مديريت فرآيند پارس

ERP در رابطه با ماژول ها و توابع است

اگر فكر مي كنيد كه تعريف BPM بسيار شبيه به   ERP يا Enterprise resource planning  به نظر مي رسد، اشتباه نمي كنيد. سيستم هاي ERP بر عملكردها و ماژول هاي مختلف كسب و كار متمركز هستند. ERP همچنين مي تواند داده هاي ماژول را رديابي نمايد. اين راه حل همه چيز از فروش تا دستمزد كارمندان  را رديابي مي كند، در حالي كه اجازه جريان آزاد اطلاعات بين ماژول ها را مي دهد.

با توجه به نياز سازمان، BPMS نرم افزار قابل طراحي براي گردش كار است. در حالي كه از نرم افزار ERP به عنوان يك برنامه از قبل طراحي شده استفاده مي شود كه قابليت طراحي مجدد و فرآيندسازي آن صفر است و اعمال تغييرات در آن به زمان و هزينه بيش تري نياز دارد.
نرم افزار BPMS در واقع يك فرآيندساز سازماني بر اساس گردش كار سازمان است و ERP يك نرم افزار مديريت فرآيند پشتيبان كننده از اعمال فرآيندسازي مي باشد.
• نرم افزار BPMS فرآيند سفارش است، در حالي كه ERP براي حوزه كاري خاص طراحي مي شود.
• سازمان ها با ابزار BPMS امكان طراحي و تغيير فرآيند پياده سازي شده را مطابق با سليقه و شرايط موجود در سازمان خود دارند، اين در حالي است كه ERP يك نرم افزار از پيش توسعه داده شده است كه ايجاد تغييرات در آن به راحتي امكان پذير نيست.
• نرم افزار BPMS توسعه دهندگان را قادر مي سازد تا گردش كار بين اجزا را از خود اجزا جدا سازند. بنابراين سيستم هاي گردش كار فرآيند محورند و بر مديريت منطق گردش كار تمركز دارند.
• در مقابل، سيستم هاي ERP داده محورند و بر منطق وظيفه اي تمركز دارند. ERPها براي انجام اين كار از يك زير ساخت داده اي همگن در سراسر سازمان براي پشتيباني از كاربردهاي متنوع شان برخوردارند.
• اعمال تغييرات در فرآيندها، در ERP بسيار هزينه بر و زمان بر است. اما در BPMS اين عمل با هزينه كم و در زمان اندكي صورت مي گيرد.
• زمان آماده به كار ERP نسبت به BPMS كوتاه تر است (ERP محصولي آماده است، اما BPMS بايد ساخته شود).
• ERP فقط در سازمان هاي بزرگ و بلوغ يافته جواب مي دهد. اما BPMS در ابعاد متوسط و بزرگ و همچنين در هر سطحي از بلوغ سازماني، پاسخ گوي نيازها است.
• ريسك استفاده از ERP بسيار بالاتر از BPMS است، زيرا ERP به سازمان شكل جديدي مي دهد كه ممكن است مورد پذيرش قرار نگيرد، اما BPMS توسط يا با مشاوره خود سازمان توليد مي شود و به راحتي نيز قابل تغيير است.
• بخش هايي از سازمان (مانند وقوع فرآيندهاي جديد) ممكن است تحت پوشش ERP قرار نگيرد كه در اين حالت استفاده از راهكارهاي مكمل الزامي است. ولي BPMS چون خود به وسيله سازمان ها كنترل مي شود، در نتيجه توسعه سيستم آن به سادگي امكان پذير است.
• BPMS امكان مدل سازي فرآيندها در سطح جزئيات را فراهم ساخته است، كاري كه ERP از انجام آن ناتوان است.ERP بر پايه ماژول ها و كاركردها بنا شده است.
• BPMS ها روي شمار قابل ملاحظه اي از كاركردها و ماژول هاي تجاري تمركز مي كنند و توسط آن ها مورد پشتيباني قرار مي گيرند. ERP هم براي ردگيري داده ها روي ماژول هاي مختلف كارآمد است.
• BPMS به شما امكان مدل سازي كسب و كار بر پايه گردش كار و سطح شخصي سازي را مي دهد. اين امكان در ERP عملا خارج از دسترس است.ERP داده ها را روي يك سرور مركزي ذخيره مي كند و واحدهاي مختلف ورودي هاي خود را روي آن ثبت مي نمايند. تمام اين اطلاعات در يك مكان ذخيره مي شوند.

ساخت فرآيند در پروسس ميكر
• ERP نماي جامع و سازماني را به كاربران نشان مي دهد كه BPMS نمي تواند اين كار را انجام دهد.
• درERP ذخيره سازي اطلاعات در سطح بالا و كاملي انجام مي شود. معمولا BPMS ها در يك سيستم ERP گسترده تر ادغام مي شوند و البته ERP نمي تواند مانند BPMS مديريت فرآيندهاي تجاري را انجام دهد.
• BPMS ها جنبه هاي مهمي از فرآيندهاي تجاري را تعيين مي نمايند كه در ERP موضوعيت ندارد.
• فرآيندهاي تحت نظارت BPMS داراي كيفيت بالاتري هستند و اين به دليل بالاتر بودن سطح جزئيات مطرح شده در آن است.

تحليلي كه ميخوانيد برگرفته از تجربيات جمع بزرگي از متخصصين فعال و با تجربه در پروژه هاي BPMS در داخل و خارج از كشور است.

اين سئوال كه آيا در تهيه خريد نرم افزار BPMS بايد اصولاً به سراغ نرم افزارهاي متن باز رفت يا خير؟ خيلي كلي است. يعني بسته به هر حوزه نرم افزاري پاسخ ميتواند متفاوت باشد.

منظور از حوزه هاي نرم افزاري مواردي مثل زير است:

سيستم هاي MIS مثل سيستم هاي مالي، منابع انساني، انبار، فروش و ارتباطات با مشتريان و….
سيستم هاي فرايند محور و نرم افزار BPMS
هر يك از اين حوزه ها را به تفكيك ميتوان تحليل كرد با اين حال هدف از اين مطلب بررسي سوال اصلي است كه آيا BPMS هاي متن باز بهترين گزينه است؟

چرا BPMS متن باز بهترين گزينه است؟

آيا سيستم هاي MIS متن باز گزينه مناسبي است؟
پيش از پرداختن به موضوع اصلي يك تحليل مقدماتي و ابتدايي در مورد اينكه بهتر است در حوزه سيستم هاي اطلاعات مديريت و سيستم هاي داده محور به سراغ نرم افزارهاي متن باز رفت يا خير؟ ارائه خواهيم كرد.

سيستم هاي متن باز نياز به بومي سازي و انطباق با قوانين و چارچوب هاي هر كشوري را دارند. مثلا در حوزه سيستم هاي مالي نياز داريم تا الزامات و چارچوب هاي سازمان هاي بالادستي مثل وزارت اقتصاد و دارايي، سازمان امور مالياتي، سازمان حسابرسي و…. را تامين كنيم. پس در چنين سيستم هايي در صورت بكارگيري ابزارهاي متن باز بومي سازي و اعمال تغييراتي خواهيم داشت كه هزينه آنها بعضاً چند برابر خريد سيستم هاي آماده خواهد بود. شرط انصاف است اگر بگوييم سيستم هاي با كيفيت قابل قبول در حوزه هايي مثل مالي، منابع انساني، انبار و موارد مشابه توسط شركت هاي ايراني تهيه و ارائه ميگردد. البته حوزه فروش و ارتباطات با مشتريان (CRM) از اين قاعده مستثني بوده و سيستم هاي داخلي تقاوت هاي زيادي با نرم افزارهاي خوب بين المللي در اين حوزه دارند و از كيفيت نازل تري برخوردار هستند.

شايد سوالي كه در بسياري از سازمان‌ها بسياري از مديران و پرسنل با آن درگير باشند، آن است كه از نرم‌افزارهاي مديريت فرآيند (BPMS) خارجي استفاده كنند يا ايراني؟

از نرم‌افزارهاي BPMS خارجي مي‌توان به نرم‌افزارهايي همچون بيزاجي، پراسس ميكر، كاموندا و ..‌. اشاره كرد كه در بسياري از سازمان‌ها مورد استفاده قرار مي‌گيرند و از محبوبيت زيادي برخوردارند.
از سوي ديگر، سازمان‌هاي مختلفي نيز در داخل كشور اقدام به توسعه نرم‌افزارهاي BPMS شخصي كرده‌اند كه توسط خود آن‌ها به فروش مي‌رسد.

نرم افزار ProcessMaker

حال سوالي كه براي بسياري پيش مي‌آيد آن است كه كدام دسته از BPMS ها بهتر است؟ داخلي يا خارجي؟

براي رسيدن به نتيجه درست، لازم است تا ابتدا به اين نكته اشاره شود كه يك نرم‌افزار BPMS معتبر بايستي حتما تحت استاندارد BPMN باشد و براي طراحي و مدل‌سازي فرآيندها، از اين استاندارد در آن استفاده شود.
استاندارد BPMN يك استاندارد جهاني است كه در تمامي دنيا مورد استفاده قرار مي‌گيرد و زبان مشتركي در ميان تمامي فعالان حوزه مديريت فرآيندهاي كسب و كار است.

بدين ترتيب، پيش از آن كه در مورد ايراني يا خارجي بودن يك BPMS فكر كنيد، بايد ابتدا اطمينان حاصل كنيد كه نرم‌افزار شما تحت استاندارد BPMN باشد.
نرم‌افزارهاي خارجي نام‌برده همگي تحت اين استاندارد هستند. اما در مورد نرم‌افزارهاي داخلي بايد از اين نكته مطمئن شويد.

گروه مديريت فرآيند پارس مي تواند كليه خدمات فني موردنياز را در جهت ساخت فرآيند در پروسس ميكر به شما ارايه دهد.

اتوماسيون فرآيندها (Process Automation): از طريق استفاده از سيستم‌ها و نرم‌افزارهاي خاص، فرآيندهاي كسب و كار اتوماتيك شده و بدون نياز به دخالت دستي انجام مي‌شوند.

مديريت و كنترل فرآيندها (Process Orchestration): ترتيب و هماهنگ‌سازي فرآيندها و وظايف مختلف به منظور بهبود هماهنگي و بهره‌وري.

پايش و نظارت (Monitoring): نظارت مستمر بر فرآيندها و عملكرد آنها با استفاده از اطلاعات و گزارش‌هاي توليد شده.

تصميم‌گيري هوشمند (Intelligent Decision Making): استفاده از تكنولوژي‌هاي هوش مصنوعي (AI) و تجزيه و تحليل داده‌ها براي اتخاذ تصميمات بهينه.

استانداردسازي (Standardization): تعيين استانداردها و رويه‌هاي مشخص براي انجام فعاليت‌ها با هدف افزايش يكنواختي و كاهش اختلالات.

يكپارچه‌سازي سيستم ها (Integration): يكپارچه‌سازي نرم افزارها، سيستم‌ها، و منابع اطلاعاتي مختلف به منظور افزايش تداوم و تطابق فعاليت‌ها.

BPA به شركت‌ها كمك مي‌كند تا در مواجهه با چالش‌هاي مختلف كسب و كار، افزايش بهره‌وري، كاهش هزينه‌ها، و ارتقاء سطح خدمات خود پيشرفت كنند. اين تكنولوژي در صنايع مختلف مورد استفاده قرار مي‌گيرد،

نرم افزار پروسس ميكر از جمله نرم افزارهاي BPMS متن باز و رايگان خوب در سطح دنياست كه مدرسين ما تجربه سال ها كار با نسخه هاي مختلف آنرا دارند.

در اين دوره آموزشي كه به مدت ۸ ساعت برگزار خواهد شد، ابتدا به بيان مباحث مربوط به مدلسازي فرايند با استاندارد BPMN2 به مدت ۲ ساعت پرداخته ميشود.

برخي از مهم ترين سرفصل هاي آموزشي طي اين ۲ ساعت عبارتند از:

معرفي علائم استاندارد BPMN شامل: فعاليت‌ يا Task، شاخه يا Flow، رويداد يا Event، درگاه تصميم‌گيري يا Gateway
آشنايي با انواع Task ها
دروازه ها و انواع آنها
تشريح كامل event ها و كاربرد آنها شامل: رويدادهاي آغازين، رويدادهاي پاياني و رويدادهاي مياني
خطوط جريان و swimlanes
معرفي انواع زيرفرآيند
مدلسازي چند نمونه فرايند
سپس به مدت ۳ ساعت مدرس نسبت به معرفي نرم افزار Process Maker اقدام خواهد نمود.

آموزش دانلود، نصب و لاگين در نرم افزار Process Maker
نصب زبان فارسي
تعريف كاربران، گروه هاي كاربري، دپارتمان ها و نقش ها
منابع، محيط، تنظيمات و لاگ
آشنايي با ميز كار و محيط كاربري نرم افزار Process Maker
آموزش طراحي فرايندها
آموزش نحوه ارتباط با ساير بانك­هاي اطلاعاتي
آموزش طراحي فرم ها
جداول سيستمي و وب كنترل
آموزش پياده سازي دروازه ها و انواع تريگرها
اسناد ورودي و اسناد خروجي

نمودار BPMN چيست؟

نمودار BPMN از اين نمادها و عناصر براي نشان دادن عملكرد منطق يك گردش كار از ابتدا تا انتها استفاده مي كند. مانند برنامه ريزي يك مسير براي يك سفر جاده اي، نمودار BPMN دقيقاً هر اطلاعات عملياتي كه در طول گردش كار انجام مي شود را مشخص مي كند.

برخي از نمادهاي رايج مورد استفاده در نمودارهاي BPMN كدامند؟

چهار عنصر اصلي نمودارBPMN

flow objects, connecting objects, swimlanes, and data

• درك نمادهاي flow objects ( شي جريان)

 گروه مديريت فرآيند پارس داراي سابقه پياده سازي بيش از 500 فرآيند در حوزه هاي مختلفي از جمله بازرگاني، مديريت اسناد مهندسي، ساختماني، مديريت جلسات و ... تحت نرم افزار پروسس ميكر (ProcessMaker) است و مي‌تواند به شما در پياده سازي و ساخت فرآيندها در پروسس ميكر كمك كند.

1- flow objects

  قطعاتي از پازل هستند كه گردش كار كلي را تشكيل مي دهند. سه جسم اصلي جريان با عناوين رويدادها، فعاليت ها و دروازه ها شناخته مي شوند.

* رويدادها: رويدادها نمادهايي مدور هستند كه به عنوان محرك عمل مي كنند: رويداد آغازين، رويداد مياني و رويداد پاياني يك روند خاص. برخي از نمادهاي رويداد عبارتند از:

- پيام: پيامي مانند ايميل يا متن ارسال يا دريافت مي شود.

- پيوند: يك فرآيند بخشي از يك اكوسيستم بزرگ تر است و به يك مجموعه كار جداگانه پيوند مي خورد.

- خطا: مشكلي رخ داده است و باعث قطع جريان كار مي شود.

- تايمر: نمادهاي تايمر مي توانند شروع يك تايمر را نشان دهند (مشتري مي تواند يك دوره آزمايشي رايگان را در يك پنجره 30 روزه لغو كند يا هزينه ماهانه از مشتريان دريافت مي شود) يا يك روز خاص از هفته (مثلا دوشنبه ها) سيستم ليست دريافت كنندگان دوره آزمايشي رايگان اخير را گردآوري مي كند.

- تشديد: يك فرد بالاتر در سازمان درگير فرآيند مي شود. به عنوان مثال، يك عمليات نياز به بررسي دستي توسط يك مدير ارشد دارد.

- فعاليت ها: فعاليت ها به شكل مستطيل هستند و وظيفه خاصي را كه توسط شخص يا سيستم انجام مي شود نشان مي دهند. فعاليت هاي بسياري وجود دارد كه طراحان فرآيند مي توانند ايجاد كنند، مانند فعاليت هايي كه يك بار اتفاق مي افتد، چندين بار اتفاق مي افتد يا در صورت تحقق مجموعه خاصي از شرايط اتفاق مي افتند.

- وظيفه: عملي دقيق كه بايد انجام شود. وظايف بسيار خاص هستند و نمي توان آن ها را به كارهاي اضافي تقسيم كرد.

- تراكنش: فرآيند پرداخت را درگير مي كند.

- فرآيند فرعي:  نشان دهنده مجموعه اي از كارهاي جانبي است كه با هم به صورت جدا از فرآيند اصلي دسته بندي شده اند.

- تماس: فرآيندي معمول است كه در مناطق ديگر گردش كار استفاده مي شود.

- دروازه ها (Gateways): دروازه هاي موجود در نمودار BPMN نمادهايي به شكل الماس هستند كه نقاط تصميم گيري را ترسيم مي كنند. آن ها مي توانند "محل انشعاب هاي موجود در مسير" باشند و جهتي را كه يك فرآيند در آينده تغيير مي دهد تعيين مي كنند. نمونه هايي از نمادهاي دروازه عبارتند از:

1. Exclusive: درگاه اختصاصي به درگاهي گفته مي شود كه از مسيرهاي موجود، تنها يكي را انتخاب مي كند. مثلا، آيا به آن ها اجازه ورود مي دهيد يا آن ها را برمي گردانيد؟

2. Inclusive: در اين انشعاب هاي موجود در مسير، بايد يك تصميم تخصصي تر اتخاذ شود و به هر كدام از مسيرها به صورت مستقل از بقيه اجازه اجرا داده شود يا خير.

3. Parallel: دروازه هاي موازي منتظر شرط خاصي نيستند. آن ها مي توانند همزمان انجام شوند.

2. نمادهاي اشياي اتصال دهنده (Connecting Objects)

- اشياي Connector (متصل كننده)، نحوه اتصال قطعات مختلف پازل با يكديگر را نشان مي دهد. سه نوع اشيا connecting  وجود دارد: جريان هاي توالي (sequence)، جريان پيام ها و انجمن. آن ها با پيكان نشان داده مي شوند.

1. Sequence: جريان پي در پي اشيا را ترسيم مي كند.

2. انجمن: رابطه بين داده ها و اشياي مختلف را به تصوير مي كشد.

3. پيام: پيام ارسالي بين افراد درگير در گردش كار را نشان مي دهد.

 3. خط شناها (Swimlanes) 

درست همان طور كه يك نجات غريق يك استخر 100 متري را به خطوط جداگانه تقسيم مي كند تا زمان شنا فرا برسد، شناگران فرآيند نيز به طرق مختلف وظايف را تقسيم مي كنند.

Pool مي تواند نمايانگر يك بخش كل فرآيند مانند بازاريابي، خدمات به مشتري يا فروش باشد، در حالي كه يك swimlane شامل فعاليت براي يك نقش خاص مانند مهندسين فروش يا يك شخص حقيقي است.

4. درك نمادهاي داده

نمادهاي داده به سادگي نوع خاصي از داده ها يا اطلاعات لازم براي وظيفه در دست انجام را نشان مي دهند. نمادهاي داده لزوماً بر روند گردش كار تأثير نمي گذارند.

در حالي كه فقط برنامه نويسان مي توانند زبان هاي رمزگذاري مانند Java و C را رمزگشايي كنند، BPMN يك زبان بصري مشترك در ميان ذينفعان يك سازمان ايجاد مي كند. با استفاده از اين "الفباي" تصويري در نمودار BPMN، همه افراد در يك سازمان مي توانند ياد بگيرند كه چگونه يك جريان كاري BPM را تجسم كنند.

گروه مديريت فرآيند پارس با سابقه شناسايي و تحليل بيش از 100 فرآيند و گزارش در حوزه هاي مختلف، آماده ارايه هر گونه خدمات در زمينه مديريت فرآيندهاي كسب و كار (BPM) به شما و كسب و كارتان خواهد بود.

از تحليل فرآيندها تا پياده سازي در نرم افزار، در كنارتان هستيم.

همچنين گروه مديريت فرآيند پارس مي‌تواند به وسيله ماژول فارسي ساز پراسس ميكر، اين نرم افزار را براي شما فارسي سازي و شخصي سازي نمايد.

يك نمونه فرآيند پروسس ميكر شامل كدها و فرم هاي توضيح داده شده در برخي ويدئوهاي آموزشي سايت در اين مطلب ضميمه شده است، با دريافت و ورود آن در محيط طراحي فرآيند خود مي توانيد از آن ها استفاده كنيد.

فرم ها و كدهاي ارائه شده در اين فرآيند شامل موارد زير مي باشد:

1. عمليات جستجو و درج

2. ارجاع از يك فرم به فرم ديگر

3. استفاده از كتابخانه mask number در فيلدهاي عددي

4. ورود داده ها از فايل اكسل

5. نمايش اسلايدشو

6. عمليات جستجوي پيشرفته

7. ريست كردن فرم

ما در گروه مديريت فرآيند پارس مي توانيم ضمن بررسي فرآيندها و جريان كارهاي شما، امكان فرآيندهاي آماده پروسس ميكر را در سازمان شما فراهم آوريم.

امكانات نرم افزار ProcessMaker به سازمان ها ارايه مي دهد عبارتند از:

1. طراحي و مدلسازي فرآيندها با استاندارد BPMN 2.0:

با استفاده از BPMN، كاربران مي توانند اقدامات، عملكردها، گره ها و ترتيب فرآيندها را با استفاده از نمودارها و دياگرام هاي گرافيكي مدلسازي كنند. اين نرم افزار امكانات بسياري براي طراحي و مدلسازي فرآيندها ارائه مي دهد، از جمله قابليت تعريف كردن اقدامات چند مرحله اي، قابليت تنظيم برنامه هاي زمانبندي شده، امكان تعيين وظايف و مسئوليت ها براي كاربران مختلف و موارد ديگر.

1. ايجاد فرم هاي سيستمي و پويا (رسپانسيو):

فرم ساز نرم افزار ProcessMaker يك ابزار قدرتمند براي ساخت و مديريت فرم هاي الكترونيكي در فرآيندهاي كسب و كار است. اين فرم ساز به كاربران امكان مي دهد تا با استفاده از يك رابط كاربري ساده و با حداقل نياز به برنامه نويسي، فرم هاي خود را طراحي و به صورت الكترونيكي در فرآيندهاي خود استفاده كنند.

با استفاده از فرم ساز نرم افزار ProcessMaker، مي توانيد فرم هايي با ويژگي هاي پيشرفته مانند فيلد متني، Radio Button، Checkbox، تقويم و ... ايجاد كنيد. همچنين مي توانيد فرم ها را با استفاده از قوانين و محدوديت هاي پيش تعريف شده تنظيم كنيد تا اعتبارسنجي اطلاعات وارد شده نيز صورت گيرد.

1. اتصال و يكپارچه سازي با سيستم ها و نرم افزارهاي ديگر سازمان:

نرم افزار پروسس ميكر قابليت اتصال به سيستم‌هاي ديگر مانند سيستم‌هاي مديريت ارتباط با مشتري (CRM)، نرم افزار حضور و غياب، اتوماسيون اداري، نرم افزار مالي و ساير اپليكيشن‌هاي داخلي سازمان را دارد. اين امكان براي جابجايي و انتقال داده بين نرم افزارها وجود دارد و براي افزايش بهره وري و كارايي كاربران مفيد مي باشد.

1. گزارش گيري از فرآيندهاي سازمان:

نرم افزار پروسس ميكر قابليت توليد گزارش‌هاي جامع و دقيق از فعاليت‌ها و عملكرد فرآيندها را فراهم مي‌كند. اين امكان باعث شفافيت و كارايي بيشتر در سازمان مي‌شود و به مديران كمك مي‌كند تا تصميمات بهتري بگيرند.

ما در گروه مديريت فرآيند پارس مي توانيم ضمن بررسي فرآيندها و جريان كارهاي شما، امكان فرآيندهاي آماده پروسس ميكر را در سازمان شما فراهم آوريم.

يكي از معايب BPMS، احتمالاً سنگين بودن سرمايه‌گذاري اوليه در پياده‌سازي ابزارهاي نرم افزار BPMS براي بسياري از مشاغل كوچك است. همچنين طراحي، اجرا و نگهداري يك سيستم مديريت فرايند مي‌تواند بسيار هزينه‌بر باشد و بايد هزينه‌هاي تعمير و نگهداري زيرساخت‌ها را هم در نظر گرفت.

از ديگر معايب BPMS، پيچيدگي و طراحي دوباره‌ي تمام فرايندهاي سازمان است كه مستلزم صرف زمان و تلاش بسياري است. همچنين، ساختار آن به گونه‌اي است كه به كارمندان اجازه نمي‌دهد تا به هر طريقي كه خودشان مناسب مي‌دانند روي راه حل‌ها كار كنند. آنها بايد تابع فرايندهاي مشخص شده باشد و همين موضوع ممكن است باعث مقاومت كاركنان در استفاده و همسو شدن با BPMS شود.