مديريت فرآيند پارس

اگر شما به عنوان يك عضو تصميم گيرنده در مجموعه خود، در حال اقدام به خريد يك نرم افزار BPMS هستيد، بايد در نظر داشته باشيد كه انتخاب شما مي تواند باعث ايجاد تحولي سرنوشت ساز در مسير حركت مجموعه شود. چرا كه اگر انتخاب نادرستي داشته باشيد، نگرش كل سازمان نسبت به مقوله ي BPMS منفي خواهد شد.
البته اين اتفاق منهاي مشكلات ناشي از پرداخت هزينه هاي مربوط به خريد و پشتيباني و نگهداري نرم افزار است .
 https://parsbpms.com/products/BPMS-ProcessMaker-Mobile-App

خريد ناموفق نرم افزار در هر مجموعه اي تبعاتي را به دنبال خواهد داشت كه گاها جلب رضايت مجدد سطوح مختلف مجموعه براي خريد نرم افزار جديد را با مشكل مواجه مي كند.
با توجه به اينكه در هر مجموعه اي برخي از سطوح نسبت به پياده سازي نرم افزارها از خود مقاومت نشان مي دهند، براي حصول نتيجه بايد مشكلات ناشي از اين مسئله را به حداقل برسانيد.
از سويي ديگر در اغلب موارد امكان تبديل فرآيندها از يك نرم افزار BPMS به نرم افزار BPMS ديگر وجود ندارد. در شرايطي كه از نرم افزارهاي BPMS  استاندارد استفاده كنيد، ممكن است بتوانيد مدل هاي فرآيندي ترسيم شده را از يك BPMS به BPMS ديگر منتقل كنيد، اما امكان انتقال نتايج حاصل از اجراي فرآيندها وجود ندارد.
پس پيش از شروع به كار بايد زماني را براي مشاوره با متخصصان حوزه BPMS اختصاص دهيد .

سيستم مديريت فرآيندهاي كسب و كار (BPMS)، ابزاري براي طراحي و بهينه سازي سيستماتيك فرآيندهاي كسب و كار است. اين ابزار قادر به مدل سازي، پياده سازي و خودكارسازي فرآيندهاي كسب و كار با هدف ايجاد حداكثر كارايي و اثربخشي، حداقل خطا و جلوگيري از گم شدن روابط هستند. با بلوغ سياست هاي BPM، ابزارهاي متنوعي براي سازمان ها در سطح جهان ارائه شده است. همزمان با ظهور اين ابزارها و تنوع بالاي فوايد و قابليت هاي هركدام، چالش پيدا كردن مناسب ترين BPMS همواره خودنمايي مي كند.
در اين مطلب سعي داريم تعدادي از محبوب ترين و معروف ترين ابزارهاي BPMS جهاني را معرفي كنيم و سپس مقايسه اي بين اين ابزارها از نظر متريك هاي مقايسه اي ارائه دهيم. اين مقايسه در انتخاب ابزار مناسب با نيازها و ويژگي هاي بومي BPMS، كمك شاياني به خريداران و استفاده كنندگان نرم افزار BPMS خواهد كرد.

https://parsbpms.com/products/BPMS-ProcessMaker-Mobile-App
امروزه اكثر BPMS ها قادر به پشتيباني از پيچيدگي هاي مورد نياز و ويژگي هاي جديد و عمومي مثل user-friendly بودن،‌ مبتني بر cloud بودن و پشتيباني از يكپارچه سازي با ابزارهاي مختلف هستند، اما باز هم از جهت برخي خصوصيات كليدي و جزيي تفاوت هايي بين آنها وجود دارد.
مطالعه G2 Crowd  مروري جامع و مقايسه اي بر روي رايج ترين ابزارهاي  BPMSدنيا  با توجه به نوع سازمان ها انجام داده است. بر اين اساس و با توجه به ماهيت سازمان، انتخاب ابزار مناسب كاري آسان خواهد بود.
پنج ابزاري كه به عنوان محبوب ترين BPMS هاي جهاني شناخته شده اند، به قرار زير هستند:
１-    Bizagi:
يك سيستم قدرتمند مديريت فرآيند است كه سه محصول مجزا ارائه مي دهد:  Bizagi modeler, Bizagi studioو Bizagi engine. داراي آيتم  on-premise است و از cloud هم پشتيباني مي كند. مدل سازي اين ابزار هم بر مبناي BPMN2 است كه يك گزينه مناسب براي طراحان فرآيند مي باشد. برنامه هاي Bizagi Studio و Bizagi Modeler رايگان هستند، اما Bizagi Engine براساس تعداد كاربر داراي هزينه است.
２-    ProcessMaker:
ابزاري براي طراحي، خودكارسازي و استقرار فرآيندهاي كسب و كار و جريان كارها است. اين ابزار داراي سه ويژگي شاخص متن باز بودن (open source)،  on-premise بودن و پشتيباني از cloud است. در ميان ابزارهاي ديگر BPMS به ندرت مي توان ابزاري را يافت كه از هر سه اين ويژگي ها پشتيباني كند. ProcessMaker يك گزينه خوب براي استفاده شركت ها، ارگان هاي دولتي و سازمان هاي آموزشي است. طراحي فرآيند بر اساس استاندارد BPMN2 انجام مي شود كه براي اكثر فعالان اين حوزه آشنا و قابل فهم است.
اين ابزار داراي دو نسخه Community و Enterprise است كه اولي رايگان و دومي غيررايگان مي باشد. ويژگي متن باز بودن ProcessMaker اين امكان را براي سازمان ها فراهم مي سازد تا بتوانند آن را به عنوان به راحتي خصوصي سازي نمايند. با توجه به رايگان و متن باز بودن، اين ابزار براي سازمان هاي ايراني (در شرايط فعلي تحريم ها) مي تواند يكي از بهترين گزينه ها به حساب رود.
３-    Kissflow:
ويژگي شاخص اين ابزار، راحتي استفاده از آن به دليل عدم وابستگي به كم ترين ميزان كد نويسي است. در واقع براي كار با اين ابزار، نياز به دانستن و مهارت در هيچ زبان برنامه نويسي نيست. تمام كدها را حذف كرده و قابليت استفاده براي هر كسي را دارد. طراحي جريان كارها به وسيله drag and drop انجام مي شود و نياز به دانستن هيچ زباني براي طراحي فرم و فرآيند نيست. واسط كاربري بسيار راحت و رواني دارد و مي تواند انواع چالش هاي فرآيند را پاسخ گو باشد (مثل قابليت يكپارچه سازي و ‌شرايط خاصي براي تنظيمات سفارشي)
４-    ZohoCreator:
يك ابزار low-code براي سكوهاي موبايل تبلت و وب است. اين ابزار براي محصولات مبتني بر cloud بسيار شناخته شده است و مي تواند فرآيندها را خيلي راحت و با كد بسيار كم ايجاد نمايد.
５-    Nintex:
يك ابزار مبتني بر Sharepoint  براي طراحي وخودكارسازي فرآيندها است. طراحي فرايند در اين ابزار مبتني بر BPMN نيست. به تازگي نيز از آيتم Cloud پشتيباني مي كند.

مديريت فرايند كسب و كار يا Business Process Management  يا  BPM رشته اي است كه شامل تركيبي از مدل سازي، اتوماسيون، اجرا، كنترل، اندازه گيري و بهينه سازي جريان فعاليت هاي تجاري براي حمايت از اهداف سازماني، كاركنان، مشتريان و همكاران در داخل و خارج از مزهاي سازماني مي‌باشد.

يك رويكرد ساختاريافته با هدف بهبود كيفيت محصول و خدمات است. تلاش دارد تا فرآيندهاي سازمان را با استراتژي سازمان همسو نگه دارد و در پي آن به هدفي بزرگ‌ تر يعني رضايت مشتري برسد. BPM تلاش مي‌كند اثرات فرآيندهاي كسب و كار يك سازمان را تحليل كند، آنها را بهبود دهد و در برخي مواقع آنها را قابل پيش‌بيني كند.

بهينه‌سازي فرآيند كسب و كار (BPM) مزاياي زيادي براي سازمان‌ها به همراه دارد. برخي از اين مزايا عبارتند از:

افزايش بهره‌وري: با بهينه‌سازي فرآيندها، مراحل غيرضروري حذف مي‌شوند و وظايف به شكل موثرتري انجام مي‌شوند، كه به افزايش بهره‌وري كاركنان منجر مي‌شود.

كاهش هزينه‌ها: از طريق بهبود فرآيندها و حذف فعاليت‌هاي بي‌ارزش، هزينه‌هاي عملياتي كاهش مي‌يابد.

افزايش كيفيت: بهينه‌سازي فرآيندها مي‌تواند به بهبود كيفيت محصولات و خدمات ارائه شده منجر شود، زيرا خطاها و نواقص كمتري رخ مي‌دهد.

بهبود انعطاف‌پذيري: سازمان‌ها مي‌توانند سريع‌تر به تغييرات بازار يا نيازهاي مشتريان پاسخ دهند، زيرا فرآيندهاي بهينه‌شده انعطاف‌پذيرتر هستند.

ارتقاي رضايت مشتري: با بهبود كيفيت و كاهش زمان تحويل محصولات و خدمات، سطح رضايت مشتريان افزايش مي‌يابد.

شفافيت بيشتر: فرآيندهاي بهينه‌شده معمولاً به‌طور دقيق‌تري مستند مي‌شوند كه اين باعث افزايش شفافيت در سازمان مي‌شود.

مديريت بهتر منابع: با بهينه‌سازي فرآيندها، منابع به‌طور كارآمدتري تخصيص داده مي‌شوند و از هدررفت آنها جلوگيري مي‌شود.

كاهش زمان انجام كارها: با كاهش تعداد مراحل و بهينه‌سازي جريان كار، زمان انجام پروژه‌ها و فعاليت‌ها كاهش مي‌يابد.

افزايش رقابت‌پذيري: سازماني كه فرآيندهاي بهينه‌تري دارد، مي‌تواند به شكلي موثرتر و كارآمدتر در بازار رقابت كند.

بهينه‌سازي فرآيند كسب و كار به سازمان‌ها كمك مي‌كند تا عملكرد بهتري داشته باشند و در بازارهاي پويا و رقابتي موفق‌تر عمل كنند.

نرم افزار پراسس ميكر (ProcessMaker) يكي از مهم ترين نرم افزارهاي مديريت فرآيندهاي كسب و كار (نرم افزار BPMS) است كه طي سال هاي اخير در سازمان‌هاي ايراني مخاطبان زيادي پيدا كرده است. يكي از مهم ترين دلايل محبوبيت اين نرم افزار، رايگان بودن و متن باز بودن (Open Source) آن است و به همين دليل شما نياز به پرداخت هيچ هزينه اي بابت خريد لايسنس جهت تعريف فرآيند و كاربر در نرم افزار نداريد و مي‌توانيد به تعداد نامحدودي كاربر و يا فرآيند ايجاد نماييد. اين مزيت كه سازمان مي تواند با كمترين هزينه يك نرم افزار BPMS را با هر تعداد كاربر و فرآيندي راه اندازي كند، يك مزيت بزرگ براي بسياري از سازمان ها تلقي مي گردد.

يكپارچه‌سازي و گزارش‌گيري با ProcessMaker مي‌تواند به شما كمك كند تا فرآيندهاي كسب و كار خود را خودكار و كارآمد كنيد. ProcessMaker يك پلتفرم مديريت فرآيندهاي كسب و كار (BPM) است كه به شما اجازه مي‌دهد فرآيندهاي پيچيده را به صورت بصري طراحي، اجرا و نظارت كنيد. براي يكپارچه‌سازي و گزارش‌گيري با استفاده از ProcessMaker، مي‌توانيد از مراحل زير استفاده كنيد:

طراحي فرآيندها: با استفاده از ابزارهاي گرافيكي ProcessMaker، فرآيندهاي كسب و كار خود را طراحي كنيد. اين فرآيندها مي‌توانند شامل وظايف، فرم‌ها، تصميم‌گيري‌ها و تعاملات مختلف باشند.

اتصال به منابع داده: براي يكپارچه‌سازي، مي‌توانيد ProcessMaker را به سيستم‌ها و منابع داده‌هاي مختلف متصل كنيد. اين اتصالات مي‌توانند شامل پايگاه‌هاي داده، وب‌سرويس‌ها و سيستم‌هاي ERP باشند.

تعريف APIها: براي ارتباط با سيستم‌هاي خارجي، مي‌توانيد از APIهاي ProcessMaker استفاده كنيد. اين APIها به شما امكان مي‌دهند تا داده‌ها را از سيستم‌هاي مختلف بازيابي يا به آنها ارسال كنيد.

بهترين راهكار براي مقابله با اين چالش‌ها، استفاده از نرم افزار BPMS است؛ سيستم BPMS با ايجاد بستري منسجم و استاندارد براي طراحي، مدلسازي، خودكارسازي، مديريت و بهبود فرايندها، امكان خودكارسازي فرايندهاي مديريت منابع انساني را براي سازمان‌ها و كسب و كارها فراهم مي‌كند، كه اين امر افزايش كارايي، افزايش سرعت و دقت فرايندها، كاهش هزينه‌هاي اجراي فرايندها و همچنين افزايش شفافيت آن‌ها را براي سازمان‌ها به همراه دارد. برخي از قابليت‌هاي نرم‌افزار BPMS عبارت‌اند از:

• طراحي و مدلسازي فرايندها
• مديريت و خودكارسازي فرايندها
• بهينه‌سازي و اصلاح فرايندها
• طراحي و استفاده از فرم‌هاي آنلاين
• يكپارچگي و اتصال به ساير سامانه‌هاي سازمان
• فراخواني اطلاعات و داده‌ها از ساير سامانه‌ها (مانند حضور و غياب)
• گزارش‌گيري از فرايندها و اطلاعات و داده‌هاي موجود در آن‌ها

BPMN به معناي "مدل‌سازي نمودار فرآيندهاي كسب و كار" است. BPMN اختصاري از "Business Process Model and Notation" يا مدل و نمايش فرآيندهاي كسب و كار است. اين استاندارد گرافيكي براي توصيف فرآيندهاي كسب و كار در يك نمودار استفاده مي‌شود و براي ارتباط و درك بهتر بين تيم‌هاي مختلف در سازمان‌ها مفيد است.

BPMN ابزارهايي هستند كه به شما امكان مي‌دهند فرآيندهاي كسب و كار خود را به صورت گرافيكي با استفاده از نمادها و علائم معيني كه در استاندارد BPMN تعريف شده‌اند، مدل‌سازي كنيد. اين نرم‌افزارها امكاناتي را ارائه مي‌دهند كه به شما كمك مي‌كنند تا فرآيندهاي كاري خود را به صورت مفهومي و قابل فهم براي همه اعضاي سازمان مدل‌سازي و ارتقاء دهيد.

https://parsbpms.com/products/BPMS-ProcessMaker-Mobile-App

ويژگي‌هاي مهم BPMN

گرافيكي و قابل فهم بودن: اين نرم‌افزارها از نمادها و علائم گرافيكي استفاده مي‌كنند كه براي توصيف فرآيندهاي كاري به طور واضح و قابل فهم استفاده مي‌شوند.

قابليت سهولت در مدل‌سازي: اين ابزارها به شما امكان مي‌دهند به سادگي فرآيندهاي كاري خود را مدل‌سازي كرده و آنها را با ديگران به اشتراك بگذاريد.

قابليت توسعه و تغيير: BPMN بايد امكاناتي براي تغيير و بهبود مدل‌هاي فرآيندهاي كاري فراهم كنند.

امكان توليد خودكار مستندات: برخي از اين نرم‌افزارها امكاناتي دارند كه به شما كمك مي‌كنند تا مستندات مربوط به فرآيندهاي كاري خود را به صورت خودكار توليد كنيد.

BPMN معمولاً از محيط‌هاي گرافيكي كاربرپسندي برخوردارند كه به كاربران امكان مي‌دهند با سهولت مدل‌سازي فرآيندهاي كاري خود را طراحي و به اشتراك بگذارند.

طراحي و مدل‌سازي فرآيندها: اين ابزارها به كاربران اجازه مي‌دهند تا فرآيندهاي مختلف كسب و كار را به صورت گرافيكي طراحي و مدل‌سازي كنند.

اجرا و اتوماسيون: BPMS قادر به اجراي خودكار فرآيندها با استفاده از قوانين و قواعد تعريف شده است. اين بدان معناست كه بسياري از وظايف روتين و تكراري به صورت خودكار انجام مي‌شود.

پايش و كنترل: BPMS به شما امكان پايش بهتر بر روي فرآيندهاي كسب و كارتان را مي‌دهد، كه اين به شما كمك مي‌كند تا مشكلات را زودتر شناسايي و رفع كنيد و عملكرد كسب و كار را بهبود بخشيد.

گزارش‌گيري و تحليل: اين نرم‌افزارها قادرند به شما گزارشات مفيد و تحليل‌هاي جامع در مورد عملكرد فرآيندهاي كسب و كارتان ارائه دهند كه مي‌تواند بهترين تصميم‌گيري را براي بهبود آن‌ها فراهم كند.

به طور كلي، BPMS به شما كمك مي‌كند تا فرآيندهاي كسب و كارتان را بهبود بخشيده و به صورت كارآمدتري مديريت كنيد.

https://parsbpms.com/products/BPMS-ProcessMaker-Mobile-App

نرم‌افزار مديريت ماشين‌آلات و تجهيزات بر پايه BPMS قابليت‌هايي براي بهينه‌سازي، كنترل و مديريت موثر تجهيزات در سازمان‌ها ارائه مي‌دهد. در ادامه، به قابليت‌هاي كليدي اين نرم‌افزار مي‌پردازيم:

1. برنامه‌ريزي نگهداري پيشگيرانه و تعميرات (PM)
اين نرم‌افزارها امكان تنظيم برنامه‌هاي نگهداري پيشگيرانه را فراهم مي‌كنند تا سازمان‌ها از خرابي‌هاي ناگهاني جلوگيري كنند و عمر تجهيزات را افزايش دهند. اين قابليت شامل ايجاد زمان‌بندي و اطلاع‌رساني خودكار به كاركنان براي نگهداري دوره‌اي مي‌شود.

2. رديابي و مانيتورينگ بلادرنگ تجهيزات
امكان نظارت بر وضعيت لحظه‌اي تجهيزات و ماشين‌آلات، از جمله دما، زمان كاركرد، و ديگر پارامترهاي كليدي را فراهم مي‌كند. اين داده‌ها مي‌توانند به مديران كمك كنند تا وضعيت هر دستگاه را بررسي كرده و مشكلات را به سرعت شناسايي و رفع كنند.

https://parsbpms.com/products/BPMS-ProcessMaker-Mobile-App

3. خودكارسازي درخواست‌هاي تعميرات و ارجاع كارها
اين نرم‌افزار فرآيندهاي تعمير و نگهداري را خودكار مي‌كند و درخواست‌هاي تعميرات را به تيم‌هاي مربوطه ارجاع مي‌دهد. از اين طريق زمان پاسخگويي كاهش يافته و فرآيند بهبود مي‌يابد.

4. مديريت موجودي قطعات و تجهيزات
نرم‌افزار به كاربران امكان مي‌دهد موجودي قطعات يدكي را كنترل و نظارت كنند و در صورت نياز سفارش دهند. اين قابليت به جلوگيري از كمبود قطعات و بهينه‌سازي هزينه‌ها كمك مي‌كند.

5. تحليل و گزارش‌گيري پيشرفته
ارائه گزارش‌هاي دقيق و تحليل عملكرد تجهيزات و فرآيندهاي نگهداري يكي از مهم‌ترين قابليت‌هاي BPMS است. مديران مي‌توانند با تحليل داده‌ها تصميمات بهتري بگيرند و برنامه‌هاي نگهداري را بر اساس شاخص‌هاي عملكردي (KPI) بهبود دهند.

6. مديريت چرخه عمر تجهيزات
BPMS با ثبت تمامي اطلاعات و سوابق ماشين‌آلات، از جمله تاريخچه تعميرات، عمر مفيد و هزينه‌هاي نگهداري، به سازمان‌ها امكان مي‌دهد كه چرخه عمر تجهيزات خود را به طور موثر مديريت كنند.

7. يكپارچگي با ساير سيستم‌هاي سازماني
BPMS قابليت يكپارچگي با ساير سيستم‌هاي ERP، CRM و نرم‌افزارهاي مالي را دارد. اين يكپارچگي منجر به هماهنگي و جريان داده‌ها در سراسر سازمان و بهبود روند تصميم‌گيري مي‌شود.

8. ارتقاء تجربه كاربري و تعامل تيمي
سيستم BPMS قابليت ثبت و پيگيري تمام وظايف، ارجاعات و اقدامات انجام‌شده را داراست و اين امر باعث افزايش تعامل و هماهنگي تيم‌ها در مديريت ماشين‌آلات مي‌شود.

از آنجا كه بسياري از سازمان ها اين نرم افزار را به هر نحوي تهيه كرده اند، اما ممكن است زمان و يا نيروي متخصص ساخت فرآيندها در پروسس ميكر را نداشته باشند، لذا گروه مديريت فرآيند پارس مي‌تواند به شما در پياده سازي و ساخت فرآيندهاي سازمان تحت اين نرم افزار كمك كند. همچنين بسياري از سازمان ها نيز ممكن است ساخت فرآيندها و فرم ها را در پروسس ميكر تا حدي انجام داده باشند، اما براي استفاده هاي پيچيده تر كه نياز به برنامه نويسي بيش تري وجود دارد، به افراد متخصص تري در خارج از سازمان داشته باشند و در اين حالت نيز مي توانند از خدمات مديريت فرآيند پارس استفاده نمايند.

لازم به ذكر است كه ParsBPMS داراي سابقه پياده سازي بيش از 500 فرآيند در حوزه هاي مختلفي از جمله بازرگاني خارجي، مديريت اسناد مهندسي، مهندسي ساختماني، مديريت جلسات، تايم شيت و ارزيابي ميزان كاركرد پرسنل، داوري و حقوقي، كليشه سازي چاپ و ... تحت نرم افزار پراسس ميكر (ProcessMaker) مي باشد.

طراحي مدل BPMN فرآيند، طراحي فرم هاي پويا (Dynaforms)، انواع كدنويسي ها در فرآيند، طراحي ديتابيس در SQL يا MySQL و ذخيره سازي اطلاعات فرم ها و فرآيندها در آن نيز توسط تيم گروه مديريت فرآيند پارس براي شما انجام خواهد گرفت.

همچنين گروه مديريت فرآيند پارس مي‌تواند به وسيله ماژول فارسي ساز پراسس ميكر، اين نرم افزار را براي شما فارسي سازي و شخصي سازي نمايد.

• وب‌سرويس‌ها و API: استفاده از APIها براي تبادل اطلاعات به صورت خودكار بين BPMS (خريد BPMS)و نرم‌افزار حسابداري.
• پايگاه داده مشترك: استفاده از يك پايگاه داده مركزي كه هر دو سيستم به آن متصل باشند.
• استفاده از ابزارهاي ETL: براي انتقال داده‌ها و انجام عمليات تبديل و يكسان‌سازي.

 نكات مهم در ارتباط BPMS با حسابداري 

• انتخاب نرم‌افزارهاي سازگار: اطمينان از اين كه هر دو نرم‌افزار از پروتكل‌ها و استانداردهاي يكساني براي تبادل اطلاعات پشتيباني مي‌كنند.
• امنيت داده‌ها: اطمينان از اين كه انتقال داده‌ها به صورت امن و با رعايت پروتكل‌هاي امنيتي انجام مي‌شود.
• پشتيباني و نگهداري: برنامه‌ريزي براي پشتيباني و بروزرساني منظم سيستم‌ها جهت حفظ سازگاري و عملكرد بهينه.