امروزه با مطرح شدن مباحثي همچون مديريت فرآيندهاي كسب و كار (BPM)، با ديدگاه فرآيند محور در سازمان‌هاي مدرن مواجه هستيم. در اين راستا مديريت فرآيندهاي كسب و كار به ما اين امكان را مي‌دهد تا ضمن شناسايي كسب و كار سازمان‌ها و تحليل، طراحي و بهينه سازي فرآيندهاي كليدي و مورد نياز سازمان، امكان برقراري ارتباط و يكپارچگي ميان فرآيندها با يكديگر و با ساير سيستم‌هاي داخلي و خارجي سازمان و درنهايت امكان افزايش بهينه سازي را فراهم سازيم.

در نتيجه با ظهور ديدگاه فرآيندگرا در بسياري از سازمان ها و مطرح شدن بحث مديريت فرآيندهاي كسب و كار (BPM)، سازمان هاي مختلف دير يا زود مي بايست نسبت به شناسايي، تحليل و مدل سازي فرآيندهاي كسب و كار خود اقدام كنند.

شناسايي و تحليل فرآيندهاي كسب و كار نيازمند برگزاري جلسات تحليل و مدلسازي فرآيندها در سازمان با حضور افراد مطلع و درگير در فرآيندهاي سازمان است. گروه مديريت فرآيند پارس آماده ارايه هر گونه خدمات در زمينه مشاوره، شناسايي، تحليل و مدلسازي فرآيندها تحت استاندارد BPMN2.0 به سازمان ها خواهد بود.

همچنين سازمان ها پس از تحليل و مدلسازي فرآيندها نيازمند انتخاب يك نرم افزار BPMS جهت پياده سازي فرآيندها در آن هستند.

معماري ﻓرﺁيند كسب و كار، به عنوان يك نماي كلي از مجموعه هايي از ﻓرﺁيندﻫاي كسب و كار تعريف مي شود كه روابط متقابل ﺁنﻫا را نشان مي دﻫد و ممكن است با دستوراﻟﻌﻤﻞﻫايي بـــراي تعيين روابط مختلف بين ﻓرﺁيندﻫاي كسب و كار ﺗﻮسعه يابد. داشتن معماري ﻓرﺁيند كسب و كار مناسب، راهنمايي براي مدﻝ سازي ﻓرﺁيندﻫاي كسب و كار را ﻓراﻫم مي كند.

در اين مقاله قصد بررسي و شرح رويكرد شي گرا را از ميان رويكردهاي معماري فرآيند كسب و كار داريم. همچنين براي آشنايي با رويكرد هدف محور و رويكرد عمل محور نيز مي توانيد به لينك مربوط به هر يك وارد شويد.

در رويكردﻫاي شي ﮔرا در ابتدا يك مدﻝ شي كسب وكار طراحي مي شود به عنوان مثال به ﺻﻮرﺕ نمودار كلاس UML. پس از ﺁن معماري ﻓرﺁيند كسب و كار با مطالعه شي ﻫاي كسب و كار كه در سازمان وﺟـﻮد دارند و ﻫﻤﭽنين اين روابط متقابل بين ﺁنﻫا طراحي مي شود. مفهوم اﺻلي سازندهي در رويكردﻫـاي شي محور، شـي كسب وكار اسـت.

ما در گروه مديريت فرآيند پارس مي توانيم ضمن بررسي فرآيندها و جريان كارهاي شما، امكان ساخت فرآيند در پروسس ميكر را در سازمان شما فراهم آوريم.

۳ نوع شي كسب و كار در نظر ﮔرﻓﺘه شدﻩ است: اشياي دائمي، اشياي موردي و سـاير اشيا.

اشياي دائمي به اشياي كسب وكار اطﻼﻕ مي شود كه ﭼرﺧه ﻋﻤر نسبتاً طﻮﻻني در سازمان دارنـــد، مثل مشتري در اكثر سازمانﻫا و شركت ﻫا. با تعيين اين كه ﭼه اتفاقي بر سر اين اشيا ميﺁيد و تعريف ﻓرﺁيندﻫايي براي پشتيباني و ﺣﻤايت از اين ﻋﻤﻞﻫا، ميﺗﻮان ﻓرﺁيندﻫا را اشـــياي دائمي در نظر گرفت. به عنوان مثال يك مشتري ﺟديد ميﺗﻮاند بيايد يا ﭼيزي بخرد ، بنابراين به يك ﻓرﺁيند براي ﺛبت ناﻡ مشتري و ﻓرﺁيند ﻓروﺵ نياز است.

اتوماسيون فرآيند كسب و كار (BPA) به مفهوم استفاده از تكنولوژي و نرم‌افزارهاي خاص براي بهينه‌سازي، اتوماسيون، و مديريت فرآيندهاي كسب و كار در يك سازمان اطلاق مي‌شود. هدف اصلي BPA بهبود كارايي عمليات، كاهش خطاها، افزايش تسريع در انجام وظايف، و بهبود كيفيت خدمات است.

اتوماسيون فرآيندها (Process Automation): از طريق استفاده از سيستم‌ها و نرم‌افزارهاي خاص، فرآيندهاي كسب و كار اتوماتيك شده و بدون نياز به دخالت دستي انجام مي‌شوند.

مديريت و كنترل فرآيندها (Process Orchestration): ترتيب و هماهنگ‌سازي فرآيندها و وظايف مختلف به منظور بهبود هماهنگي و بهره‌وري.

پايش و نظارت (Monitoring): نظارت مستمر بر فرآيندها و عملكرد آنها با استفاده از اطلاعات و گزارش‌هاي توليد شده.

تصميم‌گيري هوشمند (Intelligent Decision Making): استفاده از تكنولوژي‌هاي هوش مصنوعي (AI) و تجزيه و تحليل داده‌ها براي اتخاذ تصميمات بهينه.

استانداردسازي (Standardization): تعيين استانداردها و رويه‌هاي مشخص براي انجام فعاليت‌ها با هدف افزايش يكنواختي و كاهش اختلالات.

يكپارچه‌سازي سيستم ها (Integration): يكپارچه‌سازي نرم افزارها، سيستم‌ها، و منابع اطلاعاتي مختلف به منظور افزايش تداوم و تطابق فعاليت‌ها.

BPA به شركت‌ها كمك مي‌كند تا در مواجهه با چالش‌هاي مختلف كسب و كار، افزايش بهره‌وري، كاهش هزينه‌ها، و ارتقاء سطح خدمات خود پيشرفت كنند. اين تكنولوژي در صنايع مختلف مورد استفاده قرار مي‌گيرد، از جمله مالي، صنعت، خدمات بهداشتي، و ساير حوزه‌هاي كسب و كار.

نرم‌افزار ProcessMaker يك پلتفرم مديريت فرآيندهاي كسب و كار (BPM) است كه براي خودكارسازي و بهينه‌سازي فرآيندهاي سازماني طراحي شده است. اين نرم‌افزار به سازمان‌ها كمك مي‌كند تا فرآيندهاي پيچيده‌ي خود را به سادگي مديريت و هماهنگ كنند.برخي از اين امكانات عبارتند از:

طراحي و مدلسازي فرآيندها با استاندارد  

با استفاده از BPMN، كاربران مي توانند اقدامات، عملكردها، گره ها و ترتيب فرآيندها را با استفاده از نمودارها و دياگرام هاي گرافيكي مدلسازي كنند. استفاده از استانداردهاي مدلسازي فرآيند كسب و كار (BPMN) براي طراحي فرآيندها.

اين نرم افزار امكانات بسياري براي طراحي و مدلسازي فرآيندها ارائه مي دهد، از جمله قابليت تعريف كردن اقدامات چند مرحله اي، قابليت تنظيم برنامه هاي زمانبندي شده، امكان تعيين وظايف و مسئوليت ها براي كاربران مختلف و موارد ديگر.

ايجاد فرم هاي سيستمي و پويا

فرم ساز نرم افزار ProcessMaker يك ابزار قدرتمند براي ساخت و مديريت فرم هاي الكترونيكي در فرآيندهاي كسب و كار است. اين فرم ساز به كاربران امكان مي دهد تا با استفاده از يك رابط كاربري ساده و با حداقل نياز به برنامه نويسي، فرم هاي خود را طراحي و به صورت الكترونيكي در فرآيندهاي خود استفاده كنند.

با استفاده از فرم ساز نرم افزار ProcessMaker، مي توانيد فرم هايي با ويژگي هاي پيشرفته مانند فيلد متني، Radio Button، Checkbox، تقويم و … ايجاد كنيد. همچنين مي توانيد فرم ها را با استفاده از قوانين و محدوديت هاي پيش تعريف شده تنظيم كنيد تا اعتبارسنجي اطلاعات وارد شده نيز صورت گيرد.

مديريت فرآيندهاي كسب و كار (BPM) 

امكان طراحي، مدل‌سازي، اجرا و نظارت بر فرآيندهاي كسب و كار.

اتصال و يكپارچه سازي با سيستم ها و نرم افزارهاي ديگر سازمان

نرم افزار پروسس ميكر قابليت اتصال به سيستم‌هاي ديگر مانند سيستم‌هاي مديريت ارتباط با مشتري (CRM)، نرم افزار حضور و غياب، اتوماسيون اداري، نرم افزار مالي و ساير اپليكيشن‌هاي داخلي سازمان را دارد. اين امكان براي جابجايي و انتقال داده بين نرم افزارها وجود دارد و براي افزايش بهره وري و كارايي كاربران مفيد مي باشد.

گزارش گيري از فرآيندهاي سازمان

نرم افزار پروسس ميكر قابليت توليد گزارش‌هاي جامع و دقيق از فعاليت‌ها و عملكرد فرآيندها را فراهم مي‌كند. اين امكان باعث شفافيت و كارايي بيشتر در سازمان مي‌شود و به مديران كمك مي‌كند تا تصميمات بهتري بگيرند.

اين امكانات كمك مي‌كنند تا سازمان‌ها بتوانند فرآيندهاي خود را بهبود بخشيده، بهره‌وري را افزايش دهند و به اهداف كسب و كار خود سريع‌تر و موثرتر دست يابند.

امروزه ما شاهد رواج نرم افزارهاي BPMS در تقريبا همه سازمان ها هستيم. اما كدام سازمان ها هستند كه بيش تر از بقيه به چنين نرم افزاري نياز دارند و يا وجود يك نرم افزار BPMS براي آن ها مي تواند ضروري باشد؟

معمولا شركت هايي كه به نرم افزار BPMS نياز دارند عبارتند از:

شركت هاي بزرگ و پيچيده

شركت هايي كه فرآيندهاي پيچيده و گسترده اي دارند، مي توانند از نرم افزار BPMS استفاده كنند تا فرآيندهاي كسب و كار خود را راحت تر مديريت كرده و بهينه سازي نمايند.

شركت هاي با محيط كسب و كار دايناميك و تغييرپذير

در صنايعي مرتبط با خدمات مشتريان، كه با توجه به تغييرات نيازها و سلايق مشتريان نياز به تغييرات مداوم در فرآيندهاي كسب و كار خود دارند، نرم افزار BPMS به عنوان يك ابزار منعطف و قابل تنظيم با نيازهاي روز كسب و كار مورد نياز است.

شركت هاي با پيچيدگي عملياتي

شركت هايي كه عمليات پيچيده اي از جمله هماهنگي بين بخش ها، تسهيل ارتباط و هماهنگي پردازش ها و نظارت بر عملكرد دارند، نرم افزار BPMS را مي توانند مورد استفاده قرار دهند.

شركت هاي با تجارب مشتري معقول

شركت هايي كه توجه خاصي به تجربه مشتري مي پردازند و فرآيندهاي كسب و كار خود را بر اساس نيازها و ترجيحات مشتريان برنامه ريزي مي كنند، مي توانند از نرم افزار BPMS براي ايجاد و بهينه سازي فرآيندهاي مشتري استفاده كنند.

لازم به ذكر است كه نياز به فرهنگ فرآيندگرايي و مديريت فرآيندهاي كسب و كار امروزه تقريبا در هر سازماني احساس مي شود و هر سازمان بسته به نوع كسب و كار خود و فرهنگ سازمان خود بايد تصميم بگيرد كه تا چه به يك نرم افزار BPMS نياز دارد.

ما در گروه مديريت فرآيند پارس مي توانيم مشاوره هاي لازم را به شما و سازمانتان در راستاي استفاده از نرم افزارهاي BPMS ارايه دهيم. همچنين گروه مديريت فرآيند پارس ضمن ارايه نرم افزار BPMS به شما، فرآيندهاي موردنياز شما را نيز تحت آن پياده سازي خواهد نمود.

اما چرا كسب و كار شما به دفتر مديريت فرآيند نياز دارد؟ در اين بخش دلايل ايجاد دفتر BPM را بررسي خواهيم كرد.

استقلال مدير ارشد

رهبري شفاف و صريح

متخصصان متمركز

همسويي استراتژيك

نتايج مفيد

چند رشته‌اي

مرجع ماهر و متخصص

كاهش تعارضات

پشتيباني از ساير بخش‌ها

سرمايه‌گذاري با بازده تضمين شده

استفاده از  مديريت فرآيند كسب و كار (BPM) مزايا و فوايد متعددي را براي سازمان‌ها به همراه دارد. برخي از اين مزايا عبارتند از:

افزايش بهره‌وري: BPM امكان بهينه‌سازي فرآيندها و كاهش زمان و هزينه‌هاي مرتبط با آن‌ها را فراهم مي‌كند كه به بهبود كلي عملكرد سازمان و افزايش بهره‌وري منجر مي‌شود.

افزايش كيفيت: با بهبود فرآيندها و استفاده از معيارهاي كيفيت، مديريت فرآيند كسب و كار به كاهش خطاها، افزايش دقت، و بهبود كيفيت محصولات و خدمات كمك مي‌كند.

انعطاف‌پذيري: BPM قابليت انعطاف‌پذيري در برابر تغييرات محيطي و نيازهاي بازار را فراهم مي‌كند. فرآيندها به سرعت قابل تغيير و بهبود مي‌شوند.

بهبود ارتباطات: با تعريف دقيق فرآيندها و وظايف، ارتباطات داخلي و خارجي سازمان بهبود مي‌يابد و اطلاعات به صورت دقيق‌تر و سريع‌تر منتقل مي‌شود.

افزايش توانايي تصميم‌گيري: با داشتن داده‌ها و اطلاعات دقيق از فرآيندها، مديران قادرند تصميمات بهتري را اتخاذ كنند و بر اساس داده‌هاي موجود عمل كنند.

افزايش رقابت‌پذيري: با بهبود فرآيندها و افزايش بهره‌وري، سازمان‌ها قادرند به بهبود كيفيت محصولات و خدمات خود بپردازند و در بازار رقابتي موفق‌تر عمل كنند.

مديريت ريسك بهتر: با شناخت دقيق فرآيندها و نقاط ضعف، سازمان‌ها مي‌توانند بهترين راهكارها را براي مديريت و كاهش ريسك‌ها اتخاذ كنند.

به طور كلي، BPM نقش مهمي در بهبود عملكرد و افزايش كارايي سازمان‌ها دارد و مي‌تواند به آن‌ها كمك كند تا با تغييرات محيطي و نيازهاي بازار سازگار شوند و رشد و توسعه پايداري داشته باشند.

نرم افزار BPMS از چند روش براي برقراري ارتباط با زير سيستمها پشتيباني مي‌كند.

روش استفاده اتصال به لايه بانك اطلاعاتي:

اين روش با ايجاد يك اتصال (Connection) امكان فراخواني اطلاعات از ساير سيستمها را ميسر مي كند. ايرادي كه اين روش دارد نياز به دانستن ساختار جداول و عملكرد قواعد تجاري مربوط به نرم افزار قديمي مي باشد. هر چند اين روش به لحاظ تكنيكال قابل انجام است ولي معمولا به دليل پيچيدگيهاي استفاده از قواعد تجاري پياده سازي آن زمانگير خواهد بود.

 روش بعدي استفاده از web service :

 معمولا شركتهاي معتبر براي جذب مشتري بيشتر و اتصال نرم افزار خود با ساير زيرسيستمها ديگر و رضايت بيشتر مشتري، web service متعدد ارائه ميدهند. به كمك اين web service كه قابل فراخواني در نرم افزار BPMS است بدون نياز به داشتن دانش از ساختار جداول و بانك اطلاعاتي نرم افزار قديمي، امكان يكپارچگي اطلاعاتي ميسر خواهد شد. به بيان ديكر bpms و وب سرويس در جهت تكامل زيرسيستمها با حفظ يكپارچگي اطلاعات قدم برميدارند.

MIS مخفف عبارت Management Information System و به معناي سيستم مديريت اطلاعات است. سيستم mis، بخش كنترل سيستم‌هاي نرم افزاري و سخت افزاري مورد استفاده در تصميم‌گيري‌هاي تجاري هر سازمان يا شركت است. مي‌توان گفت سيستم مديريت اطلاعات mis، ساز و كاري است كه جمع‌آوري، كنترل و پايش داده‌هاي مورد نياز سازمان را بر عهده دارد و با استفاده از روش‌هاي مناسب، اطلاعات پايش شده را براي تصميم‌گيري، برنامه ريزي و كنترل فرآيندها در اختيار مديران قرار مي‌دهد. استفاده از سيستم مديريت اطلاعات، امكان ارزيابي عملكرد سازمان، تجزيه و تحليل و همچنين ريشه يابي مشكلات را فراهم مي‌كند. به طور كلي راجع به نقش سيستم هاي اطلاعات مديريت (mis) در سازمان ها مي‌توان گفت، سيستم مديريت اطلاعات، با تمركز بر روي مديريت سيستم‌هاي اطلاعاتي، باعث كارايي و اثربخشي تصميم‌گيري‌هاي راهبردي و استراتژيك مي‌شود.

در زمينه تاريخچه mis، مي‌توان به اين موضوع اشاره كرد كه از سال 1960 تا 1980، مراكز آموزش بازرگاني و تجارت به اين نتيجه رسيدند كه بهتر است به جاي تمركز بر واحد IT، توجه خود را به پروژه سيستم اطلاعات مديريت mis معطوف كنند.

گروه مديريت فرآيند پارس مي تواند كليه خدمات فني موردنياز را در جهت پياده سازي و ساخت فرآيندها در پروسس ميكر به شما ارايه دهد.

نرم افزار BPMS مخفف Business Process Management System است. يك نرم افزار BPMS به سازمان ها كمك مي كند تا فرآيندهاي كسب و كار خود را تحت نرم افزار به صورت سيستماتيك و بهينه شده تحليل، مدلسازي و در نهايت راه اندازي و اجرا كرده و بهبود دهد. به عبارت ديگر، نرم افزار BPMS مي تواند فرآيندها و فرم هاي سازمان شما را تحت نرم افزار، خودكارسازي نمايد. با خريد نرم افزار bpms گروه مديريت فرآيند پارس و راه اندازي آن، ضمن حضور اين گروه در سازمان شما و بررسي و مطالعه فرآيندهاي كسب و كار سازمان، اقدام به تحليل، مدلسازي و در نهايت پياده سازي و مكانيزه كردن فرآيندها در سازمان مي كند.

نرم افزار BPMS مديريت فرآيند پارس از طريق يك پنل فرآيند ساز و فرم ساز تحت وب (بدون محدوديت تعداد كاربر و تعداد فرآيند)، امكان مديريت فرآيندهاي كسب و كار را براي سازمان شما فراهم مي سازد. بدين صورت كه شما مي توانيد فرآيندهاي خود را با استاندارد BPMN 2.0 در اين نرم افزار مدل سازي كرده و همچنين فرم هاي مربوط به هر قسمت از فرآيند را در محيط فرم ساز نرم افزار به صورت گرافيكي و ويژوالي به راحتي طراحي كنيد. سازمان ها مي توانند كليه فرآيندهاي موجود در سازمان را در سيستم مديريت فرآيند پارس طراحي و پياده سازي نموده تا پرسنل سازمان بتوانند درخواست هاي خود را در قالب فرآيند از طريق سيستم كامپيوتري، تبلت و يا تلفن همراه خود، در سازمان به گردش درآورند. همچنين امكان رهگيري و پيگيري فرآيندها و درخواست هاي ارسالي نيز به راحتي توسط افراد در نرم افزار BPMS امكان پذير خواهد بود.

مديريت فرآيند پارس با ارايه خدمات مشاوره، تحليل، پياده سازي و نرم افزاري، يك سيستم مديريت فرآيندهاي كسب و كار (BPMS) را در سازمان به طور كامل راه اندازي كرده و به پرسنل سازمان امكان اجراي فرآيندها و ثبت درخواست هاي خود را در هر زمان و مكاني مي دهد تا افراد بتوانند از وضعيت لحظه به لحظه درخواست هاي خود مطلع گردند و گامي موثر در راستاي هوشمندسازي سازمان خود بردارند.