مديريت فرآيند پارس

استفاده مؤثر از معيارهاي فرآيند در تجزيه و تحليل فرآيند كسب‌وكار (BPA) به سازمان‌ها كمك مي‌كند تا عملكرد فرآيندها را ارزيابي كرده و زمينه‌هاي بهبود را شناسايي كنند. معيارهاي فرآيند مي‌توانند شاخص‌هاي عملكردي (KPIs) مختلفي باشند كه به ارزيابي كارايي، بهره‌وري، كيفيت و تاثير فرآيندها كمك مي‌كنند. در اينجا نحوه استفاده مؤثر از اين معيارها را توضيح مي‌دهيم:

شناسايي معيارهاي كليدي براي فرآيندها (KPIs)

ابتدا بايد معيارهايي انتخاب شوند كه متناسب با اهداف و نيازهاي تجاري باشند. معيارهاي فرآيند بايد بر اساس پيامدهايي كه سازمان از فرآيندها مي‌خواهد به دست آورد، طراحي شوند.

مثال‌هايي از KPIs:

زمان تكميل فرآيند: مدت زماني كه براي تكميل يك فرآيند خاص نياز است.

هزينه هر فرآيند: هزينه‌هاي مربوط به منابع و نيروي انساني كه براي انجام فرآيند استفاده مي‌شود.

رضايت مشتري: ميزان رضايت مشتري از فرآيندهاي انجام‌شده.

كيفيت: نرخ اشتباهات يا نياز به اصلاحات مجدد در هر فرآيند.

استفاده از منابع: ارزيابي كارايي منابع انساني يا فناوري در فرآيندها.

جمع‌آوري داده‌هاي دقيق و قابل اعتماد 

براي استفاده مؤثر از معيارهاي فرآيند، بايد داده‌هاي دقيق و قابل اعتمادي از تمام مراحل فرآيند جمع‌آوري شود. ابزارهاي BPMS مانند ProcessMaker يا Bizagi اين امكان را فراهم مي‌كنند تا داده‌هاي دقيق مربوط به هر فرآيند، از جمله زمان، هزينه و منابع استفاده‌شده، به‌طور خودكار ثبت شوند.

مراحل جمع‌آوري داده‌ها:

استفاده از سيستم‌هاي اتوماسيون براي جمع‌آوري اطلاعات مربوط به زمان‌بندي، فعاليت‌ها و تعاملات در هر مرحله.

استفاده از داشبوردهاي تحليلي براي نمايش و بررسي داده‌ها به‌طور همزمان.

تحليل معيارها و شناسايي نقاط ضعف 

پس از جمع‌آوري داده‌ها، بايد اين اطلاعات تجزيه و تحليل شوند تا نقاط ضعف و فرصت‌هاي بهبود شناسايي شوند. به عنوان مثال:

گلوگاه‌ها: جايي كه فرآيند كند مي‌شود يا منابع بيش از حد مورد استفاده قرار مي‌گيرد.

نوسانات: تغييرات غيرمنتظره در عملكرد كه مي‌تواند نشان‌دهنده مشكل يا عدم ثبات در فرآيند باشد.

ابزارهاي تحليل:

تحليل روند: شناسايي الگوهاي زماني در داده‌ها (مثلاً زمان انجام فرآيندها).

تحليل علت و معلول (Fishbone): بررسي علل اصلي مشكلات در فرآيند.

نمودارهاي Pareto: شناسايي مشكلات اصلي كه بيشترين تأثير را در فرآيند دارند.

استفاده از معيارها براي پيش‌بيني و بهينه‌سازي

با استفاده از معيارهاي فرآيند و تحليل‌هاي انجام‌شده، مي‌توان فرآيندها را بهينه‌سازي كرد. اين كار شامل طراحي تغييرات و بهبودهايي است كه نتايج بهتر و كارايي بيشتر را به همراه داشته باشد.

نحوه بهينه‌سازي:

مراحل زائد را حذف كنيد: شناسايي و حذف فعاليت‌هاي غيرضروري كه به فرآيند هيچ ارزشي اضافه نمي‌كنند.

اتوماسيون فعاليت‌ها: فرآيندهايي كه مي‌توانند خودكار شوند را با استفاده از BPMS به‌طور كامل اتوماسيون كنيد.

معيارهاي جديد: معيارهاي جديدي براي فرآيندهايي كه نياز به بازنگري دارند، ايجاد كنيد تا كيفيت و كارايي بهبود يابد.

نظارت و ارزيابي مستمر

استفاده مؤثر از معيارهاي فرآيند به معناي نظارت مستمر و ارزيابي مجدد فرآيندها است. بايد معيارها به‌طور مرتب اندازه‌گيري و تحليل شوند تا از استمرار بهبود اطمينان حاصل شود.

نحوه نظارت:

داشبوردهاي تحليلي: استفاده از داشبوردهاي اجرايي كه به‌طور لحظه‌اي اطلاعات مربوط به فرآيندها را ارائه مي‌دهند.

گزارش‌هاي دوره‌اي: تهيه گزارش‌هاي منظم براي ارزيابي پيشرفت و مقايسه با اهداف تعيين‌شده.

ارزيابي تأثير تغييرات

 https://parsbpms.com/products/BPMS-ProcessMaker-Mobile-App

پس از اعمال تغييرات يا بهبودهاي فرآيند، بايد ارزيابي كرد كه آيا اين تغييرات تأثير مثبتي بر معيارهاي انتخاب‌شده داشته‌اند يا خير. اين ارزيابي بايد به‌طور مرتب انجام شود تا تغييرات درستي انجام شود.

مثال ارزيابي تأثير:

اگر زمان تكميل فرآيند كاهش يابد، آيا هزينه‌ها به همان اندازه كاهش پيدا كرده‌اند؟

آيا رضايت مشتري افزايش يافته است؟

آيا كيفيت فرآيندها بدون افزايش هزينه‌ها بهبود يافته است؟

نتيجه‌گيري

استفاده مؤثر از معيارهاي فرآيند در تجزيه و تحليل كسب‌وكار مي‌تواند به سازمان‌ها كمك كند تا فرآيندهاي خود را بهبود بخشند، بهره‌وري را افزايش دهند و هزينه‌ها را كاهش دهند. كليد موفقيت در اينجا، شناسايي معيارهاي مناسب، جمع‌آوري داده‌هاي دقيق، تحليل عميق داده‌ها، و اعمال بهبودهاي مستمر است.

استفاده از ابزارهاي BPMS در حوزه تداركات خريد مي‌تواند به بهبود فرآيندهاي خريد، مديريت قراردادها و تأمين منابع كمك كند. اين ابزارها با اتوماسيون، شفاف‌سازي و پيگيري دقيق فرآيندها باعث كاهش زمان و هزينه‌ها مي‌شوند. در ادامه، چند نمونه از ابزارهاي BPMS كه در مديريت تداركات خريد كاربرد دارند، معرفي شده‌اند:

ProcessMaker

ويژگي‌ها:

اتوماسيون فرآيندهاي خريد از ثبت درخواست‌ها تا تأييد نهايي.

طراحي فرآيندهاي گردش كار (Workflow) مرتبط با تأمين و تداركات.

مديريت اسناد و قراردادها در قالب الكترونيكي.

كاربرد: ثبت و پيگيري درخواست‌هاي خريد، ارزيابي تأمين‌كنندگان، و مديريت چرخه تأمين.

Bizagi

ويژگي‌ها:

ايجاد مدل‌هاي بصري براي فرآيندهاي تأمين و تداركات.

امكان نظارت بر پيشرفت سفارش‌ها و ارزيابي عملكرد تأمين‌كنندگان.

ارائه گزارش‌هاي تحليلي براي تصميم‌گيري بهتر.

كاربرد: مديريت زنجيره تأمين و تسريع در فرآيندهاي خريد.

Kissflow Procurement Cloud

ويژگي‌ها:

مخصوص تداركات و مديريت خريد طراحي شده است.

فرآيندهاي خودكارسازي شده شامل تهيه درخواست‌ها، مقايسه پيشنهادها، و صدور سفارش خريد.

قابليت ادغام با سيستم‌هاي ERP براي مديريت بهتر داده‌ها.

كاربرد: ساده‌سازي فرآيند خريد و كاهش زمان انجام معاملات.

Appian

ويژگي‌ها:

ايجاد و بهينه‌سازي فرآيندهاي تداركات.

قابليت استفاده از هوش مصنوعي براي ارزيابي تأمين‌كنندگان.

داشبوردهاي تحليلي براي نظارت بر هزينه‌ها و زمان‌بندي‌ها.

كاربرد: مديريت هزينه‌ها و پيش‌بيني نيازهاي آينده.

Nintex

ويژگي‌ها:

طراحي فرآيندهاي گردش كار براي خريد و تأمين.

ابزارهاي مديريت مستندات و خودكارسازي وظايف.

ارائه گزارش‌هاي جامع براي تصميم‌گيري.

كاربرد: مديريت درخواست‌هاي خريد، موافقت‌نامه‌ها، و تأمين مالي.

Oracle BPM Suite

ويژگي‌ها:

يكپارچگي با سيستم‌هاي ERP (مانند Oracle ERP) براي مديريت جامع داده‌ها.

ابزارهاي قدرتمند براي تحليل فرآيندهاي خريد و بهينه‌سازي آن‌ها.

مناسب براي سازمان‌هاي بزرگ با فرآيندهاي پيچيده تأمين.

كاربرد: مديريت متمركز زنجيره تأمين و فرآيندهاي خريد.

Camunda

ويژگي‌ها:

مدل‌سازي و بهينه‌سازي فرآيندهاي كسب‌وكار با استفاده از استاندارد BPMN.

مناسب براي مديريت جريان‌هاي كاري پيچيده در تداركات.

قابليت ادغام با ساير سيستم‌ها براي افزايش كارايي.

كاربرد: تسهيل فرآيندهاي تصميم‌گيري در خريد و مديريت تأمين.

مزاياي استفاده از ابزارهاي BPMS در تداركات خريد

كاهش زمان: اتوماسيون مراحل مختلف باعث تسريع در ثبت، تأييد، و انجام سفارش‌ها مي‌شود.

افزايش شفافيت: پيگيري وضعيت سفارش‌ها و قراردادها در لحظه.

كاهش هزينه‌ها: حذف فرآيندهاي دستي و غيرضروري و كاهش اشتباهات.

بهبود عملكرد تأمين‌كنندگان: امكان ارزيابي و نظارت بر تأمين‌كنندگان به كمك گزارش‌هاي دقيق.

https://parsbpms.com/products/BPMS-ProcessMaker-Mobile-App

نتيجه‌گيري 

اين ابزارها به شركت‌ها كمك مي‌كنند تا فرآيندهاي تأمين و خريد خود را بهينه كنند و بهره‌وري بيشتري در مديريت زنجيره تأمين داشته باشند. انتخاب ابزار مناسب بستگي به نيازها و پيچيدگي فرآيندهاي هر سازمان دارد.

استفاده از ابزارهاي BPMS در حوزه تداركات خريد مي‌تواند به بهبود فرآيندهاي خريد، مديريت قراردادها و تأمين منابع كمك كند. اين ابزارها با اتوماسيون، شفاف‌سازي و پيگيري دقيق فرآيندها باعث كاهش زمان و هزينه‌ها مي‌شوند. در ادامه، چند نمونه از ابزارهاي BPMS كه در مديريت تداركات خريد كاربرد دارند، معرفي شده‌اند:

ProcessMaker

ويژگي‌ها:

اتوماسيون فرآيندهاي خريد از ثبت درخواست‌ها تا تأييد نهايي.

طراحي فرآيندهاي گردش كار (Workflow) مرتبط با تأمين و تداركات.

مديريت اسناد و قراردادها در قالب الكترونيكي.

كاربرد: ثبت و پيگيري درخواست‌هاي خريد، ارزيابي تأمين‌كنندگان، و مديريت چرخه تأمين.

Bizagi

ويژگي‌ها:

ايجاد مدل‌هاي بصري براي فرآيندهاي تأمين و تداركات.

امكان نظارت بر پيشرفت سفارش‌ها و ارزيابي عملكرد تأمين‌كنندگان.

ارائه گزارش‌هاي تحليلي براي تصميم‌گيري بهتر.

كاربرد: مديريت زنجيره تأمين و تسريع در فرآيندهاي خريد.

Kissflow Procurement Cloud

ويژگي‌ها:

مخصوص تداركات و مديريت خريد طراحي شده است.

فرآيندهاي خودكارسازي شده شامل تهيه درخواست‌ها، مقايسه پيشنهادها، و صدور سفارش خريد.

قابليت ادغام با سيستم‌هاي ERP براي مديريت بهتر داده‌ها.

كاربرد: ساده‌سازي فرآيند خريد و كاهش زمان انجام معاملات.

Appian

ويژگي‌ها:

ايجاد و بهينه‌سازي فرآيندهاي تداركات.

قابليت استفاده از هوش مصنوعي براي ارزيابي تأمين‌كنندگان.

داشبوردهاي تحليلي براي نظارت بر هزينه‌ها و زمان‌بندي‌ها.

كاربرد: مديريت هزينه‌ها و پيش‌بيني نيازهاي آينده.

Nintex

ويژگي‌ها:

طراحي فرآيندهاي گردش كار براي خريد و تأمين.

ابزارهاي مديريت مستندات و خودكارسازي وظايف.

ارائه گزارش‌هاي جامع براي تصميم‌گيري.

كاربرد: مديريت درخواست‌هاي خريد، موافقت‌نامه‌ها، و تأمين مالي.

Oracle BPM Suite

ويژگي‌ها:

يكپارچگي با سيستم‌هاي ERP (مانند Oracle ERP) براي مديريت جامع داده‌ها.

ابزارهاي قدرتمند براي تحليل فرآيندهاي خريد و بهينه‌سازي آن‌ها.

مناسب براي سازمان‌هاي بزرگ با فرآيندهاي پيچيده تأمين.

كاربرد: مديريت متمركز زنجيره تأمين و فرآيندهاي خريد.

Camunda

ويژگي‌ها:

مدل‌سازي و بهينه‌سازي فرآيندهاي كسب‌وكار با استفاده از استاندارد BPMN.

مناسب براي مديريت جريان‌هاي كاري پيچيده در تداركات.

قابليت ادغام با ساير سيستم‌ها براي افزايش كارايي.

كاربرد: تسهيل فرآيندهاي تصميم‌گيري در خريد و مديريت تأمين.

مزاياي استفاده از ابزارهاي BPMS در تداركات خريد

كاهش زمان: اتوماسيون مراحل مختلف باعث تسريع در ثبت، تأييد، و انجام سفارش‌ها مي‌شود.

افزايش شفافيت: پيگيري وضعيت سفارش‌ها و قراردادها در لحظه.

كاهش هزينه‌ها: حذف فرآيندهاي دستي و غيرضروري و كاهش اشتباهات.

بهبود عملكرد تأمين‌كنندگان: امكان ارزيابي و نظارت بر تأمين‌كنندگان به كمك گزارش‌هاي دقيق.

https://parsbpms.com/products/BPMS-ProcessMaker-Mobile-App

نتيجه‌گيري 

اين ابزارها به شركت‌ها كمك مي‌كنند تا فرآيندهاي تأمين و خريد خود را بهينه كنند و بهره‌وري بيشتري در مديريت زنجيره تأمين داشته باشند. انتخاب ابزار مناسب بستگي به نيازها و پيچيدگي فرآيندهاي هر سازمان دارد.

1. نرم افزار پروسس ميكر (ProcessMaker) يك نرم‌افزار متن‌باز و قدرتمند در حوزه مديريت فرآيندهاي كسب‌وكار (نرم افزار BPMS) است كه براي طراحي، خودكارسازي، و بهينه‌سازي فرآيندهاي تجاري به كار مي‌رود. اين ابزار به سازمان‌ها اجازه مي‌دهد تا فرآيندهاي كسب‌وكار خود را به‌صورت بصري طراحي كرده و مراحل مختلف يك فرآيند را به شكل ديجيتالي اجرا و پيگيري كنند.

   پروسس ميكر (ProcessMaker) يك نرم‌افزار مديريت فرآيندهاي كسب‌وكار است كه هدف اصلي آن بهينه‌سازي و خودكارسازي فرآيندهاي تجاري در سازمان‌ها است. استفاده از اين نرم‌افزار با اهداف زير همراه است:

   1. خودكارسازي فرآيندهاي كسب‌وكار

   پروسس ميكر به سازمان‌ها كمك مي‌كند تا فرآيندهاي تكراري و دستي را خودكار كرده و بهره‌وري را افزايش دهند. اين امر منجر به كاهش زمان پردازش، كاهش خطاهاي انساني و ساده‌تر شدن مديريت فرآيندها مي‌شود.

   2. افزايش شفافيت و نظارت بر فرآيندها

   با استفاده از پروسس ميكر، سازمان‌ها مي‌توانند بر جريان كارها نظارت دقيق‌تري داشته باشند. اين نرم‌افزار به مديران اجازه مي‌دهد تا تمام مراحل فرآيندها را مشاهده كرده و عملكرد را ارزيابي كنند.

   3. بهبود هماهنگي و ارتباطات داخلي

   پروسس ميكر به تسهيل همكاري بين بخش‌هاي مختلف سازمان كمك مي‌كند و از طريق سيستم‌هاي ارجاع كار و هشدارهاي خودكار، ارتباطات داخلي را بهبود مي‌بخشد.

   4. ايجاد و سفارشي‌سازي آسان فرآيندها

   اين نرم‌افزار با داشتن رابط كاربري ساده و قابليت درگ و دراپ، امكان طراحي و سفارشي‌سازي فرآيندهاي مختلف را بدون نياز به برنامه‌نويسي پيچيده فراهم مي‌كند. اين ويژگي به تيم‌ها اجازه مي‌دهد تا به سرعت فرآيندها را طراحي و اجرا كنند.

   5. تحليل و گزارش‌گيري پيشرفته

   پروسس ميكر ابزارهاي متنوعي براي تجزيه و تحليل داده‌ها و گزارش‌گيري دارد كه به مديران كمك مي‌كند تا بر اساس داده‌هاي واقعي تصميمات بهتري بگيرند و نقاط ضعف فرآيندها را شناسايي كنند.

   6. كاهش هزينه‌ها و افزايش كارايي

   با ساده‌سازي فرآيندها و كاهش نياز به نيروي انساني براي انجام كارهاي تكراري، پروسس ميكر مي‌تواند هزينه‌هاي عملياتي سازمان را كاهش دهد و كارايي كلي را بهبود بخشد.

1. نرم افزار پروسس ميكر (ProcessMaker) يك نرم‌افزار متن‌باز و قدرتمند در حوزه مديريت فرآيندهاي كسب‌وكار (نرم افزار BPMS) است كه براي طراحي، خودكارسازي، و بهينه‌سازي فرآيندهاي تجاري به كار مي‌رود. اين ابزار به سازمان‌ها اجازه مي‌دهد تا فرآيندهاي كسب‌وكار خود را به‌صورت بصري طراحي كرده و مراحل مختلف يك فرآيند را به شكل ديجيتالي اجرا و پيگيري كنند.

   پروسس ميكر (ProcessMaker) يك نرم‌افزار مديريت فرآيندهاي كسب‌وكار است كه هدف اصلي آن بهينه‌سازي و خودكارسازي فرآيندهاي تجاري در سازمان‌ها است. استفاده از اين نرم‌افزار با اهداف زير همراه است:

   1. خودكارسازي فرآيندهاي كسب‌وكار

   پروسس ميكر به سازمان‌ها كمك مي‌كند تا فرآيندهاي تكراري و دستي را خودكار كرده و بهره‌وري را افزايش دهند. اين امر منجر به كاهش زمان پردازش، كاهش خطاهاي انساني و ساده‌تر شدن مديريت فرآيندها مي‌شود.

   2. افزايش شفافيت و نظارت بر فرآيندها

   با استفاده از پروسس ميكر، سازمان‌ها مي‌توانند بر جريان كارها نظارت دقيق‌تري داشته باشند. اين نرم‌افزار به مديران اجازه مي‌دهد تا تمام مراحل فرآيندها را مشاهده كرده و عملكرد را ارزيابي كنند.

   3. بهبود هماهنگي و ارتباطات داخلي

   پروسس ميكر به تسهيل همكاري بين بخش‌هاي مختلف سازمان كمك مي‌كند و از طريق سيستم‌هاي ارجاع كار و هشدارهاي خودكار، ارتباطات داخلي را بهبود مي‌بخشد.

   4. ايجاد و سفارشي‌سازي آسان فرآيندها

   اين نرم‌افزار با داشتن رابط كاربري ساده و قابليت درگ و دراپ، امكان طراحي و سفارشي‌سازي فرآيندهاي مختلف را بدون نياز به برنامه‌نويسي پيچيده فراهم مي‌كند. اين ويژگي به تيم‌ها اجازه مي‌دهد تا به سرعت فرآيندها را طراحي و اجرا كنند.

   5. تحليل و گزارش‌گيري پيشرفته

   پروسس ميكر ابزارهاي متنوعي براي تجزيه و تحليل داده‌ها و گزارش‌گيري دارد كه به مديران كمك مي‌كند تا بر اساس داده‌هاي واقعي تصميمات بهتري بگيرند و نقاط ضعف فرآيندها را شناسايي كنند.

   6. كاهش هزينه‌ها و افزايش كارايي

   با ساده‌سازي فرآيندها و كاهش نياز به نيروي انساني براي انجام كارهاي تكراري، پروسس ميكر مي‌تواند هزينه‌هاي عملياتي سازمان را كاهش دهد و كارايي كلي را بهبود بخشد.

مدل‌سازي فرآيندها (Process Modeling): اين امكان به كاربران مي‌دهد تا فرآيندهاي كسب و كار خود را به صورت گرافيكي مدل كنند و ارتباطات و وظايف مختلف در طول فرآيند را نشان دهند.

اجرا و اتوماسيون فرآيندها (Process Execution and Automation): BPMS به شركت‌ها اين امكان را مي‌دهد كه فرآيندهاي كسب و كار خود را به صورت خودكار اجرا كرده و وظايف مرتبط را به ترتيب تعيين‌شده انجام دهند.

مديريت وظايف (Task Management): BPMS به مديران و كارمندان اين امكان را مي‌دهد كه وظايف مرتبط با فرآيندها را مديريت و پيگيري كنند.

نظارت و گزارش‌گيري (Monitoring and Reporting): اين نرم‌افزارها به شركت‌ها اين امكان را مي‌دهند تا عملكرد فرآيندهاي كسب و كار خود را نظارت كنند و گزارش‌هاي مختلفي را دريافت كنند.

يكپارچه سازي سيستم‌ها (Integration): BPMS قابليت يكپارچه سازي با ساير سيستم‌ها و نرم افزارهاي مختلف را فراهم مي‌كند تا اطلاعات به صورت يكپارچه در سراسر سازمان جابجا شوند.

استفاده از نرم افزار BPMS به شركت‌ها كمك مي‌كند تا بهبودهاي مستمر در فرآيندهاي كسب و كار داشته باشند و به افزايش بهره‌وري و افزايش سرعت و دقت در اجراي فرآيندها منجر شوند.

1. طراحي مدل فرآيند:

شما مي توانيد مدل فرآيند خود را به راحتي و به صورت گرافيكي تحت استاندارد BPMN 2.0 طراحي و مدلسازي كنيد.

2. طراحي فرم ها:

فرم ساز نرم افزار BPMS براي شما امكان طراحي فرم هاي هر قسمت از فرآيند را به صورت drag & drop ميسر مي سازد.

3. تعريف قوانين كسب و كار:

تعريف قوانين مسيريابي و شرط هاي هر مسير از مدل فرآيند بدون نياز به كد نويسي.

4. تعريف كانكشن جهت اتصال فرآيند به ساير ديتابيس ها:

اين نرم افزار BPMS به شما امكان تعريف كانكشن ديتابيس جهت اتصال به ساير ديتابيس ها و نرم افزارها را مي دهد.

5. تعيين دسترسي افراد به فرآيند:

با انتخاب متدهاي مختلف قوانين دسترسي، شما مي توانيد كاربران و گروه ها را به شيوه هاي مختلف به فعاليت هاي فرآيند اختصاص دهيد.

چه زماني سازمان‌ ها بايد نرم افزار BPMS را خريداري و استفاده كنند؟

تقريبا مي توان گفت امروزه نرم افزار BPMS به عنوان يكي از ضرورت ها براي هر سازماني جهت باقي ماندن در عرصه رقابت تبديل شده است. زماني كه سازمان فرآيندهاي اداري، صنعتي، تخصصي و هر گردش كار سازماني سازماني دارد؛ در راستاي حذف مراحل سخت و طاقت فرساي اداري و تسريع و ساده سازي روند فعاليت هاي سازمان مي بايست از نرم افزار BPMS براي پياده سازي و اجرا و بهينه سازي فرآيندها استفاده كرد تا يكپارچه سازي نرم افزاري داخل سازمان و ميان فرآيندها به وجود آيد.

با كمك نرم افزار BPMS يا نرم افزار مديريت فرآيندها، سازمان ها مي توانند فرآيندهاي خود را با كمترين ميزان كدنويسي و بيشترين شفافيت و كارايي پياده سازي و اجرا نمايند. از مزيت هاي نرم افزارهاي BPMS مي توان به سهولت طراحي، ويرايش و تطبيق فرآيندها در آن مطابق با سياست ها و قواعد سازمان مربوطه اشاره كرد.

ويژگي‌هاي مهم يك نرم افزار BPMS چيست؟

مدل‌سازي فرآيندها (Process Modeling): اين امكان به كاربران مي‌دهد تا فرآيندهاي كسب و كار خود را به صورت گرافيكي مدل كنند و ارتباطات و وظايف مختلف در طول فرآيند را نشان دهند.

اجرا و اتوماسيون فرآيندها (Process Execution and Automation): BPMS به شركت‌ها اين امكان را مي‌دهد كه فرآيندهاي كسب و كار خود را به صورت خودكار اجرا كرده و وظايف مرتبط را به ترتيب تعيين‌شده انجام دهند.

مديريت وظايف (Task Management): BPMS به مديران و كارمندان اين امكان را مي‌دهد كه وظايف مرتبط با فرآيندها را مديريت و پيگيري كنند.

نظارت و گزارش‌گيري (Monitoring and Reporting): اين نرم‌افزارها به شركت‌ها اين امكان را مي‌دهند تا عملكرد فرآيندهاي كسب و كار خود را نظارت كنند و گزارش‌هاي مختلفي را دريافت كنند.

يكپارچه سازي سيستم‌ها (Integration): BPMS قابليت يكپارچه سازي با ساير سيستم‌ها و نرم افزارهاي مختلف را فراهم مي‌كند تا اطلاعات به صورت يكپارچه در سراسر سازمان جابجا شوند.

استفاده از BPMS به شركت‌ها كمك مي‌كند تا بهبودهاي مستمر در فرآيندهاي كسب و كار داشته باشند و به افزايش بهره‌وري و افزايش سرعت و دقت در اجراي فرآيندها منجر شوند.

آيا با خريد نرم افزار BPMS مشكلات كسب و كار سازمان ها حل مي شود؟

با توجه به اين امر كه استفاده از نرم افزار BPMS در ميان سازمان ها رو به رشد است، خيلي از مديران بر اين اعتقادند كه مشكلات سازمان آن ها با خريد نرم افزار BPMS حل مي شود. اين در حالي است كه اين نرم افزار تنها ابزاري است كه به كمك آن مي توان فرآيندهاي كسب و كار را بهبود بخشيد و از انجام فرآيندهاي دستي كه زمان كارمندان و پرسنل سازمان و شركت ها را مشغول مي كند جلوگيري كرد.

بدون شك مديران سازمان قبل از خريد BPMS، ابتدا بايد وضعيت سازمان را بررسي و ارزيابي كرده تا از خريد نرم افزارهاي نامناسب و ناهماهنگ با فرهنگ سازماني خود جلوگيري نمايند. همچنين دريافت مشاوره درست، آماده سازي ساير مديران و پرسنل سازمان، آموزش درست نرم افزار در سازمان، استفاده از افراد فني در پياده سازي و ساخت فرآيند و ... نيز از ساير موارد مهم در راستاي استقرار و استفاده درست از يك نرم افزار BPMS هستند.

گروه مديريت فرآيند پارس مي تواند شما را در اين مسير راهنمايي كرده و مشاوره هاي لازم را در اين خصوص به شما ارايه دهد.

نرم افزار BPMS مخفف Business Process Management System است. يك نرم افزار BPMS به سازمان ها كمك مي كند تا فرآيندهاي كسب و كار خود را تحت نرم افزار به صورت سيستماتيك و بهينه شده تحليل، مدلسازي و در نهايت راه اندازي و اجرا كرده و بهبود دهد. به عبارت ديگر، نرم افزار BPMS مي تواند فرآيندها و فرم هاي سازمان شما را تحت نرم افزار، خودكارسازي نمايد. با خريد نرم افزار bpms گروه مديريت فرآيند پارس و راه اندازي آن، ضمن حضور اين گروه در سازمان شما و بررسي و مطالعه فرآيندهاي كسب و كار سازمان، اقدام به تحليل، مدلسازي و در نهايت پياده سازي و مكانيزه كردن فرآيندها در سازمان مي كند.

نرم افزار BPMS مديريت فرآيند پارس از طريق يك پنل فرآيند ساز و فرم ساز تحت وب (بدون محدوديت تعداد كاربر و تعداد فرآيند)، امكان مديريت فرآيندهاي كسب و كار را براي سازمان شما فراهم مي سازد. بدين صورت كه شما مي توانيد فرآيندهاي خود را با استاندارد BPMN 2.0 در اين نرم افزار مدل سازي كرده و همچنين فرم هاي مربوط به هر قسمت از فرآيند را در محيط فرم ساز نرم افزار به صورت گرافيكي و ويژوالي به راحتي طراحي كنيد. سازمان ها مي توانند كليه فرآيندهاي موجود در سازمان را در سيستم مديريت فرآيند پارس طراحي و پياده سازي نموده تا پرسنل سازمان بتوانند درخواست هاي خود را در قالب فرآيند از طريق سيستم كامپيوتري، تبلت و يا تلفن همراه خود، در سازمان به گردش درآورند. همچنين امكان رهگيري و پيگيري فرآيندها و درخواست هاي ارسالي نيز به راحتي توسط افراد در نرم افزار BPMS امكان پذير خواهد بود.

https://parsbpms.com/products/BPMS-ProcessMaker-Mobile-App

مديريت فرآيند پارس با ارايه خدمات مشاوره، تحليل، پياده سازي و نرم افزاري، يك سيستم مديريت فرآيندهاي كسب و كار (BPMS) را در سازمان به طور كامل راه اندازي كرده و به پرسنل سازمان امكان اجراي فرآيندها و ثبت درخواست هاي خود را در هر زمان و مكاني مي دهد تا افراد بتوانند از وضعيت لحظه به لحظه درخواست هاي خود مطلع گردند و گامي موثر در راستاي هوشمندسازي سازمان خود بردارند.

استفاده از ProcessMaker در حوزه محصولات نفتي مزاياي متعددي دارد، كه به بهبود مديريت فرآيندها، كاهش هزينه‌ها، و افزايش كارايي كمك مي‌كند. در زير به برخي از اين مزايا اشاره شده است:

بهبود كارايي عملياتي 

• خودكارسازي فرآيندها: ProcessMaker امكان خودكارسازي فعاليت‌هاي مرتبط با استخراج، پالايش، حمل‌ونقل و توزيع را فراهم مي‌كند، كه باعث كاهش خطاها و تسريع اجراي فرآيندها مي‌شود.
• مديريت وظايف: تخصيص خودكار وظايف به تيم‌هاي مختلف و پيگيري لحظه‌اي وضعيت كارها.
• كاهش هزينه‌هاي عملياتي: با حذف فعاليت‌هاي غيرضروري و كاهش زمان اجراي فرآيندها، هزينه‌هاي كلي مديريت كاهش مي‌يابد.
• مديريت منابع: بهينه‌سازي استفاده از تجهيزات و منابع از طريق برنامه‌ريزي دقيق.
• رديابي لحظه‌اي: امكان مانيتورينگ مراحل مختلف فرآيندها در زمان واقعي، كه منجر به كاهش احتمال تاخير و از بين رفتن اطلاعات مي‌شود.
• گزارش‌دهي دقيق: توليد گزارش‌هاي لحظه‌اي و تحليلي براي كمك به تصميم‌گيري بهتر.
• مديريت مستندات: ProcessMaker امكان ذخيره و مديريت ايمن مستندات مهم مرتبط با حوزه نفت را فراهم مي‌كند.
• رعايت الزامات قانوني: تضمين رعايت مقررات زيست‌محيطي و ايمني با استفاده از فرآيندهاي شفاف و استاندارد.
• ادغام با سيستم‌هاي موجود: قابليت اتصال به نرم‌افزارهاي ERP، سيستم‌هاي IoT، و پايگاه‌هاي داده براي دسترسي به اطلاعات جامع و به‌روز.
• هماهنگي بين بخش‌ها: بهبود ارتباط و هماهنگي بين واحدهاي مختلف مانند توليد، حمل‌ونقل، و فروش.
• كنترل دسترسي: استفاده از نقش‌هاي تعريف‌شده براي محدود كردن دسترسي به اطلاعات حساس.
• احراز هويت چندمرحله‌اي: تضمين امنيت داده‌ها و جلوگيري از دسترسي‌هاي غيرمجاز.
• سفارشي‌سازي فرآيندها: امكان طراحي فرآيندهاي خاص مرتبط با حوزه محصولات نفتي بدون نياز به توسعه‌دهنده.
• انعطاف‌پذيري: قابليت انطباق با نيازهاي خاص هر شركت يا پروژه.

كاهش هزينه‌ها 

بهبود شفافيت و نظارت

انطباق با استانداردها و قوانين

يكپارچگي و هماهنگي بهتر

امنيت داده‌ها

قابليت سفارشي‌سازي

نمونه فرآيندهاي بهينه‌شده با ProcessMaker

• مديريت لجستيك حمل‌ونقل محصولات نفتي.
• پيگيري قراردادهاي تأمين و فروش.
• نظارت بر كيفيت محصولات و رعايت استانداردهاي زيست‌محيطي.

اين قابليت‌ها باعث مي‌شود كه ProcessMaker ابزاري مؤثر براي افزايش بهره‌وري و كاهش هزينه‌ها در صنعت محصولات نفتي باشد.

 https://parsbpms.com/products/processmaker4-persian-module

https://parsbpms.com/products/processmaker-persian-module

• كاهش هزينه‌ها: نسخه رايگان نياز به سرمايه‌گذاري اوليه براي بسياري از قابليت‌هاي مديريت فرآيند ندارد.
• آموزش و يادگيري: ابزاري عالي براي يادگيري اصول طراحي فرآيندهاي كسب‌وكار.
• ارتقاء بهره‌وري: بهينه‌سازي مراحل كار و حذف گلوگاه‌هاي موجود در فرآيند و خودكارسازي وظايف تكراري و كاهش خطاهاي انساني.
• طراحي بصري و ساده:رابط كاربري ساده و قابليت Drag-and-Drop باعث مي‌شود كاربران بدون نياز به دانش فني بتوانند فرآيندهاي خود را طراحي كنند.
• طراحي مطابق با استاندارد BPMN 2.0، كه امكان تعامل با ساير سيستم‌ها را فراهم مي‌كند.
• پشتيباني از فرآيندهاي متنوع:مناسب براي فرآيندهاي منابع انساني، مالي، زنجيره تأمين، و بسياري از موارد ديگر.
• گزارش‌دهي و تحليل:ارائه ابزارهاي تحليلي براي شناسايي گلوگاه‌ها و نقاط بهبود.
• امنيت و مديريت دسترسي:امكان تنظيم دسترسي كاربران بر اساس نقش‌ها و مسئوليت‌ها.
• كاربردهاي مدل‌ساز BPMN 2.0
• مديريت منابع انساني (استخدام، آموزش).
• مديريت پروژه‌هاي داخلي و خارجي.
• فرآيندهاي مالي و صدور صورت‌حساب‌ها.
• زنجيره تأمين و لجستيك.

https://parsbpms.com/products/processmaker4-persian-module

https://parsbpms.com/products/processmaker-persian-module