​

​

سيستم مديريت فرايند كسب و كار (نرم افزار BPMS) مي تواند پس از پياده سازي به عنوان سيستم نظارتي عمل مي كند و بر فرآيند كسب و كار نظارت كند. جنبه نظارتي BPMS، توانايي نظارت، كنترل و بهبود فرآيندهاي تجاري را فراهم مي كند. خريد BPMS با نظارت بر تمامي مراحل، چه به صورت دستي يا خودكار در فرآيند كسب و كار مي تواند اطلاعات فرآيند ارزشمندي را ارائه دهد.

مالكين فرآيند مي توانند آمارهايي مانند ميانگين زمان چرخه، زمان انتظار قبل از انجام يك كار توسط شركت كنندگان انساني و داده هاي هزينه را به دست آورند. مي توان ارقام هزينه را به زمان درگير براي تكميل هر كار در فرآيند و هزينه فرصت به زمان انتظار در زماني كه يك كار فرآيند در صف منتظر پردازش است، اختصاص داد. اين ارقام هزينه را مي توان براي فرآيند جاري اعمال كرد و ارقام هزينه در زمان واقعي را به دست آورد. قابليت نظارت مي تواند به مديران كسب و كار اجازه دهد تا از رويدادهاي غيرعادي مطلع شوند. تراكنش ‌هاي مكرر بانكي و زمان‌هاي طولاني پردازش يك نماينده خدمات مشتري خاص نمونه هايي از اين رويداد ها هستند. از داده هاي فرآيند مي توان براي تعيين محل گلوگاه هاي فرآيند استفاده كرد.

​

سيستم مديريت فرآيند كسب و كار (خريد BPMS) گروه جديدي از نرم افزارها است كه به سازمان ها اجازه مي دهد تا راه حل هاي فناوري اطلاعات فرايند محور را طراحي كنند. فرآيند محور يعني راه حل هاي سيستم مديريت فرآيند كسب و كار قادر به ادغام افراد، سيستم ها و داده ها هستند.

يكي از پيشرفت‌ هاي عمده BPMS نسبت به تلاش‌هاي سنتي بهبود فرآيند كسب‌ و كار مبتني بر فناوري اطلاعات اين است كه فناوري اطلاعات را به صاحبان فرآيند كسب ‌و كار نزديكتر مي‌كند. سازمان‌ هايي كه از سيستم مديريت فرآيند كسب و كار (نرم افزار BPMS) براي انجام تغييرات فرآيند كسب ‌و كار مبتني بر فناوري اطلاعات استفاده مي‌ كنند، قابليت‌هاي زير را به دست خواهند آورد:

1. مشاركت نزديك تر كسب و كار در طراحي راه حل هاي فرآيند كسب و كار مبتني بر فناوري اطلاعات.

2. توانايي ادغام افراد و سيستم هايي كه در فرآيندهاي تجاري شركت مي كنند.

3. امكان شبيه سازي فرآيندهاي تجاري براي طراحي بهينه ترين فرآيندها براي اجرا.

4. توانايي نظارت، كنترل و بهبود فرآيندهاي تجاري در زمان واقعي.

5. توانايي ايجاد تغيير در فرآيندهاي تجاري موجود در زمان واقعي بدون تلاش دقيق براي تبديل فرآيند.

​

خريد ​BPMS باعث بهيود ساختار و الگوي رفتاري كاركنان سازمان مي شود و رضايت كاركنان نسبت به فعاليت ها و فرايند كاري را افزايش مي دهد. ابزارهاي موجود در BPMS منجر مي شود كاركنان احساس قدرت بيشتري داشته باشند.

كاهش دغدغه هاي كاري با كمك ابزارهاي موجود در آن و اعمال شاخصاي كليدي عملكرد (KPI) در فرايندهاي كاري، اعلام پيام و هشدارها در زمان مناسب از ديگر تاثيرات استفاده از نرم افزار BPMS است. از عوامل مهم در عملكرد كاركنان، رضايت آنها نسبت به فعاليت ها و فرآيندهاي كاري است و سازمان ها در تلاش هستند كاركنان راضي و با انگيزه داشته باشند.

استفاده از طرح هاي تشويقي و تنبيه (بر اساس داده ها و اطلاعات شفاف) مي تواند منجر به تعريف اهداف آگاهانه تر براي بهبود ساختار و الگوي رفتاري كاركنان داشته باشد. از طرف ديگر، مكانيزه شدن فرايندها مي تواند حجم كاري كاركنان را كاهش دهد و در نتيجه تمركز آنها را روي كارهاي با ارزش تر و اولي تر بيشتر مي كند.

رضايت كاركنان مر بوط مي شود به نوع نگاه و برداشت كلي و مثبت آنها از فرآيندهاي كاري و همه عوامل مرتبط با رسيدگي به كارها. كاركنان راضي از آموزش ها و مهارت هاي جديد استقبال مي كنند و بهتر و سريع تر اموزش ها را فرا مي گيرند. در برابر تغييرات سازماني كمتر مقاومت مي كنند چونكه علاقمند به اهداف سازمان و سرنوشت آن هستند و از مكانيزه كردن فراينده در همه ابعاد سازمان حمايت مي كنند.

​

​

​

در سازمانهاي بزرگ شناسايي گلوگاه آسان نيست. مي توان برخي از دلايل ايجاد آنها را سريعا حل كرد اما اغلب زماني متوجه اين گلوگاه ها مي شويد كه آسيب قابل توجهي به كسب و كار وارد شده است. وقتي با استفاده از نرم افزار مديريت فرايند كسب و كار ( BPMS) فرايندهاي سازمان طراحي و پياده سازي شوند، مي توان گردش كار و اقداماتي كه روي هر فرآيند انجام شده است را مشاهده كرد. با ثبت تمامي عمليات و لاگ اقدامات انجام شده در سيستم شفافيت در كارها بوجود خواهد آمد.

شفاف شدن كارها علاوه بر كمك به شناسايي و رفع گلوگاه هاي موجود، به درشناسايي و ارزيابي عملكرد كاركنان و واحدهاي سازماني نيز كمك مي كند يعني كاركنان سازمان مي دانند كه اقدامات آنها در هر مرحله قابل رديابي است و انجام ندادن به موقع فعاليت، مي تواند نمرات و پيامدهاي منفي و تنبيه اي برايشان داشته باشد.

با كمك نرم افزار BPMS از مواجه مجدد با گلوگاه هايي كه توسط نيروي انساني ايجاد مي شوند، جلوگيري مي شود و اين اطمينان ايجاد مي شود كه فرايندهاي كسب و كار همواره بدون وابستگي به نيروي انساني يا افراد خاص در سازمان به شكل درست و مناسب انجام مي گردند.

​

​

​

اهميت «مديريت فرايند‌هاي كسب‌و‌كار (BPM)» در ميان سازمان‌ ها روز به روز آشكارتر مي شود اما هنوز باورهاي نادرستي در مورد سيستم يا نرم افزار مديريت فرايندهاي كسب و كار (BPMS) وجود دارد. اين باورهاي نادرست از ناديده گرفتن مسير تحول نرم افزار BPMS و تقليل سيستم‌هاي مديريت فرايند‌هاي كسب‌و‌كار به ابزار‌هايي با ماموريتي حداقلي است. برخي از اين باورهاي اشتباه در زير آمده است:

1. گران هستند.

با وجود قيمت بالاي BPMS‌هاي درون ‌سازماني امروز تحت فناوري ابري و با قيمت گذاري منعطف عرضه مي‌شوند.

1. فقط ابزاري براي مديريت گردش كار هستند.

با انتخاب درست نرم افزار، بايد چرخهٔ حيات كامل مديريت فرايند‌هاي كسب ‌و‌ كار را پوشش داده شود.

1. كار با آنها نياز به برنامه نويسي دارد.

نسل جديد BPMS‌ها با ساده‌سازي و بصري‌سازي ابزارها و امكانات خود، كاربري را براي متخصصان كسب ‌و‌ كار كه آشنايي با برنامه‌نويسي ندارند، ممكن كرده‌اند.

1. نگهداري سخت و پيچيده دارند.

در BPMS هاي ابري همهٔ الزامات زيرساختي برعهده فروشنده است و تنها چيزي كه كسب ‌و ‌كار براي سرمايه گذاري نياز دارد، هزينه بهره‌برداري اوليه و پرداخت صورت‌حساب ماهيانه است.

1. مختص كسب‌ و‌ كار‌هاي بزرگ و فرايند‌هاي پيچيده هستند.

استقبال از BPMS در سازمان هاي بزرگ بيشتر است اما در كسب و كارهاي كوچك و متوسط هم با كمك BPMS هاي ارزان تر و ساده تر مي‌توانند به همان اندازه از مديريت موثر فرايند‌هاي كسب‌و‌كار خود سود ببرند.

​

​

​

در پروژه هاي BPMS مانند هر پروژه ديگر ريسك عدم موفقيت وجود دارد. براي كاهش ريسك نياز است ريسكها شناسايي و سپس تلاش براي كم كردن آنها انجام شود.

عدم اعتقاد مديران به استفاده از BPMS ها، عدم مشاركت مالكان فرايندها، نبود زير ساخت سخت افزاري، شبكه و همچنين زير ساخت اطلاعاتي مناسب، در كنار عواملي نظير انتخاب BPMS نامناسب و انتخاب نادرست فرايند اوليه منجر به طولاني شدن چرخه اجرا و در نتيجه شكست پروژه مي شود.

اگر مديريت اعتقاد به استفاده از نرم افزار BPMS ندارد سراغ BPMS نرويد چونكه عدم اعتقاد آنها به لايه هاي پايين تر منتقل مي شود و استفاده از سيستم متوقف مي شود. اگر مالكين اصلي فرايندها با نرم افزار درگير نشوند كارايي بهبود نمي يابد. BPMS رويكرد Agile دارد و لذا نقش مالكين فرايند در آن بسياز مهم است. اين تفكر كه شما پيمانكار هستيد و كار خود را انجام مي دهيد بايد از ذهن مالكين فرايند خارج شود.

انتخاب پروژه اوليه براي اجرا در BPMS اهميت زيادي دارد . فرايندي كه انتخاب مي شود بايد علاوه بر سادگي و شفافيت، نفوذ خوبي در سازمان داشته باشد و ميزان مشاركت مالكين نيز قابل قبول باشد.

به دليل چابكي خريد BPMS، مالكين فرايند توقع دارند كار سريع تحويل آنها شود. بعد از آماده شدن بخشي از كار آنرا در اختيار مالكين فرايند قرار دهيد تا در صورت وجود نقص همان موقع رفع نقص شود. اجازه ندهيد كه بعد از اينكه همه چيز كامل شد در اختيار كاربر قرار داده شود.

​

​

​

فرايندهاي كسب و كار با تحليل هاي دقيق از روش هاي فعلي كسب و كار بهبود مي يابد. لذا لازمست كه داده هاي فرايندهاي فعلي جمع شوند تا موفقيت فعلي و آتي تضمين شود. براي تحقق اهداف كوتاه و بلند مدت مهم است كه معيارهاي منطقي براي ارزيابي و سنجش عملكرد وجود داشته باشد تا با سنجش آنها بتوان قدمي براي بهبود برداشت. داشتن چنين دركي منجر به توسعه كاربردهاي  نرم افزار BPMS در سه حوزه عملكردي "جمع آوري داده، توليد گزارش و تحليل داده" شده است.

همواره مديريت عملكرد نياز داده دارد. BPMS ها امكان ذخيره داده را در انبار داده مي دهند به گونه اي كه بتوان براحتي براي تحليل و جستجوهاي سازماني در دسترس قرار گيرند.

براي استفاده مفيد از داده هاي جمع آوري شده بايد تحليل انجام شود به همين دليل BPMS ها بايد بتوانند به راحتي و ساده از شاخص ها (KPI) گزارش تهيه كنند تا جهت پيشرفت فرايند را تعيين كنند.

بعد از ارزيابي دقيق فرايند، BPMS ها بايد اطلاعاتي را فراهم سازند كه صاحبان كسب و كار از آن براي تحريك عملكرد در راستاي تحقق اهداف شركت و پيش بيني آتي عملكرد استفاده كنند. اين امر زمان كافي در اختيار مالك كسب و كار قرار مي دهد تا استراتژي هايي براي موفقيت به ارمغان آورند

​

​

قدرت BPMS سنتي رو به افول است و بتدريج سيستم‌‏هاي نرم افزار BPMS كه قابليت ارتباط با سيستم‌هاي هوش تجاري را دارند در حال جايگزيني هستند.. اين سيستم‌ها مفهوم BPMS هوشمند (iBPMS) يا Intelligent BPM Systems را به وجود آوردند.

IBPMS مفهوم جديدي نيست و از زمانيكه سازمان ها از تركيب BPMSها با ساير ابزارهاي هوشمند براي بهبود فرايندهاي سازمان استفاده مي كردند وجود داشته است.

​

مفهوم IBPMS در سال 2012 توسط گارتنر بعنوان مهم ‌ترين موردي كه در نسل آينده‌ BPM سازماني وجود خواهد داشت، معرفي شد. طبق گفته‌ گارتنر، شركت ‌ها مي كوشند تا سيستم ‌هاي مديريت فرايند كسب‌ و كار (BPM) خود را از طريق ادغام سيستم هاي هوش تجاري (BI) خود بهبود بخشند. بنابراين سيستم‌ هاي BPM آنها به سيستم‌ هاي “هوشمند” تبديل مي ‌شود. بدون شك شركت‌هاي داراي اين سيستم‌هاي جديد از يك مزيت رقابتي برخوردار خواهند بود.

IBPMS مخفف مديريت هوشمند فرايند كسب و كار است و يك ابزار قوي براي مديريت كردن فرايندهاي كسب و كار بحساب مي آيد. با زبان ساده مي توان گفت يك iBPMS مجموعه‌اي يكپارچه از فناوري هايي است كه علاوه بر داشتن ويژگي هاي BPMS، امكانات ديگري نظير مديريت محتوا، مديريت تعاملات انساني، تجزيه‌ و تحليل، قواعد كسب ‌و كار، پردازش اتصالات و ثبت فعاليت‌ها نيز دارند. iBPMS داراي قابليت هايي نظير هوش مصنوعي (AI)، پردازش رويداد، تصميم گيري در زمانهاي واقعي و قابليت ابري مي باشد.

​

پياده سازي و ساخت فرآيند در نرم افزار پراسس ميكر

نرم افزار پراسس ميكر (ProcessMaker) يكي از مهم ترين نرم افزارهاي مديريت فرآيندهاي كسب و كار (BPMS) است كه طي سال هاي اخير در سازمان‌هاي ايراني مخاطبان زيادي پيدا كرده است. يكي از مهم ترين دلايل محبوبيت اين نرم افزار، رايگان بودن و متن باز بودن (Open Source) آن است و به همين دليل شما نياز به پرداخت هيچ هزينه اي بابت خريد لايسنس جهت تعريف فرآيند و كاربر در نرم افزار نداريد و مي‌توانيد به تعداد نامحدودي كاربر و يا فرآيند ايجاد نماييد.

گروه مديريت داراي سابقه پياده سازي بيش از 500 فرآيند در حوزه هاي مختلفي از جمله بازرگاني، مديريت اسناد مهندسي، ساختماني، مديريت جلسات، تايم شيت و ارزيابي ميزان كاركرد پرسنل، كليشه سازي چاپ و ... تحت نرم افزار پراسس ميكر (ProcessMaker) است و مي‌تواند به شما در پياده سازي و ساخت فرآيندهاي سازمان تحت اين نرم افزار كمك كند.

طراحي مدل BPMN فرآيند، طراحي فرم هاي پويا (Dynaforms)، انواع كدنويسي ها در فرآيند، طراحي ديتابيس در SQL يا MySQL و ذخيره سازي اطلاعات فرم ها و فرآيندها در آن نيز توسط تيم گروه مديريت فرآيند پارس براي شما انجام خواهد گرفت.

فارسي سازي نرم افزار پروسس ميكر

معتقديم نرم افزار پروسس ميكر براي كسب و كارهاي كوچك قابل استفاده است و در عين حال شركت­ هاي نرم افزاري زيادي اقدام به فروش نرم افزار پروسس ميكر به كسب و كارها و سازمان هاي ايراني نموده اند.

شركت ها و كسب كارهاي زيادي هم نرم افزار Processmaker را خريداري كرده اند ولي به دلايل مختلف موفق نشده اند فرايندهاي خود را در اين نرم افزار پياده سازي و اجرا نمايند يا اينكه اينكار را ناقص انجام داده اند.

 مديريت فرايند مي تواند فرايندهاي شما را در نرم افزار پروسس ميكر پياده سازي كند. 

 مديريت فرايند با در اختيار داشتن يك تيم قوي در زمينه مدلسازي فرايندها با استاندارد BPMN2 در سطح چهارم (فرايندهاي قابل پياده سازي در نرم افزار BPMS) و پياده سازي فرايندها در نرم افزارهاي Processmaker  مي تواند در مدلسازي و پياده سازي فرايندها در كنار شما باشد.