مديريت فرآيند پارس

جهت انجام يك پروژه مديريت فرآيندها (BPM)، سازمان ها نياز به طي كردن چرخه عمر مديريت فرآيند كسب و كار يا BPM Life Cycle دارند. در فازهاي چرخه حيات مديريت فرآيند، پس از طي كردن فاز شناسايي و مدلسازي فرآيندها، وارد فاز پياده سازي و استقرار فرآيندها مي شويم تا فرآيندهاي طراحي و مدلسازي شده را تحت نرم افزار پياده سازي و راه اندازي كنيم. پس از آن، بهينه سازي و نظارت فرآيندها نيز فازهاي بعدي چرخه مديريت فرآيند كسب و كار مي باشند.

در واقع BPMS ها نرم افزارهايي هستند كه فرآيندهاي تحليل و مدلسازي شده را در آن ها پياده سازي مي كنيم. همچنين فرم هاي هر فرآيند نيز در نرم افزار BPMS طراحي و پياده سازي مي شوند. هدف اين است كه فرآيندها تحت نرم افزار پياده سازي شده و اتوماسيوني شوند.

پياده سازي نقطه اي است كه ما به سمت BPMS ها مي رويم و نياز است تا از افراد متخصص در زمينه نرم افزار و آي تي در آن استفاده نماييم.

ما در گروه مديريت فرآيند پارس مي توانيم ضمن بررسي فرآيندها و جريان كارهاي شما، امكان ساخت فرآيند در پروسس ميكر را در سازمان شما فراهم آوريم.

ساخت فرآيندها در پروسس ميكر

از آنجا كه بسياري از سازمان ها اين نرم افزار را به هر نحوي تهيه كرده اند، اما ممكن است زمان و يا نيروي متخصص ساخت فرآيندها در پروسس ميكر را نداشته باشند، لذا گروه مديريت فرآيند پارس مي‌تواند به شما در پياده سازي و ساخت فرآيندهاي سازمان تحت اين نرم افزار كمك كند. همچنين بسياري از سازمان ها نيز ممكن است ساخت فرآيندها و فرم ها را در پروسس ميكر تا حدي انجام داده باشند، اما براي استفاده هاي پيچيده تر كه نياز به برنامه نويسي بيش تري وجود دارد، به افراد متخصص تري در خارج از سازمان داشته باشند و در اين حالت نيز مي توانند از خدمات مديريت فرآيند پارس استفاده نمايند.

لازم به ذكر است كه ParsBPMS داراي سابقه پياده سازي بيش از 500 فرآيند در حوزه هاي مختلفي از جمله بازرگاني خارجي، مديريت اسناد مهندسي، مهندسي ساختماني، مديريت جلسات، تايم شيت و ارزيابي ميزان كاركرد پرسنل، داوري و حقوقي، كليشه سازي چاپ و ... تحت نرم افزار پراسس ميكر (ProcessMaker) مي باشد.

طراحي مدل BPMN فرآيند، طراحي فرم هاي پويا (Dynaforms)، انواع كدنويسي ها در فرآيند، طراحي ديتابيس در SQL يا MySQL و ذخيره سازي اطلاعات فرم ها و فرآيندها در آن نيز توسط تيم گروه مديريت فرآيند پارس براي شما انجام خواهد گرفت.

همچنين گروه مديريت فرآيند پارس مي‌تواند به وسيله ماژول فارسي ساز پراسس ميكر، اين نرم افزار را براي شما فارسي سازي و شخصي سازي نمايد.

1. يك رويكرد مدل سازي فرآيند تعريف شده داشته باشيد.

مانند ساير انواع تجزيه و تحليل، مدل سازي فرآيند يك سفر اكتشافي است. به عنوان يك تحليلگر كسب و كار شايسته، وظيفه شماست كه فعاليت هاي مدل سازي را كه براي هدايت يا تسهيل سفر كشف مدل فرايند خود انجام مي دهيد، شناسايي كنيد. اگر از قبل آن را نداريد، بايد يك رويكرد مدل سازي فرآيند تعريف شده را در پيش بگيريد و تمرين كنيد.

2. يك مأموريت مشخص براي هر مدل ايجاد كنيد.

مدل هاي فرآيندي به طور معمول، محصول بهبود يا مديريت فرآيندهاي كسب و كار يا پروژه هاي فناوري اطلاعات هستند و همه پروژه ها به طور مشخص تلاش هاي موقت و منحصر به فرد هستند. شما به عنوان يك تحليلگر كسب و كار ماهر، هدف مدل فرآيند را در چرخه عمر پروژه خود و ساير پارامترهاي اصلي ماموريت مشخص مي كنيد. شما از پارامترهاي واضح ماموريت براي هدايت فعاليت هاي تأييد و اعتبار مدل فرآيند خود استفاده مي كنيد.

3. بدانيد چه سوالاتي خواهيد پرسيد.

پرسيدن سوالات زياد به اندازه پرسيدن سوالات مناسب مهم نيست. شما بايد بدانيد كه در هنگام استخراج محتواي مدل فرآيند خود، با سنجش زياد به چه سوالاتي پاسخ مي دهيد. شما بايد درك كنيد كه چرا بايد اين سوالات را بپرسيد و به آن ها پاسخ دهيد. شما بايد بتوانيد برنامه خود را قبل از مشاركت ذينفعان اصلي در رويدادهايي مانند كارگاه ها يا مصاحبه ها آماده كرده و به آن ها اطلاع دهيد.

نرم افزار مديريت فرآيند

4. بدانيد كه چگونه همه فرآيندها و فعاليت ها را بدون ابهام شناسايي، عادي سازي و تعريف كنيد.

شما قادر به درك مداوم فرآيندهاي كسب و كار در هر مقياس و درجه انتزاعي هستيد. شما همچنين بايد بدانيد كه چگونه هر فرآيند نامزد را عادي كنيد و پس از عادي شدن يك تعريف بدون ابهام ارائه دهيد. علاوه بر اين، شما يك چارچوب تعريف فرآيند را درك كرده ايد و نحوه عملكرد فرآيندهاي كسب و كار را نشان مي دهد. شما مي توانيد فرآيندها را به عنوان مجموعه اي از فعاليت ها كه توسط رويدادهاي تجاري آغاز شده و نتايج را ارائه مي دهند، درك كنيد. اين درك شما را به تعريف فرآيندها و فعاليت هايي كه خود را به عنوان خدمات قابل استفاده مجدد نشان مي دهد، مي رساند و مي توانيد دليل آن را توضيح دهيد. به اين ترتيب، شما در بحث معماري خدمات گام برمي داريد.

5. بدانيد كه چه كساني، چه وقت و چگونه با ذينفعان اصلي مشاركت خواهيد كرد.

شما مشخص مي كنيد كه ذينفعان كليدي در مدل فرآيند شما چه كساني هستند. شما در مورد زمان و چگونگي مشاركت آنها در فعاليت هاي استخراج و اعتبارسنجي مدل فرآيند، شفاف و متفكر هستيد. شما مي دانيد چگونه عمداً ذينفعان اصلي را در استخراج محتواي مدل مشاركت دهيد. شما ذينفعان كليدي را در بررسي مدل ها مشاركت مي دهيد و قبل از تكميل مدل هاي فرآيندي، بازخورد آن ها را حل مي كنيد. در نتيجه شما تقريباً تضمين مي كنيد كه مدل هاي خود را مورد قبول كسب و كار قرار دهيد.

6. بدانيد كه چگونه كيفيت مدل خود را تأييد خواهيد كرد. 

شما مي دانيد كه چگونه مهم ترين عوامل كيفيت را براي مدل خود تعيين كنيد. شما مي دانيد كه چگونه آن ها را اندازه گيري خواهيد كرد. شما مي دانيد چه سوالاتي را بايد بپرسيد و از چه كساني اطمينان داريد كه در مدل تكميل شده شما به اندازه كافي وجود دارند.

گروه مديريت فرآيند پارس مي تواند كليه خدمات فني موردنياز را در جهت پياده سازي و ساخت فرآيند در پروسس ميكر به شما ارايه دهد.

نمونه هاي زيادي از مدل هاي فرآيند كسب و كار ايده آل وجود دارد.آن ها را مي توان در كتاب هاي درسي، آنلاين، آموزش ها و نمايش محصولات مشاهده كرد. اما در دنياي واقعي ...  كارايي بسياري از مدل هاي فرآيند كسب و كار از انتظارات كمتر است.

عليرغم سرمايه گذاري قابل توجه در زمان و تلاش ذينفعان، بسياري از مدل هاي فرآيند كسب و كار هنوز براي اهداف مورد نظر خود مفيد نيستند. بسياري از آن ها كسب و كار را به اندازه كافي دقيق نشان نمي دهند يا فاقد مشاركت كليدي سهامداران براي تصميم گيري واقعي هستند، يا انواع اطلاعات فرآيند مورد نياز خوانندگان مدل را شامل نمي شوند، يا حتي خوانندگان آن ها را با نماد گرافيكي پيچيده يا ناسازگار اشتباه مي گيرند.

هيچ يك از اين نوع شكايات را نبايد به دليل محدوديت هاي محيطي يا پروژه اي مانند ابزارهاي مدل سازي موجود، سطح دانش يا قابليت هاي متخصصان موضوعات تجاري كه ممكن است براي مشاركت در توسعه مدل فراخوانده شوند، يا حتي زمان و تلاش محدود كرد. پروژه ها طبق تعريف، تلاش هاي موقت منحصر به فردي هستند، بنابراين اين متغيرها در درجات مختلف در همه پروژه ها وجود دارند. بله، آن ها بر هر فعاليت مدل سازي فرآيند تأثير مي گذارند يا آن را محدود مي كنند، اما يك تحليل گر تجاري يا تحليل گر فرآيند قادر به مديريت و كار با آن ها يا پيرامون آن ها است.

علت اصلي مدل فرآيند كسب و كار كه با اين لايحه مطابقت ندارد، صلاحيت يك تحليل گر تجاري يا تحليل گر فرآيند براي توليد مدل در حين پويايي معمول پروژه است.

تحليلگران تجاري و تحليلگران فرآيند كه مدل هاي فرايند كسب و كار را با استفاده از روش هاي موقت يا تجربه گذشته آماده مي كنند، مستعد انجام حداقل برخي از اين 6 اشتباه رايج در مدل سازي فرآيند كسب و كار هستند.

گروه مديريت فرآيند پارس مي تواند كليه خدمات فني موردنياز را در جهت پياده سازي و ساخت فرآيند در پروسس ميكر به شما ارايه دهد.

6 اشتباه اصلي در مدل سازي فرآيند كسب و كار

1. رويكرد مدل سازي فرآيند تعريف نشده

2. هدف مدل نامشخص

3. عدم طرح سوالات مناسب

4. ضعف فرآيند و تعريف فعاليت

5. مشاركت ذينفعان كليدي كافي نيست.

6. اعتبار سنجي مدل ناكافي است.

اگر توليد يك مدل نرم افزار مديريت فرآيند كسب و كار با كيفيت بالا براي نقش شما يا پروژه شما مهم نيست، در واقع نيازي به سطح بالايي از طراحي حرفه اي مدل سازي فرآيند نداريد. اين كار را به تحليلگر تجاري پروژه بسپاريد. از شما انتظار مي رود كه سطح بالايي ازطراحي حرفه اي مدل سازي فرآيند را پياده كنيد تا بتوانيد مدلي را كه براي هدف مورد نظر پروژه مناسب است تسهيل كرده و به آن دست پيدا كنيد.

ERP در رابطه با ماژول ها و توابع است

اگر فكر مي كنيد كه تعريف BPM بسيار شبيه به   ERP يا Enterprise resource planning  به نظر مي رسد، اشتباه نمي كنيد. سيستم هاي ERP بر عملكردها و ماژول هاي مختلف كسب و كار متمركز هستند. ERP همچنين مي تواند داده هاي ماژول را رديابي نمايد. اين راه حل همه چيز از فروش تا دستمزد كارمندان  را رديابي مي كند، در حالي كه اجازه جريان آزاد اطلاعات بين ماژول ها را مي دهد.

با توجه به نياز سازمان، BPMS نرم افزار قابل طراحي براي گردش كار است. در حالي كه از نرم افزار ERP به عنوان يك برنامه از قبل طراحي شده استفاده مي شود كه قابليت طراحي مجدد و فرآيندسازي آن صفر است و اعمال تغييرات در آن به زمان و هزينه بيش تري نياز دارد.
نرم افزار BPMS در واقع يك فرآيندساز سازماني بر اساس گردش كار سازمان است و ERP يك نرم افزار مديريت فرآيند پشتيبان كننده از اعمال فرآيندسازي مي باشد.
• نرم افزار BPMS فرآيند سفارش است، در حالي كه ERP براي حوزه كاري خاص طراحي مي شود.
• سازمان ها با ابزار BPMS امكان طراحي و تغيير فرآيند پياده سازي شده را مطابق با سليقه و شرايط موجود در سازمان خود دارند، اين در حالي است كه ERP يك نرم افزار از پيش توسعه داده شده است كه ايجاد تغييرات در آن به راحتي امكان پذير نيست.
• نرم افزار BPMS توسعه دهندگان را قادر مي سازد تا گردش كار بين اجزا را از خود اجزا جدا سازند. بنابراين سيستم هاي گردش كار فرآيند محورند و بر مديريت منطق گردش كار تمركز دارند.
• در مقابل، سيستم هاي ERP داده محورند و بر منطق وظيفه اي تمركز دارند. ERPها براي انجام اين كار از يك زير ساخت داده اي همگن در سراسر سازمان براي پشتيباني از كاربردهاي متنوع شان برخوردارند.
• اعمال تغييرات در فرآيندها، در ERP بسيار هزينه بر و زمان بر است. اما در BPMS اين عمل با هزينه كم و در زمان اندكي صورت مي گيرد.
• زمان آماده به كار ERP نسبت به BPMS كوتاه تر است (ERP محصولي آماده است، اما BPMS بايد ساخته شود).
• ERP فقط در سازمان هاي بزرگ و بلوغ يافته جواب مي دهد. اما BPMS در ابعاد متوسط و بزرگ و همچنين در هر سطحي از بلوغ سازماني، پاسخ گوي نيازها است.
• ريسك استفاده از ERP بسيار بالاتر از BPMS است، زيرا ERP به سازمان شكل جديدي مي دهد كه ممكن است مورد پذيرش قرار نگيرد، اما BPMS توسط يا با مشاوره خود سازمان توليد مي شود و به راحتي نيز قابل تغيير است.
• بخش هايي از سازمان (مانند وقوع فرآيندهاي جديد) ممكن است تحت پوشش ERP قرار نگيرد كه در اين حالت استفاده از راهكارهاي مكمل الزامي است. ولي BPMS چون خود به وسيله سازمان ها كنترل مي شود، در نتيجه توسعه سيستم آن به سادگي امكان پذير است.
• BPMS امكان مدل سازي فرآيندها در سطح جزئيات را فراهم ساخته است، كاري كه ERP از انجام آن ناتوان است.ERP بر پايه ماژول ها و كاركردها بنا شده است.
• BPMS ها روي شمار قابل ملاحظه اي از كاركردها و ماژول هاي تجاري تمركز مي كنند و توسط آن ها مورد پشتيباني قرار مي گيرند. ERP هم براي ردگيري داده ها روي ماژول هاي مختلف كارآمد است.
• BPMS به شما امكان مدل سازي كسب و كار بر پايه گردش كار و سطح شخصي سازي را مي دهد. اين امكان در ERP عملا خارج از دسترس است.ERP داده ها را روي يك سرور مركزي ذخيره مي كند و واحدهاي مختلف ورودي هاي خود را روي آن ثبت مي نمايند. تمام اين اطلاعات در يك مكان ذخيره مي شوند.

ساخت فرآيند در پروسس ميكر
• ERP نماي جامع و سازماني را به كاربران نشان مي دهد كه BPMS نمي تواند اين كار را انجام دهد.
• درERP ذخيره سازي اطلاعات در سطح بالا و كاملي انجام مي شود. معمولا BPMS ها در يك سيستم ERP گسترده تر ادغام مي شوند و البته ERP نمي تواند مانند BPMS مديريت فرآيندهاي تجاري را انجام دهد.
• BPMS ها جنبه هاي مهمي از فرآيندهاي تجاري را تعيين مي نمايند كه در ERP موضوعيت ندارد.
• فرآيندهاي تحت نظارت BPMS داراي كيفيت بالاتري هستند و اين به دليل بالاتر بودن سطح جزئيات مطرح شده در آن است.

تحليلي كه ميخوانيد برگرفته از تجربيات جمع بزرگي از متخصصين فعال و با تجربه در پروژه هاي BPMS در داخل و خارج از كشور است.

اين سئوال كه آيا در تهيه خريد نرم افزار BPMS بايد اصولاً به سراغ نرم افزارهاي متن باز رفت يا خير؟ خيلي كلي است. يعني بسته به هر حوزه نرم افزاري پاسخ ميتواند متفاوت باشد.

منظور از حوزه هاي نرم افزاري مواردي مثل زير است:

سيستم هاي MIS مثل سيستم هاي مالي، منابع انساني، انبار، فروش و ارتباطات با مشتريان و….
سيستم هاي فرايند محور و نرم افزار BPMS
هر يك از اين حوزه ها را به تفكيك ميتوان تحليل كرد با اين حال هدف از اين مطلب بررسي سوال اصلي است كه آيا BPMS هاي متن باز بهترين گزينه است؟

چرا BPMS متن باز بهترين گزينه است؟

آيا سيستم هاي MIS متن باز گزينه مناسبي است؟
پيش از پرداختن به موضوع اصلي يك تحليل مقدماتي و ابتدايي در مورد اينكه بهتر است در حوزه سيستم هاي اطلاعات مديريت و سيستم هاي داده محور به سراغ نرم افزارهاي متن باز رفت يا خير؟ ارائه خواهيم كرد.

سيستم هاي متن باز نياز به بومي سازي و انطباق با قوانين و چارچوب هاي هر كشوري را دارند. مثلا در حوزه سيستم هاي مالي نياز داريم تا الزامات و چارچوب هاي سازمان هاي بالادستي مثل وزارت اقتصاد و دارايي، سازمان امور مالياتي، سازمان حسابرسي و…. را تامين كنيم. پس در چنين سيستم هايي در صورت بكارگيري ابزارهاي متن باز بومي سازي و اعمال تغييراتي خواهيم داشت كه هزينه آنها بعضاً چند برابر خريد سيستم هاي آماده خواهد بود. شرط انصاف است اگر بگوييم سيستم هاي با كيفيت قابل قبول در حوزه هايي مثل مالي، منابع انساني، انبار و موارد مشابه توسط شركت هاي ايراني تهيه و ارائه ميگردد. البته حوزه فروش و ارتباطات با مشتريان (CRM) از اين قاعده مستثني بوده و سيستم هاي داخلي تقاوت هاي زيادي با نرم افزارهاي خوب بين المللي در اين حوزه دارند و از كيفيت نازل تري برخوردار هستند.

شايد سوالي كه در بسياري از سازمان‌ها بسياري از مديران و پرسنل با آن درگير باشند، آن است كه از نرم‌افزارهاي مديريت فرآيند (BPMS) خارجي استفاده كنند يا ايراني؟

از نرم‌افزارهاي BPMS خارجي مي‌توان به نرم‌افزارهايي همچون بيزاجي، پراسس ميكر، كاموندا و ..‌. اشاره كرد كه در بسياري از سازمان‌ها مورد استفاده قرار مي‌گيرند و از محبوبيت زيادي برخوردارند.
از سوي ديگر، سازمان‌هاي مختلفي نيز در داخل كشور اقدام به توسعه نرم‌افزارهاي BPMS شخصي كرده‌اند كه توسط خود آن‌ها به فروش مي‌رسد.

نرم افزار ProcessMaker

حال سوالي كه براي بسياري پيش مي‌آيد آن است كه كدام دسته از BPMS ها بهتر است؟ داخلي يا خارجي؟

براي رسيدن به نتيجه درست، لازم است تا ابتدا به اين نكته اشاره شود كه يك نرم‌افزار BPMS معتبر بايستي حتما تحت استاندارد BPMN باشد و براي طراحي و مدل‌سازي فرآيندها، از اين استاندارد در آن استفاده شود.
استاندارد BPMN يك استاندارد جهاني است كه در تمامي دنيا مورد استفاده قرار مي‌گيرد و زبان مشتركي در ميان تمامي فعالان حوزه مديريت فرآيندهاي كسب و كار است.

بدين ترتيب، پيش از آن كه در مورد ايراني يا خارجي بودن يك BPMS فكر كنيد، بايد ابتدا اطمينان حاصل كنيد كه نرم‌افزار شما تحت استاندارد BPMN باشد.
نرم‌افزارهاي خارجي نام‌برده همگي تحت اين استاندارد هستند. اما در مورد نرم‌افزارهاي داخلي بايد از اين نكته مطمئن شويد.

گروه مديريت فرآيند پارس مي تواند كليه خدمات فني موردنياز را در جهت ساخت فرآيند در پروسس ميكر به شما ارايه دهد.

اتوماسيون فرآيندها (Process Automation): از طريق استفاده از سيستم‌ها و نرم‌افزارهاي خاص، فرآيندهاي كسب و كار اتوماتيك شده و بدون نياز به دخالت دستي انجام مي‌شوند.

مديريت و كنترل فرآيندها (Process Orchestration): ترتيب و هماهنگ‌سازي فرآيندها و وظايف مختلف به منظور بهبود هماهنگي و بهره‌وري.

پايش و نظارت (Monitoring): نظارت مستمر بر فرآيندها و عملكرد آنها با استفاده از اطلاعات و گزارش‌هاي توليد شده.

تصميم‌گيري هوشمند (Intelligent Decision Making): استفاده از تكنولوژي‌هاي هوش مصنوعي (AI) و تجزيه و تحليل داده‌ها براي اتخاذ تصميمات بهينه.

استانداردسازي (Standardization): تعيين استانداردها و رويه‌هاي مشخص براي انجام فعاليت‌ها با هدف افزايش يكنواختي و كاهش اختلالات.

يكپارچه‌سازي سيستم ها (Integration): يكپارچه‌سازي نرم افزارها، سيستم‌ها، و منابع اطلاعاتي مختلف به منظور افزايش تداوم و تطابق فعاليت‌ها.

BPA به شركت‌ها كمك مي‌كند تا در مواجهه با چالش‌هاي مختلف كسب و كار، افزايش بهره‌وري، كاهش هزينه‌ها، و ارتقاء سطح خدمات خود پيشرفت كنند. اين تكنولوژي در صنايع مختلف مورد استفاده قرار مي‌گيرد،

نرم افزار پروسس ميكر از جمله نرم افزارهاي BPMS متن باز و رايگان خوب در سطح دنياست كه مدرسين ما تجربه سال ها كار با نسخه هاي مختلف آنرا دارند.

در اين دوره آموزشي كه به مدت ۸ ساعت برگزار خواهد شد، ابتدا به بيان مباحث مربوط به مدلسازي فرايند با استاندارد BPMN2 به مدت ۲ ساعت پرداخته ميشود.

برخي از مهم ترين سرفصل هاي آموزشي طي اين ۲ ساعت عبارتند از:

معرفي علائم استاندارد BPMN شامل: فعاليت‌ يا Task، شاخه يا Flow، رويداد يا Event، درگاه تصميم‌گيري يا Gateway
آشنايي با انواع Task ها
دروازه ها و انواع آنها
تشريح كامل event ها و كاربرد آنها شامل: رويدادهاي آغازين، رويدادهاي پاياني و رويدادهاي مياني
خطوط جريان و swimlanes
معرفي انواع زيرفرآيند
مدلسازي چند نمونه فرايند
سپس به مدت ۳ ساعت مدرس نسبت به معرفي نرم افزار Process Maker اقدام خواهد نمود.

آموزش دانلود، نصب و لاگين در نرم افزار Process Maker
نصب زبان فارسي
تعريف كاربران، گروه هاي كاربري، دپارتمان ها و نقش ها
منابع، محيط، تنظيمات و لاگ
آشنايي با ميز كار و محيط كاربري نرم افزار Process Maker
آموزش طراحي فرايندها
آموزش نحوه ارتباط با ساير بانك­هاي اطلاعاتي
آموزش طراحي فرم ها
جداول سيستمي و وب كنترل
آموزش پياده سازي دروازه ها و انواع تريگرها
اسناد ورودي و اسناد خروجي