كاهش هزينه هاي سازمان با مديريت فرآيندها
1. فرآيندهاي خود را بشناسيد
كاهش هزينه ها اگر به صورت تصادفي باشد، به جاي اينكه شما را وادار به ايجاد يك استراتژي كاهش هزينه قوي كند، تنها صرفه جويي كوتاه مدت به شما مي دهد. كسب و كارهايي كه هدفشان دستيابي به مقرون به صرفه بودن در بلندمدت است، بايد درك كاملي از تمام فرآيندهاي خود داشته باشند. يك "كتابخانه فرآيند" (سلسله مراتب فرآيند شامل فرآيندهاي اصلي كسب و كار، گروه هاي فرآيند كسب و كار و عملكردهاي مختلف كسب و كار) براي اين منظور براي شما مفيد خواهد بود. اين به عنوان چارچوبي براي تمام فرآيندهاي فعلي كار مي كند و به موارد زير كمك خواهد نمود:
- شناسايي فرآيندهايي كه نياز به توجه فوري دارند
- اولويت قراردادن فرآيندهايي كه مستقيماً با نتيجه سازمان مرتبط هستند
- تعيين جهت براي تجزيه و تحليل كامل
- شناسايي وابستگي هاي فرآيند
اين يافته‌ها براي پايه‌گذاري يك استراتژي قوي بهبود فرآيند كسب‌وكار كه مي‌تواند به صرفه‌جويي در هزينه كمك كند، ضروري است.
2. فرآيندهاي خود را نقشه برداري كنيد
"شما فكر مي كنيد همه چيز را مي دانيد. اما براي شناسايي چيزهايي كه نمي دانيد، از همين امروز شروع به مستندسازي فرآيندهاي كسب و كار خود كنيد!"
ايجاد يك نقشه فرآيند وضعيت موجود، دومين وظيفه بزرگي است كه براي كنترل مخارج سازماني بايد روي آن تمركز كرد. اين يك نماي كلي از تمام فرآيندهايي كه در حال حاضر در يك سازمان اجرا مي شوند و همچنين با تفكيك كامل آن ها را به تصوير مي كشد. هر چه بيشتر در نماهاي سطح پايين تر كاوش كنيد، بهتر اين ايده را در مورد نحوه عملكرد فرآيندها، نحوه ارتباط آنها و نحوه ارتباط هزينه هاي مختلف با آنها ايجاد مي كنيد.
استفاده از نقشه‌برداري فرآيند به سازمان در زمينه هاي زير كمك مي‌كند:
- شناسايي نقاط درد كه نياز به رسيدگي فوري دارند
- شناسايي گلوگاه هايي كه بايد از بين بروند
- تشخيص فاصله بين وضعيت موجود و وضعيت آينده مطلوب
- يافتن فرآيندهاي تكراري يا غير ضروري
- دستيابي به شفافيت عملياتي
- تضمين ارتباط بهتر
- تصميم گيري بهتر
نقشه برداري، تجزيه و تحليل فرآيندهاي كسب و كار را آسان تر مي كند و اين امر بر كاهش هزينه هاي مربوطه تاثيرگذار خواهد بود.
3. فرآيندهاي خود را تجزيه و تحليل كنيد
تجزيه و تحليل هزينه براي ايجاد يك استراتژي كاهش ضروري است و تجزيه و تحليل فرآيند اساساً پايه و اساس آن مي باشد. يك فرآيند را مي توان به دو روش كمي يا كيفي تجزيه و تحليل كرد.
جنبه هاي كمي تجزيه و تحليل فرآيند كسب و كار معمولاً به روش زير طبقه بندي مي شوند:
- تجزيه و تحليل ارزش فرآيند: تجزيه و تحليل ارزش هر يك از وظايف براي دانستن اينكه آيا به طور مستقيم به رضايت مشتري كمك مي كند يا خير.
- تجزيه و تحليل زمان فرآيند: فهميدن اينكه آيا زمان سرمايه گذاري شده به درستي استفاده مي شود يا خير. دو جزء دارد: كل زمان اجرا، كل زمان تاخير.
- تجزيه و تحليل هزينه فرآيند: براي اطمينان از اينكه فرآيندها افزايش درآمد را براي كسب و كار رقم مي زنند. دو جزء اين عبارتند از: كل هزينه اجرا، كل هزينه تاخير.
- تجزيه و تحليل كارايي فرآيند: براي تعيين اينكه كدام فرآيند كارآمد است و كدام يك كارايي ندارد.
با اين حال، همه چيز را نمي توان به صورت كمي تحليل كرد. همچنين جنبه‌هاي رفتاري، فناوري و رويه‌اي فرآيندها وجود دارد كه با در نظر گرفتن سه مؤلفه زير به صورت كيفي تحليل مي‌شوند:
- مردم
- سيستم
- حكومت
همچنين گروه مديريت فرآيند پارس كليه خدمات پياده سازي فرآيندها تحت نرم افزار ProcessMaker را مي تواند به شما ارايه دهد.
در نهايت، تمام مشاهدات براي دستيابي به راه حل هاي بهبود براي هر يك از فرآيندها تركيب مي شوند كه شامل:
- حذف دوگانگي فرآيند
- حذف فرآيندهاي بدون ارزش افزوده
- ادغام دو يا چند فرآيند در يك فرآيند
- ادغام فرآيندهاي ضروري كه گم شده اند
اين عمل برخي از هزينه هاي غيرضروري مرتبط با فرآيندها را نيز كاهش مي دهد.
4. مخارج خود را مشخص كنيد
شناسايي هزينه هاي موجود قبل از يافتن فرصت هاي كاهش هزينه بسيار مهم است. تحليلگران فرآيند را قادر مي‌سازد تا تمام هزينه‌ها (از بالاترين تا كمترين) را دسته‌بندي كرده و اولويت بندي نمايند. بنابراين هنگامي كه تجزيه و تحليل ارزش و هزينه انجام مي شود، بايد حوزه هايي را كه صرفه جويي عمده را ارائه مي دهند از حوزه هايي كه كسب و كار بيشترين هزينه را در آنها انجام داده است، جدا كرد. 3 روش موثر براي انجام آن وجود دارد:
- از هر فرصت ممكني كه كاهش هزينه را تضمين مي كند، استفاده كنيد.
- رويكردي را به كار گيريد كه در آن حوزه هايي كه بيشترين هزينه‌ها را در بر مي‌گيرند اولويت‌بندي شده تا بيشترين استفاده را از سرمايه‌گذاري ببريد.
- رويكردي را به كار گيريد كه در آن دست يافتني‌ترين پيشرفت‌ها اولويت‌بندي مي‌شوند تا بتوانيد از فرصت‌ها حداكثر استفاده را ببريد.
يك ابتكار مديريت فرآيند آن است كه اين كار را با تعريف جريان فرآيندهاي سازماني و ارائه يك ديد روشن در سراسر حوزه هاي عملكردي تسهيل مي كند. مديريت هزينه را آسان‌تر كرده و به تنظيم مدل فرآيند وضعيت فعلي بر اين اساس كمك مي‌كند.
دستيابي به كارايي هزينه براي سازمان هايي كه داراي استراتژي هاي قوي هستند، آسان تر و موثرتر مي شود. در مديريت فرآيند كسب و كار، رويكردي ساختاريافته براي كاهش مخارج سازماني دنبال مي شود كه يكي از اهداف استراتژيك برنامه نيز مي باشد و شامل موارد زير خواهد بود:
- بهينه سازي فرآيند
- حذف زايدات
- استفاده بهينه از منابع
- تراز كردن اجزاي فرآيند
- بهبود عملكرد فرآيند
در اصل، BPM بخش هايي را هدف قرار داده كه هزينه ها بايد كاهش يابد و آن ها را تحت تاثير قرار مي دهد. در نتيجه، شركت‌ها مي‌توانند با موفقيت با چالش‌هاي كسب و كار روبرو شده و بيشترين بازده را با حداكثر حفظ منابع تضمين نمايند.
برچسب: ،