيند وارد مي شوند را در خود ذخيره مي كنند تا در قسمت هاي ديگر آن فرآيند (همچون gatewayها و ساير فرم ها) بتوان آن ها را فراخواني كرده و از آن ها استفاده كرد. به عنوان مثال، يك فرم مي تواند شامل فيلدهايي همچون "نام"، "نام خانوادگي"، "جنسيت" و ... باشد كه مي بايست براي هر كدام، يك متغير تعريف نمود. اين متغيرها مي توانند بسته به نوع داده خود، هر يك از نوع داده هاي integer، string، boolean، float و ... را در خود ذخيره نمايند. لازم به ذكر است كه نيازي نيست تمامي متغيرهاي موردنياز در فرآيند، همان ابتدا تعريف شوند؛ بلكه شما قادر خواهيد بود در هر زماني بسته به نياز، متغير جديد در فرآيند تعريف كنيد.

3. ساخت فرم هاي پويا (Dynaforms): در مرحله بعد بايد فرم هاي موردنياز در فرآيند طراحي شوند. ProcessMaker داراي يك محيط فرم ساز پويا و تحت وب است كه مي توان در آن قسمت فرم هايي سازگار با دستگاه هاي مختلف (PC، موبايل و تبلت) طراحي نمود. شما مي توانيد از تمامي كنترل هاي طراحي وب به صورت drag and drop در فرم ساز پراسس ميكر استفاده كنيد.

4. تخصيص فرم ها به فعاليت ها: پس از ساخت يك فرم مي توان آن را به فعاليت (Task) مربوطه اختصاص داد تا در صورت اجراي آن فعاليت، اين فرم براي كاربر نمايش داده شود.

5. تعريف قوانين مسيريابي (Routing Rule): پس از طراحي مدل فرآيند و ساخت فرم ها، مي توان به تعريف قوانين مسيريابي بر روي Gatewayها در مسير فرآيند اقدام كرد. يك فرآيند ممكن است در مسير خود به چندين شاخه تقسيم شود كه هر يك از شاخه ها در يك شرايط خاص و تعريف شده اي اجرا مي شود. اين شرط ها بر روي Gatewayهاي شرطي موجود در مدل فرآيند نوشته مي شوند.

6. تعيين ايفاكنندگان فرآيند: درنهايت، هر يك از فعاليت هاي موجود در فرآيند بايد به يك يا چند كاربر تخصيص داده شود تا كاربر موردنظر بتواند با دسترسي به فعاليت مربوط به خود، آن را انجام دهد. در پراسس ميكر، شما قادر خواهيد بود تا فعاليت هاي موجود در فرآيند را به شيوه موردنظرتان به كاربران سازمان assign كنيد. پس از اتمام مراحل پياده سازي فرآيند، كاربر يا كاربراني كه فعاليت اول فرآيند به آن ها اختصاص داده شده است، قادرند تا از طريق كارتابل فرآيندهاي خود كه در بخش Home محيط پراسس ميكر قرار دارد، فرآيند موردنظر را اجرا كنند. پس از ارسال فرم توسط كاربر فعاليت اول، فرآيند مطابق با مدل طراحي شده ادامه پيدا كرده و به كارتابل نفر يا نفرات بعدي ارسال خواهد شد.

• منبع باز بودن: امكان دسترسي به كد منبع و سفارشي‌سازي بر اساس نيازهاي سازمان.
• انعطاف‌پذيري: توانايي تطبيق با نيازهاي مختلف سازمان‌ها و مقياس‌پذيري براي پاسخگويي به نيازهاي بزرگ و پيچيده.
• پشتيباني قوي از استانداردها: تضمين مي‌كند كه فرآيندهاي طراحي شده قابليت انتقال و تعامل با ديگر سيستم‌ها را داشته باشند.
• Camunda BPMS يك ابزار قدرتمند براي سازمان‌ها است كه به دنبال بهبود كارايي و اثربخشي فرآيندهاي تجاري خود هستند و مي‌خواهند به يك رويكرد مدرن و انعطاف‌پذير براي مديريت فرآيندهاي كسب و كار دست يابند.

ما در گروه مديريت فرآيند پارس مي توانيم ضمن بررسي فرآيندها و جريان كارهاي شما، امكان نرم افزار BPMS را در سازمان شما فراهم آوريم.

گروه مديريت فرآيند پارس نرم افزار تايم شيت عملكرد پرسنل و كليه گزارشات وابسته به آن را تحت نرم افزار BPMS پروسس ميكر در شركت هاي مختلفي راه اندازي كرده است. نرم افزار پروسس ميكر (ProcessMaker) يك نرم افزار مديريت فرآيند (BPMS) تحت وب است كه جهت خودكارسازي و اتوماسيوني كردن فرآيندهاي كسب و كار در سازمان ها مورد استفاده قرار مي گيرد.

امروزه سازمان هاي زيادي از نرم افزار پروسس ميكر براي مديريت و هوشمندسازي فرآيندهاي خود استفاده مي كنند و يك سوالي كه براي بسياري از آنان وجود دارد اين است كه آيا فرآيندهاي آماده اي وجود دارد تا سازمان نيازمند پياده سازي فرآيندها از صفر نباشد؟

پاسخ گروه مديريت فرآيند پارس به اين سوال مثبت است. اين شركت ضمن همكاري با سازمان هاي پروژه محور (شركت هاي EPC)، پكيج تايم شيت را با فرآيندها و گزارشات آن تحت نرم افزار ProcessMaker توسعه داده است و به سازمان ها ارايه مي دهد. با استفاده از اين پكيج، پرسنل سازمان مي توانند تايم شيت عملكرد خود در هر روز را تحت نرم افزار ثبت كرده و مشخص كنند كه از چه ساعتي تا چه ساعتي بر روي چه پروژه يا فعاليتي در سازمان كار كرده اند و اين تايم شيت را با رويه فرآيندي به مدير خود ارسال كنند تا تاييدات لازم را اخذ نمايد. در نهايت مواردي همچون ميزان كاركرد كل هر شخص در هر روز، مدت زمان اتلاف وقت و ... توسط نرم افزار به صورت خودكار محاسبه مي گردد. مديران سازمان نيز مي توانند انواع گزارشات موردنياز را از اطلاعات ذخيره شده از كاركرد پرسنل در هر روز و پيشرفت پروژه ها تحت نرم افزار مشاهده نمايند.

جهت آشنايي بيش تر با اين نرم افزار مي توانيد ويديو تايم شيت عملكرد پرسنل در نرم افزار ProcessMaker را نيز مشاهده كنيد.

1.ابزار ساخت فرآيندها بصورت بصري

2.چابكي كسب و كار را بهبود مي بخشد

3.طراح فرم (فرمساز) دايناميك

4.گزارش ساز و داشبورد ساز

5.قابليت تطبيق فرآيندها

6.مديريت داده ها و اسناد

7.كنترل دسترسي مبتني بر نقش

8.ابزارهاي ارتباط و همكاري

9.يكپارچگي با مديريت پروژه

ما در گروه مديريت فرآيند پارس مي توانيم ضمن بررسي فرآيندها و جريان كارهاي شما، امكان خريد BPMS را در سازمان شما فراهم آوريم.

تعيين اهداف 

آنچه را كه براي اجراي BPMS در راستاي برنامه ريزي استراتژيك شركت در نظر گرفته شده است، تعريف كنيد.

تعريف صاحبان وظيفه

قبل از انتخاب نرم افزار BPMS، مهم است كه به طور داخلي تعيين كنيد كه چه كسي مسئول پياده سازي و مديريت سيستم خواهد بود.

جزئيات مورد نياز ابزار

مشخص كنيد كه كسب‌وكار شما چه نيازها و اولويت‌هايي از سيستم دارد، مانند يافتن اينكه كدام فرآيندهاي تجاري به اتوماسيون نياز دارند، يكپارچه‌سازي با ساير سيستم‌ها و چارچوب‌ها، يا نحوه عملكرد مديريت اسناد و داده‌ها.

انتخاب اوليه

گزينه هاي خود را محدود كنيد و ابزارهاي نامزد را با استفاده از الزامات شرح داده شده در مرحله بالا انتخاب كنيد.

جمع آوري اطلاعات

ليست الزامات را براي نامزدها ارسال كنيد تا اطلاعات مربوط به محصولات را از تامين كنندگان جمع آوري كنيد.

ارائه ابزار

با انتخاب نامزدها، از آنها دعوت كنيد تا محصولات و ويژگي هاي خود را ارائه دهند.

تست و نسخه آزمايشي

اين زمان براي آزمايش اثبات امكانات محصولات است تا بررسي كنيد كه آيا آنها واقعا براي شركت شما مناسب هستند؟

محك زدن

يكي از راه‌هاي رفع ترديدها و اطمينان از اينكه اين ابزار براي رقابت شركت شما عملكرد خوبي دارد، اين است كه به رقبا نگاه كنيد و بررسي كنيد كه از كدام سيستم‌ها استفاده مي‌كنند.

مذاكره

فرآيند خريد را با مذاكرات قيمت، روش هاي پرداخت و شرايط پشتيباني از سوي تامين كننده تكميل كنيد.

قرارداد

در نهايت، خريد BPMS را انجام دهيد.

BPM و BPA هر دو مرتبط با بهبود فرآيندها هستند، اما با هدف‌ها و محورهاي مختلفي ارائه مي‌شوند:

مديريت فرآيندهاي كسب و كار (BPM - Business Process Management):

BPM معمولاً بر روي بهبود فرآيندها و اجراي بهينه‌تر آن‌ها تمركز دارد.

اين مديريت فرآيند به شما كمك مي‌كنند تا فرآيندهاي كسب و كار خود را به طور مستمر بررسي كرده و بهبود بخشيده و سپس آن‌ها را به صورت بهينه اجرا كنيد.

قابليت‌هايي مانند مديريت گردش كار، انتظارات سازماني، نظارت بر عملكرد و اندازه‌گيري KPIs (شاخص‌هاي عملكرد كليدي) از جمله ويژگي‌هاي اصلي آن‌ها هستند.

تجزيه و تحليل فرآيندهاي كسب و كار (BPA - Business Process Analysis):

مديريت فرآيند  BPAبيشتر بر تجزيه و تحليل دقيق فرآيندهاي كسب و كار تمركز دارد.

اين فرآيندها به شما كمك مي‌كنند تا فرآيندهاي كسب و كار را بررسي و تحليل كرده، نقاط قوت و ضعف آن‌ها را شناسايي كرده و بهبودهاي لازم را پيشنهاد دهند.

از جمله قابليت‌هاي اصلي BPA مي‌توان به شناسايي و حذف تكرارها، بهبود بهره‌وري و كاهش هزينه‌ها، شناسايي خطاها و افزايش كيفيت اشاره كرد.

به طور خلاصه، BPM بر روي بهينه‌سازي و اجراي فرآيندها تمركز دارد، در حالي كه مديريت فرآيندها  BPA بيشتر بر روي تجزيه و تحليل دقيق فرآيندها و ارائه بهبودهاي مرتبط تمركز دارد.

1. نداشتن استراتژي مشخص در قبال نرم افزار BPMS

براي استفاده موثر از نرم افزار BPMS، سازمان ها نياز به يك استراتژي مشخص براي پياده سازي و استفاده از آن دارند. عدم وجود استراتژي مشخص ممكن است باعث ناآگاهي و گمراهي درباره هدف و نيازهاي سازمان در استفاده از نرم افزار BPMS شود. مواردي همچون شيوه و ترتيب شناسايي و مدلسازي فرآيندها و همچنين مسائل فني همچون پياده سازي و ساخت فرآيندها در BPMS نيازمند برنامه ريزي و تصميم گيري هاي درست و از پيش تعيين شده است.

2. نقص در آموزش و آگاهي كارمندان از نرم افزار BPMS

استفاده موثر از نرم افزار BPMS نيازمند آموزش كارمندان است تا بتوانند به درستي با ابزار و فرآيندهاي مربوطه كار كنند. عدم آگاهي و آموزش كافي مي‌تواند به عملكرد ناكارآمد و استفاده ناموثر از نرم افزار BPMS منجر گردد، چرا كه كاركنان و پرسنل سازمان از نرم افزاري كه با آن احساس راحتي نكنند، حمايت نخواهند كرد.

3. ضعف ارتباطات در سازمان

ارتباطات نامناسب بين اعضاي سازمان و تيم ‌هاي مختلف مي‌تواند باعث عدم هماهنگي و اثربخشي در استفاده از نرم افزار BPMS شود. ارتباطات بين بخش ‌هاي مختلف سازمان و تيم ‌هاي پروژه بايد ساختارمند و كارآمد باشد تا امكان همكاري و هماهنگي بين آن ها فراهم شود، چرا كه در زمان تحليل فرآيندها نظرات تمامي افراد و واحدهاي درگير در آن بايد در نظر گرفته شود تا سيستمي كه پياده سازي خواهد شد، براي همه افراد كارآمد باشد.

4. عدم بهره ‌وري از قابليت‌هاي كامل نرم افزار BPMS

نرم افزار BPMS قابليت‌هاي زيادي براي مديريت و بهبود فرآيندهاي كسب و كار ارائه مي‌دهد، اما در برخي موارد، سازمان ‌ها ممكن است نرم افزار را به طور كامل بهره ‌برداري نكرده و نتوانند از تمام قابليت ‌ها و امكانات آن استفاده كنند. به عنوان مثال، امكانات فني نرم افزار كه نيازمند دانش فني و كدنويسي است، در سازماني كه نيروي متخصص چنين كاري را ندارد ممكن است بلااستفاده بماند.

5. عدم توجه به تغييرات محيطي سازمان

براي مواجهه با تحولات سريع در صنعت و بازار، سازمان‌ ها همه ساله با تغييرات و  اصلاحات متعددي مواجه مي شوند. ناديده گرفتن تغييرات محيطي و عدم بروزرساني فرآيندها و سيستم ها ممكن است باعث ايجاد ناكارآمدي و موانع در استفاده از نرم افزار BPMS شود.

به طور كلي، استفاده مناسب از نرم افزار BPMS نيازمند بررسي دقيق از نيازها و هدف هاي سازمان، طراحي و پياده سازي مناسب فرآيندها، آموزش كارمندان، ارتباطات كارآمد و استفاده بهينه از قابليت‌ هاي نرم افزار است.

با ظهور ديدگاه فرآيندگرا در بسياري از سازمان ها و مطرح شدن بحث مديريت فرآيندهاي كسب و كار (BPM)، سازمان هاي مختلف دير يا زود مي بايست نسبت به شناسايي، تحليل و مدل سازي فرآيندهاي خود اقدام كنند. گروه مديريت فرآيند پارس در راستاي ارتقاي سطح علمي و فني پرسنل و مديران سازمان هاي دولتي و غيردولتي و همچنين افزايش آشنايي آنان با شيوه هاي مدل سازي فرآيندهاي كسب و كار، اقدام به آماده سازي اين ويديوي آموزشي در حوزه تحليل و مدل سازي يك نمونه فرآيند با استاندارد BPMN 2.0 نموده است.
پس از تماشاي اين ويديو انتظار مي رود تا افراد ضمن آشنايي با مفاهيم تحليل فرآيندهاي كسب و كار(BPM)، قادر به مدل سازي فرآيندهاي خود در ابزار Bizagi و ساير نرم افزارهاي مشابه باشند.