مديريت فرآيند پارس

در ادامه سعي داريم به بررسي عمده ترين چالش هاي پياده سازي مديريت فرآيندهاي كسب و كار در سازمان ها بپردازيم.

1- حمايت

2- غلبه بر طرز فكر وظيفه اي

3- فقدان مديريت تغييرات

4- توسعه و اجراي طرح هاي ارتباطي داخلي

5- تشخيص اندازه فرآيند

6- اتفاق نظر روي يك ابزار يا رويكرد

نقش نرم افزار BPMS در چابكي و ساده سازي كدينگ مالي مشخص مي‌شود. با نرم افزار BPMS با هر ميزان جزئياتي كه نياز داريد، فرايند خود خلق كنيد. هر گزارشي كه بخواهيد با هر ميزان پيچيدگي با گزارش ساز حرفه اي ما قابل انجام است.

نرم‌افزارهاي BPMS مي‌توانند به عنوان ابزاري براي ارتقاي چابكي سازمان مالي استفاده شوند. چابكي سازماني به اين معناست كه يك سازمان قابليت سريع و انعطاف‌پذيري را دارد تا به تغييرات در بازار و شرايط خارجي پاسخ دهد و به سرعت به فرصت‌ها و چالش‌هاي جديد واكنش نشان دهد. در ادامه مي‌توانيد ببينيد كه چگونه استفاده از نرم‌افزار BPMS مي‌تواند به ايجاد چابكي در سازمان مالي كمك كند:

اتوماسيون فرآيندها:

با استفاده از BPMS، مي‌توانيد فرآيندهاي مالي خود را به طور كامل يا قسمتي اتوماتيك‌سازي كنيد. اين به اين معناست كه فرآيندهايي مانند تأييد فاكتورها، پرداخت حقوق، گزارش‌دهي مالي و ... را مي‌توانيد به طور خودكار انجام دهيد، كه اين امر زمان و انرژي را براي كارمندان ذخيره مي‌كند و به سازمان اجازه مي‌دهد تا سريعتر به تغييرات واكنش نشان دهد.

استانداردسازي فرآيندها:

با استفاده از BPMS، مي‌توانيد فرآيندهاي مالي خود را استانداردسازي كنيد، به اين معنا كه همه‌ي فرآيندها به يك الگوي مشخص و استاندارد پيروي مي‌كنند. اين باعث مي‌شود كه فرآيندها قابل پيش‌بيني‌تر و قابل اندازه‌گيري‌تر باشند و تغييرات راحت‌تري در آن‌ها اعمال شود.

انعطاف‌پذيري در تغييرات:

BPMS به سازمان اين امكان را مي‌دهد كه به سرعت به تغييرات درخواست شده در فرآيندها و تكنولوژي‌ها پاسخ دهد. اين به اين معناست كه سازمان مالي مي‌تواند با سرعت بيشتري به نيازهاي مشتريان و بازار واكنش نشان دهد و فرصت‌هايي را كه در مقابل رقبا ايجاد مي‌شود به سرعت بهره‌مند شود.

گزارش‌دهي و تحليل:

BPMS اطلاعات كافي را از فرآيندهاي مالي جمع‌آوري مي‌كند تا به سازمان اطلاعات كافي براي تحليل و بهبود فرآيندها بدهد. با تحليل داده‌ها و درك بهتر از فرآيندهاي مالي، سازمان مي‌تواند به سرعت نقاط ضعف را شناسايي كرده و راهكارهاي مناسب را براي بهبود آن‌ها اعمال كند.

با تلفيق اين ويژگي‌ها، نرم‌افزارهاي BPMS مي‌توانند بهبود چابكي سازمان مالي شما را تسهيل كنند و به سازمان كمك كنند تا با موفقيت به تغييرات واكنش نشان دهد و از فرصت‌هاي موجود به بهترين نحو بهره‌مند شود.

ما در گروه مديريت فرآيند پارس مي توانيم ضمن بررسي فرآيندها و جريان كارهاي شما، امكان ساخت فرآيند در پروسس ميكر را در سازمان شما فراهم آوريم.

• نقشه برداري فرآيند مي تواند به همه ذينفعان كمك كند تا ابتكارات RPA را تجسم كنند

 يكي از رايج ترين ابزارهاي مورد استفاده در نقشه برداري فرآيند، نقشه فرآيند سطح بالا است. اين نقشه يك تصوير سريع از مراحل مربوط به يك برنامه RPA است. اين تجسم مفيد نشان مي دهد كه چگونه سيستم هاي مختلف بدون وارد شدن به جزئيات ريز با يكديگر تعامل دارند. اين يك راه عالي براي ارتباط نحوه عملكرد يك فرآيند RPA با ذينفعان رهبري و غير فني است.

•  استفاده از  swimlanesبراي نشان دادن نحوه تعامل سيستم ها 

 سازمان ها مملو از وظايفي هستند كه مدعيان قدرتمندي براي RPA هستند. يك بانكدار بررسي مي كند كه آيا متقاضي در ليست تماشا است يا خير. يك تحليل گر بازاريابي اطلاعات عملكرد كمپين را از بسترهاي مختلف در يك صفحه گسترده جمع آوري مي كند. نمايندگان خدمات مشتري سطوح موجودي را تأييد مي كنند و نمايندگان منابع انساني برگه هاي زماني و كسر ماليات را تأييد مي كنند. با استفاده ازRPA ، مي توانيد ربات ها را براي انجام هر يك از اين كارهاي دستي ثبت نام كنيد. وقتي نوبت به برجسته شدن نحوه قرار گرفتن ربات ها در فرايند مي رسد، Swimlanes يك نمودار جريان بصري ارزشمند در جعبه ابزار نقشه ساز فرآيند است.

گروه مديريت فرآيند پارس مي تواند كليه خدمات فني موردنياز را در جهت پياده سازي و ساخت فرآيندها در پروسس ميكر به شما ارايه دهد.

  Swimlanesنقشه هاي چند منظوره اي هستند كه يك پروژه بزرگ را به "خطوط" مسئوليت تعيين شده تقسيم مي كنند. در حالي كه مي توانيد از swimlanes براي تعيين مسئوليت افراد يا بخش ها استفاده كنيد، تحليل گران RPA از swimlanes براي نشان دادن اين كه چه سيستم ها يا فناوري هايي چه وظيفه اي را بر عهده دارند استفاده مي كنند.

• استفاده از نقشه جريان ارزش براي ايجاد تعادل بين اتوماسيون و رضايت مشتري

 فقط به دنبال يافتن مطلوب ترين دنباله كارها نباشيد. صرف اين كه يك فرآيند كارآمدترين به نظر مي رسد به اين معني نيست كه بيش ترين ارزش را براي كاربر نهايي شما ارائه مي دهد. نقشه جريان ارزش يكي از ابزارهايي است كه توسط نقشه پردازان فرآيند مورد استفاده قرار مي گيرد تا اطمينان حاصل شود كه آن ها هميشه مشتري را در ذهن خود نگه مي دارند. آيا تيم خدمات مشتري شما ساعت ها را در روز براي بازنشاني گذرواژه ها هدر مي دهد - كاري كه يك ربات مي تواند به راحتي انجام دهد؟ شايد شما گام خاصي را در خط فروش خود به RPA سپرده ايد، اما رويكرد عملي بيش تري لازم است. نقشه جريان ارزش به ايجاد تعادل بين كارآيي تاكتيكي و ارائه بهترين ارزش به مشتري كمك مي كند.

•  يك ابزار قدرتمند براي شناسايي ناكارآمدي هاي سيستميك  

 وقتي تصويري واضح از نحوه تبادل اطلاعات سيستم ها داشته باشيد، مي توانيد به راحتي ناكارآمدي ها را تشخيص دهيد. آيا ربات ها اغلب داده هاي يك ساني را بين دو سيستم به صورت رفت و برگشت ارسال مي كنند؟ اين امر مي تواند منجر به تاخير در پردازش و طولاني شدن زمان انتظار مشتري شود. نقشه هاي فرآيند مي توانند تنگناها را مشخص كرده و به شما در يافتن مسيرهاي بهينه تر كمك كنند.

• نقشه فرآيند مي تواند  با ارائه اطلاعات بيش تردر مورد مراحل غير ضروري به توصيف آن ها كمك كند

 بسياري از سازمان ها در هيجان خود براي پياده سازي فناوري هايRPA ، وظايف دستي خود را به يك سيستم نرم افزاري واگذار مي كنند. مك كينزي به تيم ها هشدار مي دهد كه مراقب اين دام باشند: موثرترين ابتكارات RPA آن هايي هستند كه با ساده سازي سيستم هاي بسيار پيچيده شروع مي شوند.

آيا شما گروهي از ربات ها را براي رونويسي يك برنامه 25 زمينه اي بسيج مي كنيد؟ با در نظر گرفتن زمينه هايي كه ممكن است بتوانيد حذف كنيد، شروع كنيد. با وجود اين كه مديريت فقط چند صفحه از ده ها صفحه را مي خواند، هنوز هم به يك قالب گزارش ماهانه قديمي متكي هستيد؟ به جاي انتقال ساده اين مسئوليت ها بهRPA ، نقشه فرآيند شما را مجبور مي كند تا هر مرحله را بررسي كرده و مشخص كنيد كه كداميك براي اهداف كلي شما ضروري است - و كدام مراحل به سادگي سنگين هستند. اتوماسيون فرآيند روباتيك يك فناوري قدرتمند براي افزايش كارايي كلي در سازمان شما است. فارستر بازار حزب جمهوري خلق چين را در سال 2016، 250 ميليون دلار ارزش گذاري كرد و پيش بيني كرد با رشد سرسام آوري تا پايان سال 2021 به 2.9 ميليارد دلار برسد. با وجود داشتن "روبات" در نام، استفاده بيش تر از اين نيروي ديجيتالي هم به اندازه برنامه هاي ديگر به برنامه ريزي نياز دارد. با استفاده از ابزارهاي نقشه برداري فرآيند، مي توانيد به سازمان خود كمك كنيد تا پايه محكمي براي يك برنامه موفق RPA ايجاد كند.

مدل سازي داده به مشاغل كمك مي كند تا در سراسر سازمان خود ارتباط برقرار كرده و برنامه ريزي كنند.

مدل سازي داده به تشخيص منبع صحيح داده ها كه مي تواند براي پر كردن مدل استفاده شود، كمك مي كند.

مدل سازي داده مي تواند براي تعريف روابط بين جداول مختلف مانند كليد اصلي، كليد خارجي و غيره استفاده شود.

مخاطبان مناسب براي يادگيري اين فناوري چه كساني هستند؟

مخاطبان مناسب براي يادگيري تكنيك هاي مدل سازي افرادي هستند كه معمار داده و تحليلگر داده هستند. اكثر افراد به عنوان تحليلگر داده شروع مي كنند و سپس پيشرفت مي كنند.

اين فناوري چگونه به شما در رشد شغلي كمك مي كند؟

به گفته Glassdoor، پيش بيني مي شود كه ميانگين دستمزد در بازار براي مدل سازها به طور متوسط حدود 78،601 دلار درآمد باشد. بنابراين مي بينيد كه اين شغل داراي درآمدي بالا است. اكثر شركت هاي بزرگ روي مدل سازها سرمايه گذاري مي كنند، زيرا براي حفظ يكپارچگي داده ها بسيار ضروري هستند.

نتيجه

در نتيجه، مي توانيم بگوييم كه مدل ايجاد شده توسط مدل سازان، ثبات در نامگذاري قراردادها، يكپارچگي و امنيت داده ها را تضمين مي كند، زيرا داده هاي خوب كسب و كار را در استفاده صحيح و كارآمد از داده ها قادر مي سازد.

گروه مديريت فرآيند پارس مي تواند كليه خدمات فني موردنياز را در جهت پياده سازي و ساخت فرآيندها در پروسس ميكر به شما ارايه دهد.

نرم افزار BPMS يك ابزار نرم افزاري است كه براي مديريت و بهينه سازي فرآيندهاي كسب و كار در سازمان ها استفاده مي‌شود. نقش اصلي اين نرم افزار در چابكي سازمان عبارت است از:

1. توسعه و بهره برداري از فرآيندهاي چابك:

نرم افزار BPMS به سازمان‌ها كمك مي‌كند تا فرآيندهاي خود را به صورت هوشمند و سيستماتيك تعريف كنند و در طي زمان اين فرآيندها را بهبود ببخشند. با استفاده از اين نرم‌افزار، سازمان‌ها مي‌توانند فرآيندهاي مختلف را مدلسازي و طراحي كرده و به سادگي تغييرات لازم را در هر زمان در اين فرآيندها اجرا كنند.

2. اتوماسيون فرآيندها:

نرم افزار BPMS قابليت اتوماسيوني كردن فرآيندها را فراهم مي‌كند. اين نرم افزار قادر است تا مراحل مختلف فرآيندها را جايگزين كارهاي دستي كرده و بر اساس قوانين و روش هاي تعيين شده توسط سازمان، فرآيندها را به صورت خودكار اجرا كند. به اين ترتيب، سرعت انجام فرآيندها افزايش يافته و احتمال وقوع خطاها كاهش مي‌يابد.

3. ارتباط و هماهنگي بين بخش‌هاي سازمان:

به عنوان يك سيستم مركزي، نرم افزار BPMS باعث ايجاد ارتباط و هماهنگي بين بخش ‌ها و واحدهاي مختلف سازمان مي‌شود. اين نرم افزار به تيم ها امكان مي‌دهد تا با همكاري و تعامل بيش تر بر روي يك فرآيند مشترك كار كنند و به صورت هماهنگ به اهداف سازماني دست يابند.

4. مديريت و كنترل فرآيندها:

با استفاده از نرم افزار BPMS، سازمان‌ها قادر خواهند بود فرآيندهاي خود را مديريت و كنترل كرده و بر عملكرد آن ها نظارت داشته باشند. اين نرم افزار قابليت نظارت، گزارش دهي و اندازه گيري عملكرد فرآيندها را به صورت زنده و در هر لحظه فراهم مي كند. اين اطلاعات به سازمان كمك مي‌كند تا فرآيندهاي خود را بهبود بخشد و به شناخت و برآورد عملكرد سازمان كمك مي‌كند.

به طور كلي، نرم افزار BPMS در چابكي سازمان نقش مهمي دارد و به سازمان ها كمك مي‌كند تا فرآيندهاي خود را به صورت چابك و سيستماتيك مديريت كنند، هماهنگي را افزايش داده و كنترلي بر عملكرد فرآيندها داشته باشند. همچنين مهم ترين نقش نرم افزار BPMS در چابكي سازمان، امكان تطبيق فرآيندهاي سازمان با تغييرات به وجود آمده در سازمان، بازار و شرايط مي باشد.

گروه مديريت فرآيند پارس ضمن دريافت و تحليل روش اجرايي فرآيندهاي مختلف و
فرم هاي هر بخش از شركت ساختماني موردنظر، اقدام به پياده سازي فرآيندها و فرم هاي مورد نظر تحت يك نرم افزار BPMS (نرم افزار مديريت فرآيندها) به نام نرم افزار پراسس ميكر (ProcessMaker) كرده و بستري را براي اين سازمان‌ها در راستاي مديريت و مكانيزه كردن فرآيندهاي خود و افزايش بهينگي در آن‌ها حاصل نموده است. اين سيستم به شركت ساختماني كمك مي كند تا فرآيندهاي خود را از تعريف هر پروژه گرفته تا گزارش بازديد نظارت از پروژه ها، بررسي نقشه هاي پروژه، خريد محصولات اوليه، مباحث مالي و صورت پرداخت تنخواه و ... را به صورت نرم افزاري و مكانيزه ثبت و مديريت كنند و در نتيجه گزارشات سيستمي نيز از نتايج حاصل از آن ها دريافت نمايند.


برخي فرآيندها و سيستم هاي توسعه داده شده تحت نرم افزار BPMS پروسس ميكر در اين سازمان ها به شرح زير است:
•   فرآيند گزارش بازديد واحد نظارت در هر فاز از پروژه (شروع عمليات ساختماني، تخريب، گودبرداري، فونداسيون، اسكلت، سقف و ...)
•   ثبت و مديريت گريدبندي، چك ليست ها (همچون ايمني و حفاظت كار، گودبرداري (نيلينگ)، سقف كامپوزيت، بتن ريزي، سفت كاري و ...) و محاسبات ارزيابي آن ها به صورت سيستمي و خودكار
•   فرآيند بررسي نقشه هاي پروژه
•   فرآيند رسيدگي به شكايت كارفرما
•   درخواست خريد مواد و محصولات اوليه
•   صورت پرداخت تنخواه
•   و ...
گروه مديريت فرآيند پارس كليه فرآيندهاي مربوطه در اين سازمان ها را طي برگزاري جلساتي با مديران و پرسنل آن ها به طور كامل شناسايي و تحليل كرده و آن فرآيندها را تحت نرم افزار پروسس ميكر به صورت كامل پياده سازي نموده است.

براي تركيب نرم‌افزار مديريت انبار با يك نرم افزار BPMS، مي‌توانيد از قابليت‌ها و ويژگي‌هاي سفارشي‌سازي BPMS بهره ببريد تا اين دو را به هم متصل كنيد.

شناسايي فرايندهاي مديريت انبار: ابتدا بايد فرايندهاي مختلف مديريت انبار خود را شناسايي كنيد، از دريافت سفارش تا تحويل محصولات به مشتريان.

طراحي فرايندها: سپس، اين فرايندها را در BPMS خود طراحي كنيد. براي هر مرحله، گام‌ها و وظايف مشخص شده و ارتباطات بين آنها را تعريف كنيد.

پياده‌سازي اتوماسيون: با استفاده از قابليت‌هاي اتوماسيون BPMS، فرايندهاي مديريت انبار خود را به صورت اتوماتيك پياده‌سازي كنيد. به عنوان مثال، تعيين يك وظيفه به يك كارمند براي دريافت سفارشات جديد و ارسال آن به انبار.

پايش و بهبود: با استفاده از امكانات BPMS براي پايش و پيگيري فرايندها، مي‌توانيد عملكرد مديريت انبار خود را مشاهده و بهبود دهيد. اين شامل مانيتورينگ زمان و مشكلاتي كه ممكن است در هر مرحله رخ دهند مي‌شود.

از طريق اين تركيب، شما مي‌توانيد بهبودي در كارايي و كنترل فرايندهاي مديريت انبار خود داشته باشيد، از جمله كاهش زمان تحويل، كاهش موجودي نامناسب و بهبود خدمات به مشتريان.

طراحي گرافيكي فرايندها: ProcessMaker امكان طراحي فرايندهاي كسب و كار را به صورت گرافيكي با استفاده از ابزارها و كامپوننت‌هاي متنوع فراهم مي‌كند. اين ابزار به كاربران اجازه مي‌دهد تا فرايندها را به صورت ويژوال طراحي كرده و به راحتي آنها را سفارشي‌سازي كنند.

پياده‌سازي و اجراي فرايندها:نرم افزار پروسس ميكر ProcessMaker امكان اجراي فرايندهاي طراحي شده را به صورت خودكار فراهم مي‌كند. اين نرم‌افزار به كاربران اجازه مي‌دهد تا فرايندها را از طريق پنل كاربري مديريت و مانيتور كنند و فعاليت‌ها را پيگيري كنند.

يكپارچه سازي با سيستم‌هاي ديگر: ProcessMaker قابليت يكپارچه سازي با سيستم‌هاي ديگر را فراهم مي‌كند. اين يكپارچه سازي‌ها مي‌تواند شامل اتصال به سيستم‌هاي موجود در سازمان مانند سيستم‌هاي مديريت انبار، سيستم‌هاي مالي، و ساير سيستم‌هاي نرم‌افزاري باشد.

مانيتورينگ و گزارش‌گيري: ProcessMaker امكان مانيتورينگ فرايندها و گزارش‌گيري از عملكرد آنها را فراهم مي‌كند. اين نرم‌افزار به كاربران امكان مشاهده و تجزيه و تحليل اطلاعات مربوط به فرايندها را مي‌دهد تا بتوانند عملكرد خود را بهبود بخشند.

امنيت و كنترل دسترسي: ProcessMaker امكان مديريت امنيت و كنترل دسترسي به فرايندها را فراهم مي‌كند. اين نرم‌افزار به مديران اجازه مي‌دهد تا دسترسي كاربران به فرايندها و اطلاعات مربوطه را مديريت كنند و از اطلاعات محرمانه محافظت كنند.

پشتيباني از استانداردها: ProcessMaker از استانداردهاي مدل‌سازي فرايندهاي كسب و كار مانند BPMN (Business Process Model and Notation) پشتيباني مي‌كند كه اين به كاربران اجازه مي‌دهد تا فرايندهاي خود را با استفاده از استانداردهاي صنعتي مدل‌سازي كنند.

همواره يكي از سوالاتي كه براي بسياري از سازمان ها در زمان خريد و راه اندازي يك نرم افزار BPMS (نرم افزار مديريت فرآيندهاي كسب و كار) مطرح مي شود اين است كه آيا فرآيندهاي آماده اي وجود دارد تا سازمان نيازمند پياده سازي فرآيندها از صفر نباشد؟

گروه مديريت فرآيند پارس با سابقه چندين سال پياده سازي فرآيندها در سازمان هاي مختلف تحت نرم افزار BPMS پروسس ميكر، اقدام به تهيه پكيج هايي از فرآيندهاي آماده مرتبط با حوزه هاي كاري مختلف كرده است. اين پكيج ها تشكيل شده از نمونه هاي موفق فرآيندها در سازمان هاي مربوطه مي باشد كه به صورت كلي در دسته هاي زير قرار مي گيرند:

✅ پكيج اداري
✅پكيج تايم شيت
✅پكيج مهندسي ساختماني
✅پكيج بازرگاني خارجي
✅پكيج توليد و صادرات محصولات نفتي
✅پكيج حقوقي و داوري
✅پكيج مديريت اسناد مهندسي (EDMS)
✅پكيج مديريت جلسات

هر يك از پكيج ها شامل فرآيندهاي مربوط به حوزه خود هستند و هر فرآيند از نمونه موفق و كامل تر خود در ميان چندين سازمان مشابه تهيه شده است.

لازم به ذكر است، از آن جا كه نرم افزار پراسس ميكر يك BPMS اوپن سورس (متن باز) مي باشد، سازمان ها پس از راه اندازي فرآيندهاي مربوطه مي توانند تغييرات موردنياز خود را نيز به راحتي در فرم ها و فرآيندها لحاظ نمايند.

جهت دريافت اطلاعات بيش تر و مشاهده دمو از پكيج ها، با همكاران ما در تماس باشيد.

بسياري از سازمان ها به خصوص در شركت هاي پروژه محور و حوزه EPC، پرسنل سازمان همه روزه بر روي فعاليت ها و پروژه هاي مختلفي كار مي كنند. در اين سازمان ها براي مديران اهميت دارد كه ميزان كاركرد پرسنل خود را در زمان حضور در شركت و ميزان كار بر روي هر پروژه ارزيابي كنند.