پس از تحليل يك فرآيند در سازمان، ارزيابي فرآيند جاري در دستور كار قرار دارد. هدف از اين ارزيابي، تشخيص علل اصلي مشكل در فرآيند جاري است. پس از تحليل فرآيند جاري، ممكن است احساس كنيد با دلايل ريشه اي مشكلات فرآيند جاري كاملا آشنا شده ايد، اما انجام اين مرحله (ارزيابي فرآيند جاري) مهم است. اگر ارزيابي را انجام دهيد ممكن است متوجه شويد كه دلايل اصلي يك موضوع بسيار متفاوت با آن چيزي است كه در ذهن خود داشته ايد.
مراحل ارزيابي يك فرآيند به شرح زير است:
1. ارزيابي هاي اوليه و اهداف تعيين شده را بررسي كنيد.
هر نوع اطلاعات جديدي كه در زمينه تحليل فرآيند موجود به دست آمده بود را بررسي كنيد و اگر به اين نتيجه رسيديد كه اطلاعات قبلي نياز به بازنگري دارد، اين كار را انجام دهيد.
2. برداشت هاي اوليه مشاركت كنندگان درباره نقاط قوت و ضعف و بهبودها را capture كنيد.
مسلما در اين لحظه، يعني پس از تحليل فرآيند، شناخت نسبتا خوبي براي اعضاي تيم حاصل شده است. مشكلات، ويژگي هاي مثبتي كه بايد حفظ شوند و بهبودهاي امكان پذير. بنابراين، فرصت خوبي است كه در يك جلسه طوفان ذهني اين نظرات را استخراج كرده و مستند سازيد.
3. تصميم اوليه را درباره رفتار با فرآيند بگيريد.
پنج گزينه مختلف درباره رفتار با فرآيند، مقابل اعضاي تيم ارزيابي است:
- حذف فرآيند: اگر فرآيند كلا غيرضروري است يا منافع آن توجيه كننده هزينه هايش نيست، مي تواند حذف شود. هرچند چنين حالتي كم تر اتفاق مي افتد.
- برون سپاري فرآيند: در بسياري از فرآيندهاي فرعي كه كار اصلي سازمان محسوب نمي شوند، برون سپاري گزينه مناسبي است.
- رها كردن فرآيند به حال خود: اگر فرآيند مشكلي ندارد، منشا مشكلات در جاي ديگري است. مثلا كسي از فرآيند تبعيت نمي كند و يا آموزش لازم است. قانون 10 درصد را اعمال كنيد، يعني اگر فرآيند جديد حداقل 10 درصد بهتر از فرآيند قبلي نيست، به حال خود رهايش كنيد.
- بهبود فرآيند: در اين حالت، ساختار فرآيند مناسب است اما بايد بهينه سازي انجام گيرد.
- طراحي مجدد فرآيند: فرآيند بايد كلا از نو طراحي شود.
4. نقاط اهرمي فرآيند راشناسايي كنيد.
چه چيزي واقعا در اين فرآيند حائز اهميت است؟ نقطه اهرمي ممكن است يك فعاليت يا مرحله اي از فرآيند باشد كه تاثيري بيش از سهم خود بر عملكرد كل فرآيند دارد. بعيد نيست كه مشكل اصلي فرآيند در چنين نقاطي باشد.
5. فرآيند را در برابر توانمندسازهاي شش گانه ارزيابي كنيد.
توانمندساز يكي از جنبه هاي فرآيند است كه آن را قادر مي سازد تا به طور مناسب انجام شود. توانمندسازهاي شش گانه عبارتند از: طرح گردش كار، فناوري اطلاعات، انگيزش و اندازه گيري عملكرد، نيروي انساني، خط مشي ها و قواعد، تجهيزات. اگر توانمندسازي موجود نباشد و يا نامناسب باشد، يك ضعيف ساز تلقي مي شود.
6. گام هاي فرآيند را ارزيابي كنيد.
ارزيابي جزيي مراحل منفرد فرآيند را مي توان انجام داد. براي هر فعاليت مي توان چنين سوالاتي را مطرح كرد:
- آيا اين گام لازم است؟ آيا به نتيجه مفيدي منجر مي شود؟
- آيا يك مشتري منطقي و عاقل حاضر است براي آن پول بپردازد؟
- آيا فرد مناسبي اين كار را انجام مي دهد؟
- آيا اين فعاليت به نحو مناسب پشتيباني و پياده سازي شده است؟
7. بر پيشنهاد دادن تمركز كنيد.
علاوه بر مستندسازي ارزيابي ها ممكن است جمع كردن و سازمان دادن ليستي از ايده هاي بهينه سازي فرآيند مفيد باشد. منظور، بهينه سازي هاي امكان پذير در فرآيند است كه هزينه و زمان كمي مي برند و نتيجه قابل توجهي دارند كه خيلي زود مشخص خواهد شد.
8. تصميم نهايي را درباره رفتار با فرآيند بگيريد.
نگاه نهايي به آنچه تا به حال انجام شده داشته باشيد. هدف اصلي از اين بخش آن است كه هر نوع محدوديت يا الزامي كه كسب و كار ما مقرر داشته و بر روند انجام فرآيند اثرگذار است، شناسايي شود. بسياري از اين محدوديت ها و الزامات قابل مشاهده اند، چرا كه آن ها را در مدل تحليل با سمبل gateway در گردش كار فرآيند نشان داده ايم. اما تشخيص بقيه ممكن است نياز به دقت بيش تري داشته باشد. با پرسيدن اين سوال كه "آيا اين تاييد يا تصميم گيري در فرآيند واقعا لازم است؟" مي توان به دنبال دليل وجودي هر نوع خط مشي، قاعده يا الزامي گشت.
در همين راستا، از آنجا كه بسياري از سازمان ها اين نرم افزار را به هر نحوي تهيه كرده اند، اما ممكن است زمان و يا نيروي متخصص ساخت فرآيند در پروسس ميكر را نداشته باشند، لذا گروه مديريت فرآيند پارس مي‌تواند به شما در پياده سازي و ساخت فرآيندهاي سازمان تحت اين نرم افزار كمك كند.
