مديريت فرآيند پارس

نرم افزار BPMS مخفف Business Process Management System است. يك نرم افزار BPMS به سازمان ها كمك مي كند تا فرآيندهاي كسب و كار خود را تحت نرم افزار به صورت سيستماتيك و بهينه شده تحليل، مدلسازي و در نهايت راه اندازي و اجرا كرده و بهبود دهد. به عبارت ديگر، نرم افزار BPMS مي تواند فرآيندها و فرم هاي سازمان شما را تحت نرم افزار، خودكارسازي نمايد. با خريد نرم افزار bpms گروه مديريت فرآيند پارس و راه اندازي آن، ضمن حضور اين گروه در سازمان شما و بررسي و مطالعه فرآيندهاي كسب و كار سازمان، اقدام به تحليل، مدلسازي و در نهايت پياده سازي و مكانيزه كردن فرآيندها در سازمان مي كند.

نرم افزار BPMS مديريت فرآيند پارس از طريق يك پنل فرآيند ساز و فرم ساز تحت وب (بدون محدوديت تعداد كاربر و تعداد فرآيند)، امكان مديريت فرآيندهاي كسب و كار را براي سازمان شما فراهم مي سازد. بدين صورت كه شما مي توانيد فرآيندهاي خود را با استاندارد BPMN 2.0 در اين نرم افزار مدل سازي كرده و همچنين فرم هاي مربوط به هر قسمت از فرآيند را در محيط فرم ساز نرم افزار به صورت گرافيكي و ويژوالي به راحتي طراحي كنيد. سازمان ها مي توانند كليه فرآيندهاي موجود در سازمان را در سيستم مديريت فرآيند پارس طراحي و پياده سازي نموده تا پرسنل سازمان بتوانند درخواست هاي خود را در قالب فرآيند از طريق سيستم كامپيوتري، تبلت و يا تلفن همراه خود، در سازمان به گردش درآورند. همچنين امكان رهگيري و پيگيري فرآيندها و درخواست هاي ارسالي نيز به راحتي توسط افراد در نرم افزار BPMS امكان پذير خواهد بود.

مديريت فرآيند پارس با ارايه خدمات مشاوره، تحليل، پياده سازي و نرم افزاري، يك سيستم مديريت فرآيندهاي كسب و كار (BPMS) را در سازمان به طور كامل راه اندازي كرده و به پرسنل سازمان امكان اجراي فرآيندها و ثبت درخواست هاي خود را در هر زمان و مكاني مي دهد تا افراد بتوانند از وضعيت لحظه به لحظه درخواست هاي خود مطلع گردند و گامي موثر در راستاي هوشمندسازي سازمان خود بردارند.

همچنين گروه مديريت فرآيند پارس يك پكيج از فرآيندهاي آماده رايج نيز تحت نرم افزار پروسس ميكر تهيه كرده است كه سازمان ها مي توانند با خريد و راه اندازي آن پكيج، فرآيندهاي رايج خود را بلافاصله در سازمان به اجرا درآورند.

گروه مديريت فرآيند پارس نرم افزار تايم شيت عملكرد پرسنل و كليه گزارشات وابسته به آن را تحت نرم افزار BPMS پروسس ميكر در شركت هاي مختلفي راه اندازي كرده است. نرم افزار پروسس ميكر (ProcessMaker) يك نرم افزار مديريت فرآيند (BPMS) تحت وب است كه جهت خودكارسازي و اتوماسيوني كردن فرآيندهاي كسب و كار در سازمان ها مورد استفاده قرار مي گيرد.

به همين منظور، امروزه سازمان هاي زيادي اقدام به تهيه و نصب نرم افزار پراسس ميكر مي كنند و پس از آن نياز به پياده سازي و ساخت فرآيندهاي خود در اين نرم افزار خواهند داشت. لازم به ذكر است كه گروه مديريت فرآيند پارس ضمن تجربه  ساخت فرآيند در پروسس ميكر در بسياري از سازمان ها، آماده ارايه انواع خدمات فني و توسعه فرآيندها در نرم افزار ProcessMaker به سازمان شماست.

برنامه هاي مبتني بر جريان كار: اين نوع نرم افزار نشان مي‌دهد كه چگونه مي‌توان فرآيندها را به نحوي بهينه به سيستم‌هاي اتوماتيك و اعضاي تيم محول نمود. براي انجام اين كار، نرم‌افزار جريان كار نيازمند نقشه اي همراه با جزئيات از فرآيندهاي كسب وكار موجود است. اين جزييات به دقت موردارزيابي قرار ميگيرد، تا وظيفه اتوماتيك سازي مراحل ويژه، براي تحويل نتايج و عملكرد بهينه صورت گيرد و از اين طريق، رضايت مشتري افزايش يابد. هر چند، از آنجا كه نرم افزار جريان كار بر روي يك فرايند ثابت اعمال مي‌شود، ممكن است انجام تغييرات خاص در آن مجاز نباشد.

 نرم افزار نظارت بر كارآمدي: تعيين حلقه ضعيفي كه سبب مي‌شود زنجيره فرآيند، غيركارآمد يا ناموفق باشد، هدف اصلي اين نوع از نرم افزارهاي BPM است. اين هدف از طريق نظارت دقيق بر فرآيند از آغاز تا پايان، در عين برخورداري از رابط هاي برنامه كاربردي (API) به منظور برقراري ارتباط با هر نوع سيستم شركتي در طول روند يك فرايند كسب وكار، محقق مي­شود. تشخيص اين گونه محدوديت ها سبب مي شود كه پيداكردن شيوه هاي غلبه بر آنها از طريق مجموعه‌اي از برنامه‌هاي استراتژيك دقيق براي مديريت، ساده‌تر باشد.

 ابزارهاي يكپارچه سازي سيستم هاي كاربردي سازمان (EAI): اين مورد، تركيبي از برنامه  هاي كاربردي مبتني بر جريان كار و نرم افزار نظارت بر كارآمدي است. اين ابزار، API را به منظور استخراج اطلاعات از سيستم هاي گوناگون كه منجر به افزايش سطح كارآمدي فرآيندهاي كسب وكار مي شود، مورد استفاده قرار مي دهد.

نرم‌افزارهاي مديريت فرايند كسب‌وكار (BPM - Business Process Management) براي بهبود و خودكارسازي فرايندهاي سازماني استفاده مي‌شوند. در اينجا سه نوع كاربرد اصلي از اين نرم‌افزارها را بيان مي‌كنم:

خودكارسازي فرايندها: نرم‌افزارهاي BPM براي خودكار كردن وظايف تكراري و زمان‌بر بسيار مفيد هستند. به عنوان مثال، خودكارسازي جريان كاري درخواست‌هاي كارمندان، پيگيري اسناد، يا پردازش فاكتورها مي‌تواند از بار كاري كاركنان بكاهد و كارايي را افزايش دهد.

نظارت و بهبود عملكرد فرايندها: اين نرم‌افزارها به مديران امكان مي‌دهند تا به‌صورت بلادرنگ (Real-time) بر روي فرايندها نظارت داشته باشند، داده‌ها را تحليل كنند و عملكرد سازماني را بهبود بخشند. از اين طريق مي‌توانند گلوگاه‌ها يا مشكلات موجود در فرايندها را شناسايي كرده و اقدامات اصلاحي انجام دهند.

هماهنگي و يكپارچگي بين تيم‌ها و سيستم‌ها: نرم‌افزارهاي BPM به سازمان‌ها كمك مي‌كنند تا فرايندهاي مختلف را ميان تيم‌هاي مختلف و همچنين بين سيستم‌هاي نرم‌افزاري مختلف هماهنگ كنند. اين قابليت به كاهش اشتباهات و بهبود همكاري ميان بخش‌هاي مختلف سازمان كمك مي‌كند.

• BPM امكان بهبود و بهينه‌سازي فرآيندهاي كليدي سازمان را فراهم مي‌كند. با شناسايي، مدل‌سازي، و بهبود فرآيندها، سازمان‌ها مي‌توانند عملكرد خود را بهبود بخشند و به اهداف استراتژيك خود نزديك‌تر شوند.
• اتوماسيون فرآيندها و استفاده از ابزارهاي مديريت فرآيند، به سازمان‌ها كمك مي‌كند تا بهره‌وري خود را افزايش داده، زمان و هزينه‌هاي تكراري را كاهش دهند و منابع خود را بهينه كنند.
• با بهبود فرآيندها، كاهش خطاها و اجراي استانداردهاي كيفيت، BPM به سازمان‌ها كمك مي‌كند تا كيفيت محصولات و خدمات خود را بهبود بخشند و رضايت مشتريان را افزايش دهند.
• BPM به اداره منابع انساني كمك مي‌كند تا با بهينه‌سازي فرآيندها، تخصيص وظايف و ايجاد راهكارهاي هوشمند براي مديريت كارمندان، بهترين استفاده از نيروي كار خود را داشته باشند.
• با شناسايي و مديريت فرآيندهاي مرتبط با ريسك، BPM به سازمان‌ها كمك مي‌كند تا با موفقيت به تحولات و تغييرات محيطي و بازار پاسخ دهند و ريسك‌هاي محيطي را مديريت كنند.
• با تعريف و توضيح دقيق فرآيندها، BPM به ارتباطات داخلي و خارجي سازمان كمك مي‌كند و اطلاعات را به صورت دقيق‌تر و سريع‌تر منتقل مي‌كند.
• با استفاده از BPM، سازمان‌ها مي‌توانند فرآيندهاي خود را بهبود بخشده و بهبودات لازم را ايجاد كنند كه به سازمان‌ها در مديريت بهتر و ارتقاي عملكرد كلي كمك مي‌كند.

به طور كلي، مديريت فرايند BPM به عنوان يك رويكرد استراتژيك و سيستماتيك، به سازمان‌ها كمك مي‌كند تا فرآيندهاي خود را بهبود بخشيده، آن ها را بهينه‌سازي كنند و در نتيجه به يك سازمان بهتر و موفق‌تر تبديل شوند.

امروزه يكي از مهم ترين مشكلات موجود در سازمان ها در سطح كشور، وجود ساختارهاي وظيفه محور و يا سيستم هاي جزيره اي است. از زيان هاي ناشي از چنين ساختارهايي مي توان به اجراي فعاليت هايي غيرضروري، عدم يكپارچگي و عدم تعامل سيستم ها و فرآيندها با يكديگر، توليد گزارش‌هاي دستي با خطاي انساني بالا، صرف زمان اضافي براي انجام كارها، صرف هزينه بيش از حد و درنهايت عدم بهره وري سازمان اشاره كرد. مديران در چنين سازمان هايي اغلب با مشكلات زير مواجه هستند:

- با انجام پيوسته كارهاي تكراري و غير ضروري، شاهد از دست رفتن پول و زمان خود هستند.

- از دليل پيچيدگي و روند طولاني فرآيندها اطلاعي ندارند.

- شناسايي مشكلات و تخلفات انساني در مراحل فرآيندها براي آنان مشكل است.

- هيچ گزارش جامع و دقيقي در هر لحظه از عملكرد بخش ها و فرآيندهاي مختلف سازمان ندارند.

- بهره وري آن ها افت كرده، اما از دليل آن بي اطلاع هستند.

- و ...

امروزه با مطرح شدن مباحثي همچون مديريت فرآيندهاي كسب و كار (BPM)، با ديدگاه فرآيند محور در سازمان‌هاي مدرن مواجه هستيم. در اين راستا مديريت فرآيندهاي كسب و كار به ما اين امكان را مي‌دهد تا ضمن شناسايي كسب و كار سازمان‌ها و تحليل، طراحي و بهينه سازي فرآيندهاي كليدي و مورد نياز سازمان، امكان برقراري ارتباط و يكپارچگي ميان فرآيندها با يكديگر و با ساير سيستم‌هاي داخلي و خارجي سازمان و درنهايت امكان افزايش بهينه سازي را فراهم سازيم.

در نتيجه با ظهور ديدگاه فرآيندگرا در بسياري از سازمان ها و مطرح شدن بحث مديريت فرآيندهاي كسب و كار (BPM)، سازمان هاي مختلف دير يا زود مي بايست نسبت به شناسايي، تحليل و مدل سازي فرآيندهاي كسب و كار خود اقدام كنند.

شناسايي و تحليل فرآيندهاي كسب و كار نيازمند برگزاري جلسات تحليل و مدلسازي فرآيندها در سازمان با حضور افراد مطلع و درگير در فرآيندهاي سازمان است. گروه مديريت فرآيند پارس آماده ارايه هر گونه خدمات در زمينه مشاوره، شناسايي، تحليل و مدلسازي فرآيندها تحت استاندارد BPMN2.0 به سازمان ها خواهد بود.

همچنين سازمان ها پس از تحليل و مدلسازي فرآيندها نيازمند انتخاب يك نرم افزار BPMS جهت پياده سازي فرآيندها در آن هستند. 

اينكه برخي فكر مي‌كنند MIS را بايستي حذف كنند و بجاي آن نرم افزار bpms مناسب تهيه كنند سخن اشتباهي است. MIS به عنوان زير ساخت اوليه نرم افزار bpms مورد استفاده قرار مي‌گيرد. نرم افزار bpms براي آناليز اطلاعات و كمك به تصميم گيري و توليد داشبوردهاي هوشمند نياز به اطلاعات MIS دارد و MIS به عنوان جزئي جدايي ناپذير از نرم افزار bpms وجود دارد.

منتهي ممكن است منظور اين باشد كه برخي از MISها در سازمان وجود داشته باشند و بدلايل فني امكان ارتباط آنها با نرم افزار bpms در جهت غني شدن و تكامل آنها وجود نداشته باشد. در اين صورت اين امكان وجود دارد كه به كمك نرم افزار bpms نرم افزارهاي مديريت اطلاعات يا MIS ساخته شده و از MIS قديمي به يك MIS كه توسط نرم افزار bpms ساخته شده باشد مهاجرت كرد كه البته حرف درستي است. MIS در سازمان قابل حذف شدن نيست.

ابتداي كار: در ابتدا، سازمان‌ها فرآيندهاي كسب و كار خود را به صورت دستي و كاغذي مديريت مي‌كردند. اين فرآيندها غالباً پيچيده، زمان‌بر و مستعد خطا بودند.

استفاده از سيستم‌هاي جزيره‌اي: با پيشرفت تكنولوژي، سازمان‌ها شروع به استفاده از سيستم‌هاي نرم‌افزاري جداگانه براي هر يك از فرآيندهاي خود كردند. اين سيستم‌ها معمولاً به صورت مستقل عمل مي‌كردند و ارتباط موثري با يكديگر نداشتند.

ظهور BPMSنرم افزار : با افزايش نياز به اتوماسيون و يكپارچگي فرآيندها، نرم‌افزارهاي BPMS به وجود آمدند. اين سيستم‌ها قابليت مدل‌سازي، اتوماسيون، اجرا، نظارت و بهبود فرآيندهاي كسب و كار را فراهم مي‌كنند.

بهبود و توسعه: نرم‌افزارهاي BPMS با اضافه شدن ويژگي‌هاي پيشرفته‌تري مانند هوش مصنوعي، يادگيري ماشين، تحليل داده‌ها و ارتباط با سيستم‌هاي ديگر بهبود يافتند. همچنين، با توجه به نيازهاي مختلف سازمان‌ها، اين نرم‌افزارها قابليت سفارشي‌سازي بالايي دارند.

• BPM امكان بهبود و بهينه‌سازي فرآيندهاي كليدي سازمان را فراهم مي‌كند. با شناسايي، مدل‌سازي، و بهبود فرآيندها، سازمان‌ها مي‌توانند عملكرد خود را بهبود بخشند و به اهداف استراتژيك خود نزديك‌تر شوند.
• اتوماسيون فرآيندها و استفاده از ابزارهاي مديريت فرآيند، به سازمان‌ها كمك مي‌كند تا بهره‌وري خود را افزايش داده، زمان و هزينه‌هاي تكراري را كاهش دهند و منابع خود را بهينه كنند.
• با بهبود فرآيندها، كاهش خطاها و اجراي استانداردهاي كيفيت، BPM به سازمان‌ها كمك مي‌كند تا كيفيت محصولات و خدمات خود را بهبود بخشند و رضايت مشتريان را افزايش دهند.
• BPM به اداره منابع انساني كمك مي‌كند تا با بهينه‌سازي فرآيندها، تخصيص وظايف و ايجاد راهكارهاي هوشمند براي مديريت كارمندان، بهترين استفاده از نيروي كار خود را داشته باشند.
• با شناسايي و مديريت فرآيندهاي مرتبط با ريسك، BPM به سازمان‌ها كمك مي‌كند تا با موفقيت به تحولات و تغييرات محيطي و بازار پاسخ دهند و ريسك‌هاي محيطي را مديريت كنند.
• با تعريف و توضيح دقيق فرآيندها، BPM به ارتباطات داخلي و خارجي سازمان كمك مي‌كند و اطلاعات را به صورت دقيق‌تر و سريع‌تر منتقل مي‌كند.
• با استفاده از BPM، سازمان‌ها مي‌توانند فرآيندهاي خود را بهبود بخشده و بهبودات لازم را ايجاد كنند كه به سازمان‌ها در مديريت بهتر و ارتقاي عملكرد كلي كمك مي‌كند.

به طور كلي، BPM به عنوان يك رويكرد استراتژيك و سيستماتيك، به سازمان‌ها كمك مي‌كند تا فرآيندهاي خود را بهبود بخشيده، آن ها را بهينه‌سازي كنند و در نتيجه به يك سازمان بهتر و موفق‌تر تبديل شوند.

يكپارچه‌سازي و گزارش‌گيري با ProcessMaker، يك سيستم مديريت فرآيند كسب و كار (BPM)، داراي مزاياي متعددي است كه شامل موارد زير مي‌شود:

مزاياي يكپارچه‌سازي 

افزايش كارايي: يكپارچه‌سازي فرآيندهاي مختلف كسب و كار به كمك نرم افزارProcessMaker، مي‌تواند باعث افزايش كارايي و كاهش زمان انجام وظايف شود.

بهبود همكاري بين تيم‌ها: با يكپارچه‌سازي سيستم‌ها و فرآيندها، ارتباطات بين تيم‌هاي مختلف بهبود يافته و هماهنگي بهتري حاصل مي‌شود.

كاهش خطاها: با اتوماسيون و يكپارچه‌سازي فرآيندها، خطاهاي انساني كاهش مي‌يابد و داده‌ها به صورت دقيق‌تري پردازش مي‌شوند.

دسترسي بهتر به داده‌ها: يكپارچه‌سازي به كاربران امكان مي‌دهد تا به داده‌هاي مورد نياز خود به راحتي دسترسي داشته باشند و تحليل‌هاي بهتري انجام دهند.

كاهش هزينه‌ها: با بهبود كارايي و كاهش خطاها، هزينه‌هاي عملياتي كاهش مي‌يابد.

مزاياي گزارش‌گيري 

تصميم‌گيري بهتر: گزارش‌هاي دقيق و به موقع، به مديران كمك مي‌كند تا تصميمات بهتري بر اساس داده‌هاي واقعي و به‌روز بگيرند.

پايش عملكرد: گزارش‌ها به كاربران امكان مي‌دهند تا عملكرد فرآيندها و تيم‌ها را به طور مداوم پايش كنند و نقاط قوت و ضعف را شناسايي كنند.

افزايش شفافيت: گزارش‌ها باعث افزايش شفافيت در فرآيندها و عملكردها مي‌شوند كه اين موضوع اعتماد كاربران و مديران را به سيستم افزايش مي‌دهد.

شناسايي مشكلات: با استفاده از گزارش‌ها مي‌توان مشكلات و نقاط ضعف در فرآيندها را به سرعت شناسايي و برطرف كرد.

بهبود مستمر: گزارش‌ها مي‌توانند به عنوان ابزاري براي بهبود مستمر فرآيندها استفاده شوند، زيرا نقاط قابل بهبود را نشان مي‌دهند و امكان پيگيري تغييرات را فراهم مي‌كنند.

اين مزايا نشان مي‌دهند كه يكپارچه‌سازي و گزارش‌گيري با ProcessMaker مي‌تواند تأثير قابل توجهي در بهبود كارايي و اثربخشي كسب و كار داشته باشد.

نرم افزار تايم شيت ( Timesheet ) يا مديريت برگه زماني ، يك سيستم تحت وب است كه به مديران در نظارت بر كاركرد افراد و كاركنان كمك مي كند. دسته بندي وظايف، مرخصي كارمندان، ارسال فايل و نظارت بر نحوه عملكرد كاركنان سازماني از قابليت هاي مهم تايم شيت است. نرم افزار مديريت برگه يا كاربرگ زماني را مي توان به عنوان يك نرم افزار مديريت زمان هم در نظر گرفت. ابزار تايم شيت به كاربران كمك مي كند تا ساعات كاركردشان بر روي وظايف محول شده را به صورت بهينه مديريت كنند. يكي ديگر از قابليت هاي مهم اين نرم افزار، قابليت اتصال به پروژه هاي سازمان و جلسات است.