مديريت فرآيند پارس

نرم افزار BPMS يك ابزار نرم افزاري است كه براي مديريت و بهينه سازي فرآيندهاي كسب و كار در سازمان ها استفاده مي‌شود. نقش اصلي اين نرم افزار در چابكي سازمان عبارت است از:

1. توسعه و بهره برداري از فرآيندهاي چابك:

نرم افزار BPMS به سازمان‌ها كمك مي‌كند تا فرآيندهاي خود را به صورت هوشمند و سيستماتيك تعريف كنند و در طي زمان اين فرآيندها را بهبود ببخشند. با استفاده از اين نرم‌افزار، سازمان‌ها مي‌توانند فرآيندهاي مختلف را مدلسازي و طراحي كرده و به سادگي تغييرات لازم را در هر زمان در اين فرآيندها اجرا كنند.

2. اتوماسيون فرآيندها:

نرم افزار BPMS قابليت اتوماسيوني كردن فرآيندها را فراهم مي‌كند. اين نرم افزار قادر است تا مراحل مختلف فرآيندها را جايگزين كارهاي دستي كرده و بر اساس قوانين و روش هاي تعيين شده توسط سازمان، فرآيندها را به صورت خودكار اجرا كند. به اين ترتيب، سرعت انجام فرآيندها افزايش يافته و احتمال وقوع خطاها كاهش مي‌يابد.

3. ارتباط و هماهنگي بين بخش‌هاي سازمان:

به عنوان يك سيستم مركزي، نرم افزار BPMS باعث ايجاد ارتباط و هماهنگي بين بخش ‌ها و واحدهاي مختلف سازمان مي‌شود. اين نرم افزار به تيم ها امكان مي‌دهد تا با همكاري و تعامل بيش تر بر روي يك فرآيند مشترك كار كنند و به صورت هماهنگ به اهداف سازماني دست يابند.

4. مديريت و كنترل فرآيندها:

با استفاده از نرم افزار BPMS، سازمان‌ها قادر خواهند بود فرآيندهاي خود را مديريت و كنترل كرده و بر عملكرد آن ها نظارت داشته باشند. اين نرم افزار قابليت نظارت، گزارش دهي و اندازه گيري عملكرد فرآيندها را به صورت زنده و در هر لحظه فراهم مي كند. اين اطلاعات به سازمان كمك مي‌كند تا فرآيندهاي خود را بهبود بخشد و به شناخت و برآورد عملكرد سازمان كمك مي‌كند.

به طور كلي، نرم افزار BPMS در چابكي سازمان نقش مهمي دارد و به سازمان ها كمك مي‌كند تا فرآيندهاي خود را به صورت چابك و سيستماتيك مديريت كنند، هماهنگي را افزايش داده و كنترلي بر عملكرد فرآيندها داشته باشند. همچنين مهم ترين نقش نرم افزار BPMS در چابكي سازمان، امكان تطبيق فرآيندهاي سازمان با تغييرات به وجود آمده در سازمان، بازار و شرايط مي باشد.

گروه مديريت فرآيند پارس ضمن دريافت و تحليل روش اجرايي فرآيندهاي مختلف و
فرم هاي هر بخش از شركت ساختماني موردنظر، اقدام به پياده سازي فرآيندها و فرم هاي مورد نظر تحت يك نرم افزار BPMS (نرم افزار مديريت فرآيندها) به نام نرم افزار پراسس ميكر (ProcessMaker) كرده و بستري را براي اين سازمان‌ها در راستاي مديريت و مكانيزه كردن فرآيندهاي خود و افزايش بهينگي در آن‌ها حاصل نموده است. اين سيستم به شركت ساختماني كمك مي كند تا فرآيندهاي خود را از تعريف هر پروژه گرفته تا گزارش بازديد نظارت از پروژه ها، بررسي نقشه هاي پروژه، خريد محصولات اوليه، مباحث مالي و صورت پرداخت تنخواه و ... را به صورت نرم افزاري و مكانيزه ثبت و مديريت كنند و در نتيجه گزارشات سيستمي نيز از نتايج حاصل از آن ها دريافت نمايند.


برخي فرآيندها و سيستم هاي توسعه داده شده تحت نرم افزار BPMS پروسس ميكر در اين سازمان ها به شرح زير است:
•   فرآيند گزارش بازديد واحد نظارت در هر فاز از پروژه (شروع عمليات ساختماني، تخريب، گودبرداري، فونداسيون، اسكلت، سقف و ...)
•   ثبت و مديريت گريدبندي، چك ليست ها (همچون ايمني و حفاظت كار، گودبرداري (نيلينگ)، سقف كامپوزيت، بتن ريزي، سفت كاري و ...) و محاسبات ارزيابي آن ها به صورت سيستمي و خودكار
•   فرآيند بررسي نقشه هاي پروژه
•   فرآيند رسيدگي به شكايت كارفرما
•   درخواست خريد مواد و محصولات اوليه
•   صورت پرداخت تنخواه
•   و ...
گروه مديريت فرآيند پارس كليه فرآيندهاي مربوطه در اين سازمان ها را طي برگزاري جلساتي با مديران و پرسنل آن ها به طور كامل شناسايي و تحليل كرده و آن فرآيندها را تحت نرم افزار پروسس ميكر به صورت كامل پياده سازي نموده است.

براي تركيب نرم‌افزار مديريت انبار با يك نرم افزار BPMS، مي‌توانيد از قابليت‌ها و ويژگي‌هاي سفارشي‌سازي BPMS بهره ببريد تا اين دو را به هم متصل كنيد.

شناسايي فرايندهاي مديريت انبار: ابتدا بايد فرايندهاي مختلف مديريت انبار خود را شناسايي كنيد، از دريافت سفارش تا تحويل محصولات به مشتريان.

طراحي فرايندها: سپس، اين فرايندها را در BPMS خود طراحي كنيد. براي هر مرحله، گام‌ها و وظايف مشخص شده و ارتباطات بين آنها را تعريف كنيد.

پياده‌سازي اتوماسيون: با استفاده از قابليت‌هاي اتوماسيون BPMS، فرايندهاي مديريت انبار خود را به صورت اتوماتيك پياده‌سازي كنيد. به عنوان مثال، تعيين يك وظيفه به يك كارمند براي دريافت سفارشات جديد و ارسال آن به انبار.

پايش و بهبود: با استفاده از امكانات BPMS براي پايش و پيگيري فرايندها، مي‌توانيد عملكرد مديريت انبار خود را مشاهده و بهبود دهيد. اين شامل مانيتورينگ زمان و مشكلاتي كه ممكن است در هر مرحله رخ دهند مي‌شود.

از طريق اين تركيب، شما مي‌توانيد بهبودي در كارايي و كنترل فرايندهاي مديريت انبار خود داشته باشيد، از جمله كاهش زمان تحويل، كاهش موجودي نامناسب و بهبود خدمات به مشتريان.

طراحي گرافيكي فرايندها: ProcessMaker امكان طراحي فرايندهاي كسب و كار را به صورت گرافيكي با استفاده از ابزارها و كامپوننت‌هاي متنوع فراهم مي‌كند. اين ابزار به كاربران اجازه مي‌دهد تا فرايندها را به صورت ويژوال طراحي كرده و به راحتي آنها را سفارشي‌سازي كنند.

پياده‌سازي و اجراي فرايندها:نرم افزار پروسس ميكر ProcessMaker امكان اجراي فرايندهاي طراحي شده را به صورت خودكار فراهم مي‌كند. اين نرم‌افزار به كاربران اجازه مي‌دهد تا فرايندها را از طريق پنل كاربري مديريت و مانيتور كنند و فعاليت‌ها را پيگيري كنند.

يكپارچه سازي با سيستم‌هاي ديگر: ProcessMaker قابليت يكپارچه سازي با سيستم‌هاي ديگر را فراهم مي‌كند. اين يكپارچه سازي‌ها مي‌تواند شامل اتصال به سيستم‌هاي موجود در سازمان مانند سيستم‌هاي مديريت انبار، سيستم‌هاي مالي، و ساير سيستم‌هاي نرم‌افزاري باشد.

مانيتورينگ و گزارش‌گيري: ProcessMaker امكان مانيتورينگ فرايندها و گزارش‌گيري از عملكرد آنها را فراهم مي‌كند. اين نرم‌افزار به كاربران امكان مشاهده و تجزيه و تحليل اطلاعات مربوط به فرايندها را مي‌دهد تا بتوانند عملكرد خود را بهبود بخشند.

امنيت و كنترل دسترسي: ProcessMaker امكان مديريت امنيت و كنترل دسترسي به فرايندها را فراهم مي‌كند. اين نرم‌افزار به مديران اجازه مي‌دهد تا دسترسي كاربران به فرايندها و اطلاعات مربوطه را مديريت كنند و از اطلاعات محرمانه محافظت كنند.

پشتيباني از استانداردها: ProcessMaker از استانداردهاي مدل‌سازي فرايندهاي كسب و كار مانند BPMN (Business Process Model and Notation) پشتيباني مي‌كند كه اين به كاربران اجازه مي‌دهد تا فرايندهاي خود را با استفاده از استانداردهاي صنعتي مدل‌سازي كنند.

همواره يكي از سوالاتي كه براي بسياري از سازمان ها در زمان خريد و راه اندازي يك نرم افزار BPMS (نرم افزار مديريت فرآيندهاي كسب و كار) مطرح مي شود اين است كه آيا فرآيندهاي آماده اي وجود دارد تا سازمان نيازمند پياده سازي فرآيندها از صفر نباشد؟

گروه مديريت فرآيند پارس با سابقه چندين سال پياده سازي فرآيندها در سازمان هاي مختلف تحت نرم افزار BPMS پروسس ميكر، اقدام به تهيه پكيج هايي از فرآيندهاي آماده مرتبط با حوزه هاي كاري مختلف كرده است. اين پكيج ها تشكيل شده از نمونه هاي موفق فرآيندها در سازمان هاي مربوطه مي باشد كه به صورت كلي در دسته هاي زير قرار مي گيرند:

✅ پكيج اداري
✅پكيج تايم شيت
✅پكيج مهندسي ساختماني
✅پكيج بازرگاني خارجي
✅پكيج توليد و صادرات محصولات نفتي
✅پكيج حقوقي و داوري
✅پكيج مديريت اسناد مهندسي (EDMS)
✅پكيج مديريت جلسات

هر يك از پكيج ها شامل فرآيندهاي مربوط به حوزه خود هستند و هر فرآيند از نمونه موفق و كامل تر خود در ميان چندين سازمان مشابه تهيه شده است.

لازم به ذكر است، از آن جا كه نرم افزار پراسس ميكر يك BPMS اوپن سورس (متن باز) مي باشد، سازمان ها پس از راه اندازي فرآيندهاي مربوطه مي توانند تغييرات موردنياز خود را نيز به راحتي در فرم ها و فرآيندها لحاظ نمايند.

جهت دريافت اطلاعات بيش تر و مشاهده دمو از پكيج ها، با همكاران ما در تماس باشيد.

بسياري از سازمان ها به خصوص در شركت هاي پروژه محور و حوزه EPC، پرسنل سازمان همه روزه بر روي فعاليت ها و پروژه هاي مختلفي كار مي كنند. در اين سازمان ها براي مديران اهميت دارد كه ميزان كاركرد پرسنل خود را در زمان حضور در شركت و ميزان كار بر روي هر پروژه ارزيابي كنند.

مهندسي مجدد فرايندها (Business Process Reengineering) يا به طور مخفف BPR، مكانيزمي است كه با مطالعه دقيق فرايندها بر اساس آمار و اطلاعات و بازنگري تدريجي آن، بهبود عملكرد سازمان را در بر خواهد داشت. امروزه مهندسي مجدد، با نامهاي متفاوتي چون طراحي مجدد فرايندهاي اصلي، نوآوري فرايندي، طراحي مجدد فرايندهاي كسب‌ و كار ، مهندسي مجدد سازمان، طراحي مجدد ريشه‌اي  و معماري مجدد سازمان معرفي مي‌گردد.
مهندسي مجدد اغلب جهت دستيابي به كاهش هزينه‌ها و اصلاحات بنيادين در خدمات، دقت و كيفيت و البته ساده سازي انجام مي‌شود. بنياد مهندسي مجدد بر بررسي فرايندهاي سازمان و شناخت نقاط ضعف و قوت آن حاكم است. ذكر اين نكته لازم است تغييرات بنيادي در فرايندهاي عملياتي سازمان به دليل پيچيدگي داراي ريسك بالايي است بنابراين در صورت عدم انجام صحيح آن، سازمان را دچار مرگ فرايندي خواهد كرد. 

1. فرآيندهاي خود را بشناسيد

كاهش هزينه ها اگر به صورت تصادفي باشد، به جاي اينكه شما را وادار به ايجاد يك استراتژي كاهش هزينه قوي كند، تنها صرفه جويي كوتاه مدت به شما مي دهد. كسب و كارهايي كه هدفشان دستيابي به مقرون به صرفه بودن در بلندمدت است، بايد درك كاملي از تمام فرآيندهاي خود داشته باشند. يك "كتابخانه فرآيند" (سلسله مراتب فرآيند شامل فرآيندهاي اصلي كسب و كار، گروه هاي فرآيند كسب و كار و عملكردهاي مختلف كسب و كار) براي اين منظور براي شما مفيد خواهد بود. اين به عنوان چارچوبي براي تمام فرآيندهاي فعلي كار مي كند و به موارد زير كمك خواهد نمود:

• شناسايي فرآيندهايي كه نياز به توجه فوري دارند
• اولويت قراردادن فرآيندهايي كه مستقيماً با نتيجه سازمان مرتبط هستند
• تعيين جهت براي تجزيه و تحليل كامل
• شناسايي وابستگي هاي فرآيند

اين يافته‌ها براي پايه‌گذاري يك استراتژي قوي بهبود فرآيند كسب‌وكار كه مي‌تواند به صرفه‌جويي در هزينه كمك كند، ضروري است.

2. فرآيندهاي خود را نقشه برداري كنيد

"شما فكر مي كنيد همه چيز را مي دانيد. اما براي شناسايي چيزهايي كه نمي دانيد، از همين امروز شروع به مستندسازي فرآيندهاي كسب و كار خود كنيد!"

ايجاد يك نقشه فرآيند وضعيت موجود، دومين وظيفه بزرگي است كه براي كنترل مخارج سازماني بايد روي آن تمركز كرد. اين يك نماي كلي از تمام فرآيندهايي كه در حال حاضر در يك سازمان اجرا مي شوند و همچنين با تفكيك كامل آن ها را به تصوير مي كشد. هر چه بيشتر در نماهاي سطح پايين تر كاوش كنيد، بهتر اين ايده را در مورد نحوه عملكرد فرآيندها، نحوه ارتباط آنها و نحوه ارتباط هزينه هاي مختلف با آنها ايجاد مي كنيد.

استفاده از نقشه‌برداري فرآيند به سازمان در زمينه هاي زير كمك مي‌كند:

• شناسايي نقاط درد كه نياز به رسيدگي فوري دارند
• شناسايي گلوگاه هايي كه بايد از بين بروند
• تشخيص فاصله بين وضعيت موجود و وضعيت آينده مطلوب
• يافتن فرآيندهاي تكراري يا غير ضروري
• دستيابي به شفافيت عملياتي
• تضمين ارتباط بهتر
• تصميم گيري بهتر

نقشه برداري، تجزيه و تحليل فرآيندهاي كسب و كار را آسان تر مي كند و اين امر بر كاهش هزينه هاي مربوطه تاثيرگذار خواهد بود.

3. فرآيندهاي خود را تجزيه و تحليل كنيد

تجزيه و تحليل هزينه براي ايجاد يك استراتژي كاهش ضروري است و تجزيه و تحليل فرآيند اساساً پايه و اساس آن مي باشد. يك فرآيند را مي توان به دو روش كمي يا كيفي تجزيه و تحليل كرد.

جنبه هاي كمي تجزيه و تحليل فرآيند كسب و كار معمولاً به روش زير طبقه بندي مي شوند:

• تجزيه و تحليل ارزش فرآيند: تجزيه و تحليل ارزش هر يك از وظايف براي دانستن اينكه آيا به طور مستقيم به رضايت مشتري كمك مي كند يا خير.
• تجزيه و تحليل زمان فرآيند: فهميدن اينكه آيا زمان سرمايه گذاري شده به درستي استفاده مي شود يا خير. دو جزء دارد: كل زمان اجرا، كل زمان تاخير.
• تجزيه و تحليل هزينه فرآيند: براي اطمينان از اينكه فرآيندها افزايش درآمد را براي كسب و كار رقم مي زنند. دو جزء اين عبارتند از: كل هزينه اجرا، كل هزينه تاخير.
• تجزيه و تحليل كارايي فرآيند: براي تعيين اينكه كدام فرآيند كارآمد است و كدام يك كارايي ندارد.

با اين حال، همه چيز را نمي توان به صورت كمي تحليل كرد. همچنين جنبه‌هاي رفتاري، فناوري و رويه‌اي فرآيندها وجود دارد كه با در نظر گرفتن سه مؤلفه زير به صورت كيفي تحليل مي‌شوند:

• مردم
• سيستم
• حكومت

همچنين گروه مديريت فرآيند پارس كليه خدمات پياده سازي فرآيندها تحت نرم افزار ProcessMaker را مي تواند به شما ارايه دهد.

در نهايت، تمام مشاهدات براي دستيابي به راه حل هاي بهبود براي هر يك از فرآيندها تركيب مي شوند كه شامل:

• حذف دوگانگي فرآيند
• حذف فرآيندهاي بدون ارزش افزوده
• ادغام دو يا چند فرآيند در يك فرآيند
• ادغام فرآيندهاي ضروري كه گم شده اند

اين عمل برخي از هزينه هاي غيرضروري مرتبط با فرآيندها را نيز كاهش مي دهد.

4. مخارج خود را مشخص كنيد

شناسايي هزينه هاي موجود قبل از يافتن فرصت هاي كاهش هزينه بسيار مهم است. تحليلگران فرآيند را قادر مي‌سازد تا تمام هزينه‌ها (از بالاترين تا كمترين) را دسته‌بندي كرده و اولويت بندي نمايند. بنابراين هنگامي كه تجزيه و تحليل ارزش و هزينه انجام مي شود، بايد حوزه هايي را كه صرفه جويي عمده را ارائه مي دهند از حوزه هايي كه كسب و كار بيشترين هزينه را در آنها انجام داده است، جدا كرد. 3 روش موثر براي انجام آن وجود دارد:

• از هر فرصت ممكني كه كاهش هزينه را تضمين مي كند، استفاده كنيد.
• رويكردي را به كار گيريد كه در آن حوزه هايي كه بيشترين هزينه‌ها را در بر مي‌گيرند اولويت‌بندي شده تا بيشترين استفاده را از سرمايه‌گذاري ببريد.
• رويكردي را به كار گيريد كه در آن دست يافتني‌ترين پيشرفت‌ها اولويت‌بندي مي‌شوند تا بتوانيد از فرصت‌ها حداكثر استفاده را ببريد.

يك ابتكار مديريت فرآيند آن است كه اين كار را با تعريف جريان فرآيندهاي سازماني و ارائه يك ديد روشن در سراسر حوزه هاي عملكردي تسهيل مي كند. مديريت هزينه را آسان‌تر كرده و به تنظيم مدل فرآيند وضعيت فعلي بر اين اساس كمك مي‌كند.

دستيابي به كارايي هزينه براي سازمان هايي كه داراي استراتژي هاي قوي هستند، آسان تر و موثرتر مي شود. در مديريت فرآيند كسب و كار، رويكردي ساختاريافته براي كاهش مخارج سازماني دنبال مي شود كه يكي از اهداف استراتژيك برنامه نيز مي باشد و شامل موارد زير خواهد بود:

• بهينه سازي فرآيند
• حذف زايدات
• استفاده بهينه از منابع
• تراز كردن اجزاي فرآيند
• بهبود عملكرد فرآيند

در اصل، BPM بخش هايي را هدف قرار داده كه هزينه ها بايد كاهش يابد و آن ها را تحت تاثير قرار مي دهد. در نتيجه، شركت‌ها مي‌توانند با موفقيت با چالش‌هاي كسب و كار روبرو شده و بيشترين بازده را با حداكثر حفظ منابع تضمين نمايند.

BPM روشي مؤثر براي مديريت و كنترل فرايندها است كه امكان هم‌راستايي فرايندهاي كسب و كار را با نيازهاي مشتري فراهم مي‌كند و به مديران كسب و كار كمك مي‌كند تا چگونگي استقرار، نظارت و توزيع بهتر منابع سازمان را تعيين كنند.

از طرف ديگر، BPMN يك زبان مدل سازي بصري قابل درك است كه براي دستيابي به وظايف BPM استفاده مي‌شود. هدف استاندارد كردن نمايش عناصر به صورت گرافيكي توسط BPMN اين است كه فرايندها توسط همه كاركنان سازمان درك شود، نه فقط برخي بخش‌هاي خاص.

در حالي كه نرم افزار BPMS ابزاري است كه به فرايندهاي يك سازمان اجازه مي‌دهد تا هر مرحله از BPM بر اساس الگوهاي BPMN، طراحي، خودكار، تجزيه و تحليل و نظارت شوند.

بنابراين، تفاوت BPM و BPMS در اينجا كاملاً واضح است. اساساً BPM يك روش يا تكنيك براي بهبود نتايج كسب‌وكار از طريق درك بيشتر از نحوه عملكرد يك فرايند و چگونگي كاركرد آن در آينده است و BPMS مجموعه‌اي از ابزارها است كه در هر مرحله از اجرا از الگوها و استانداردهاي BPMN براي كمك به ساختن سيستم‌هاي نرم‌افزاري يا برنامه كاربردي براي خودكارسازي فرايندها استفاده مي‌كند.

از آنجا كه بسياري از سازمان ها اين نرم افزار را به هر نحوي تهيه كرده اند، اما ممكن است زمان و يا نيروي متخصص ساخت فرآيندها در پروسس ميكر را نداشته باشند، لذا گروه مديريت فرآيند پارس مي‌تواند به شما در پياده سازي و ساخت فرآيندهاي سازمان تحت اين نرم افزار كمك كند. همچنين بسياري از سازمان ها نيز ممكن است ساخت فرآيندها و فرم ها را در پروسس ميكر تا حدي انجام داده باشند، اما براي استفاده هاي پيچيده تر كه نياز به برنامه نويسي بيش تري وجود دارد، به افراد متخصص تري در خارج از سازمان داشته باشند و در اين حالت نيز مي توانند از خدمات مديريت فرآيند پارس استفاده نمايند.

جهت انجام يك پروژه مديريت فرآيندها (BPM)، سازمان ها نياز به طي كردن چرخه عمر مديريت فرآيند كسب و كار يا BPM Life Cycle دارند. در فازهاي چرخه حيات مديريت فرآيند، پس از طي كردن فاز شناسايي و مدلسازي فرآيندها، وارد فاز پياده سازي و استقرار فرآيندها مي شويم تا فرآيندهاي طراحي و مدلسازي شده را تحت نرم افزار پياده سازي و راه اندازي كنيم. پس از آن، بهينه سازي و نظارت فرآيندها نيز فازهاي بعدي چرخه مديريت فرآيند كسب و كار مي باشند.

در واقع BPMS ها نرم افزارهايي هستند كه فرآيندهاي تحليل و مدلسازي شده را در آن ها پياده سازي مي كنيم. همچنين فرم هاي هر فرآيند نيز در نرم افزار BPMS طراحي و پياده سازي مي شوند. هدف اين است كه فرآيندها تحت نرم افزار پياده سازي شده و اتوماسيوني شوند.

پياده سازي نقطه اي است كه ما به سمت BPMS ها مي رويم و نياز است تا از افراد متخصص در زمينه نرم افزار و آي تي در آن استفاده نماييم.