مديريت فرآيند پارس

استفاده از  مديريت فرآيند كسب و كار (BPM) مزايا و فوايد متعددي را براي سازمان‌ها به همراه دارد. برخي از اين مزايا عبارتند از:

افزايش بهره‌وري: BPM امكان بهينه‌سازي فرآيندها و كاهش زمان و هزينه‌هاي مرتبط با آن‌ها را فراهم مي‌كند كه به بهبود كلي عملكرد سازمان و افزايش بهره‌وري منجر مي‌شود.

افزايش كيفيت: با بهبود فرآيندها و استفاده از معيارهاي كيفيت، مديريت فرآيند كسب و كار به كاهش خطاها، افزايش دقت، و بهبود كيفيت محصولات و خدمات كمك مي‌كند.

انعطاف‌پذيري: BPM قابليت انعطاف‌پذيري در برابر تغييرات محيطي و نيازهاي بازار را فراهم مي‌كند. فرآيندها به سرعت قابل تغيير و بهبود مي‌شوند.

بهبود ارتباطات: با تعريف دقيق فرآيندها و وظايف، ارتباطات داخلي و خارجي سازمان بهبود مي‌يابد و اطلاعات به صورت دقيق‌تر و سريع‌تر منتقل مي‌شود.

افزايش توانايي تصميم‌گيري: با داشتن داده‌ها و اطلاعات دقيق از فرآيندها، مديران قادرند تصميمات بهتري را اتخاذ كنند و بر اساس داده‌هاي موجود عمل كنند.

افزايش رقابت‌پذيري: با بهبود فرآيندها و افزايش بهره‌وري، سازمان‌ها قادرند به بهبود كيفيت محصولات و خدمات خود بپردازند و در بازار رقابتي موفق‌تر عمل كنند.

مديريت ريسك بهتر: با شناخت دقيق فرآيندها و نقاط ضعف، سازمان‌ها مي‌توانند بهترين راهكارها را براي مديريت و كاهش ريسك‌ها اتخاذ كنند.

به طور كلي، BPM نقش مهمي در بهبود عملكرد و افزايش كارايي سازمان‌ها دارد و مي‌تواند به آن‌ها كمك كند تا با تغييرات محيطي و نيازهاي بازار سازگار شوند و رشد و توسعه پايداري داشته باشند.

نرم افزار BPMS از چند روش براي برقراري ارتباط با زير سيستمها پشتيباني مي‌كند.

روش استفاده اتصال به لايه بانك اطلاعاتي:

اين روش با ايجاد يك اتصال (Connection) امكان فراخواني اطلاعات از ساير سيستمها را ميسر مي كند. ايرادي كه اين روش دارد نياز به دانستن ساختار جداول و عملكرد قواعد تجاري مربوط به نرم افزار قديمي مي باشد. هر چند اين روش به لحاظ تكنيكال قابل انجام است ولي معمولا به دليل پيچيدگيهاي استفاده از قواعد تجاري پياده سازي آن زمانگير خواهد بود.

 روش بعدي استفاده از web service :

 معمولا شركتهاي معتبر براي جذب مشتري بيشتر و اتصال نرم افزار خود با ساير زيرسيستمها ديگر و رضايت بيشتر مشتري، web service متعدد ارائه ميدهند. به كمك اين web service كه قابل فراخواني در نرم افزار BPMS است بدون نياز به داشتن دانش از ساختار جداول و بانك اطلاعاتي نرم افزار قديمي، امكان يكپارچگي اطلاعاتي ميسر خواهد شد. به بيان ديكر bpms و وب سرويس در جهت تكامل زيرسيستمها با حفظ يكپارچگي اطلاعات قدم برميدارند.

MIS مخفف عبارت Management Information System و به معناي سيستم مديريت اطلاعات است. سيستم mis، بخش كنترل سيستم‌هاي نرم افزاري و سخت افزاري مورد استفاده در تصميم‌گيري‌هاي تجاري هر سازمان يا شركت است. مي‌توان گفت سيستم مديريت اطلاعات mis، ساز و كاري است كه جمع‌آوري، كنترل و پايش داده‌هاي مورد نياز سازمان را بر عهده دارد و با استفاده از روش‌هاي مناسب، اطلاعات پايش شده را براي تصميم‌گيري، برنامه ريزي و كنترل فرآيندها در اختيار مديران قرار مي‌دهد. استفاده از سيستم مديريت اطلاعات، امكان ارزيابي عملكرد سازمان، تجزيه و تحليل و همچنين ريشه يابي مشكلات را فراهم مي‌كند. به طور كلي راجع به نقش سيستم هاي اطلاعات مديريت (mis) در سازمان ها مي‌توان گفت، سيستم مديريت اطلاعات، با تمركز بر روي مديريت سيستم‌هاي اطلاعاتي، باعث كارايي و اثربخشي تصميم‌گيري‌هاي راهبردي و استراتژيك مي‌شود.

در زمينه تاريخچه mis، مي‌توان به اين موضوع اشاره كرد كه از سال 1960 تا 1980، مراكز آموزش بازرگاني و تجارت به اين نتيجه رسيدند كه بهتر است به جاي تمركز بر واحد IT، توجه خود را به پروژه سيستم اطلاعات مديريت mis معطوف كنند.

گروه مديريت فرآيند پارس مي تواند كليه خدمات فني موردنياز را در جهت پياده سازي و ساخت فرآيندها در پروسس ميكر به شما ارايه دهد.

نرم افزار BPMS مخفف Business Process Management System است. يك نرم افزار BPMS به سازمان ها كمك مي كند تا فرآيندهاي كسب و كار خود را تحت نرم افزار به صورت سيستماتيك و بهينه شده تحليل، مدلسازي و در نهايت راه اندازي و اجرا كرده و بهبود دهد. به عبارت ديگر، نرم افزار BPMS مي تواند فرآيندها و فرم هاي سازمان شما را تحت نرم افزار، خودكارسازي نمايد. با خريد نرم افزار bpms گروه مديريت فرآيند پارس و راه اندازي آن، ضمن حضور اين گروه در سازمان شما و بررسي و مطالعه فرآيندهاي كسب و كار سازمان، اقدام به تحليل، مدلسازي و در نهايت پياده سازي و مكانيزه كردن فرآيندها در سازمان مي كند.

نرم افزار BPMS مديريت فرآيند پارس از طريق يك پنل فرآيند ساز و فرم ساز تحت وب (بدون محدوديت تعداد كاربر و تعداد فرآيند)، امكان مديريت فرآيندهاي كسب و كار را براي سازمان شما فراهم مي سازد. بدين صورت كه شما مي توانيد فرآيندهاي خود را با استاندارد BPMN 2.0 در اين نرم افزار مدل سازي كرده و همچنين فرم هاي مربوط به هر قسمت از فرآيند را در محيط فرم ساز نرم افزار به صورت گرافيكي و ويژوالي به راحتي طراحي كنيد. سازمان ها مي توانند كليه فرآيندهاي موجود در سازمان را در سيستم مديريت فرآيند پارس طراحي و پياده سازي نموده تا پرسنل سازمان بتوانند درخواست هاي خود را در قالب فرآيند از طريق سيستم كامپيوتري، تبلت و يا تلفن همراه خود، در سازمان به گردش درآورند. همچنين امكان رهگيري و پيگيري فرآيندها و درخواست هاي ارسالي نيز به راحتي توسط افراد در نرم افزار BPMS امكان پذير خواهد بود.

مديريت فرآيند پارس با ارايه خدمات مشاوره، تحليل، پياده سازي و نرم افزاري، يك سيستم مديريت فرآيندهاي كسب و كار (BPMS) را در سازمان به طور كامل راه اندازي كرده و به پرسنل سازمان امكان اجراي فرآيندها و ثبت درخواست هاي خود را در هر زمان و مكاني مي دهد تا افراد بتوانند از وضعيت لحظه به لحظه درخواست هاي خود مطلع گردند و گامي موثر در راستاي هوشمندسازي سازمان خود بردارند.

 افزايش كارايي: با اتوماسيون فرآيندها، زمان و هزينه‌هاي مرتبط با انجام دستي فعاليت‌ها كاهش مي‌يابد.

بهبود هماهنگي: تمام داده‌هاي مربوط به مشتريان و فرآيندها در يك مكان متمركز شده و دسترسي به آن‌ها براي تيم‌هاي مختلف ساده‌تر مي‌شود.

تحليل و گزارش‌دهي بهتر: اين نرم‌افزارها ابزارهاي قدرتمندي براي تجزيه و تحليل داده‌ها و تهيه گزارش‌هاي دقيق دارند.

افزايش رضايت مشتري: با بهبود فرآيندهاي خدمات‌رساني و ارتباط بهتر با مشتريان، رضايت آن‌ها افزايش مي‌يابد.

قابليت تطبيق و سفارشي‌سازي: اين سيستم‌ها به كسب و كارها اجازه مي‌دهند تا فرآيندهاي خود را بر اساس نيازهاي خاص خود سفارشي كنند.

ما در گروه مديريت فرآيند پارس مي توانيم ضمن بررسي فرآيندها و جريان كارهاي شما، امكان نرم افزار bpms را در سازمان شما فراهم آوريم.

ديگر قابليت هاي مختلف process maker تحت عنوان يك نرم افزار BPMS رايگان براي طراحي فرآيند هاي سازماني را در ادامه به آنها اشاره كرده ايم:

1. منبع باز بودن و امكان توسعه و طراحي به وسيله هر شخص يا سازماني
2.  سازگار با دسكتاپ، تبلت، موبايل و حتي داشتن نسخه تحت وب
3. مورد استفاده قرار گرفته توسط شركت هاي معتبر جهاني مثل تويوتا و سوني و…
4. داشتن شرايط طراحي فرآيندها توسط استفاده كننده فرآيند
5. به همراه داشتن گروه پشتيباني قوي در آمريكا، اسپانيا،كلمبيا و به روزرساني ماهانه
6. پشتيباني  از نمادهاي استاندارد BPMN 2.0
7. كنترل كردن تمامي فرآيند ها از خارج از سيستم با ابزار   REST
8. توليد انواع گزارش ها و نمودار هاي مديريتي
9. پشتيباني از زبان فارسي و تقويم فارسي

نرم افزار پراسس ميكر (ProcessMaker) يك سيستم مديريت فرآيند تحت وب است كه امكان طراحي، خودكارسازي و استقرار فرآيندهاي كسب و كار را براي سازمان ها فراهم مي كند. اين ابزار با فراهم ساختن رابط كاربري drag and drop محيطي براي مدل سازي و طراحي جريان كارها و همچنين ساخت فرم هاي پويا دراختيار كاربر قرار مي دهد.

گروه مديريت فرآيند پارس مي تواند كليه خدمات مربوط به پياده سازي و ساخت فرآيند در پروسس ميكر را به سازمان شما ارايه دهد.

پروسس ميكر يك BPMS رايگان و متن باز است كه جزو سيستم هاي نرم افزاري سبك وزن (lightweight) با سربار داده بسيار كم در ميان سيستم هاي نرم افزاري موجود در اين صنعت به حساب مي رود. همچنين از آن جا كه پراسس ميكر يك نرم افزار تحت وب است و مي توان آن را در محيط مرورگر اجرا نمود، دسترسي به جريان كارها و روال هاي سازماني را جهت طراحي، اجرا و مديريت فرآيندها براي كاربران، گروه ها و واحدهاي سازماني ساده تر خواهد كرد. در اين مطلب قصد داريم تا ضمن معرفي قسمت هاي كليدي ProcessMaker، مراحل ساخت يك فرآيند را در اين سيستم تحت وب مديريت فرآيندهاي كسب و كار، به ترتيب بيان كنيم.

از امكانات محيط نرم افزاري پراسس ميكر مي توان به موارد زير اشاره كرد:
• محيط طراحي و مدل سازي فرآيندها با استاندارد BPMN2.0
• فرم ساز پويا و Responsive
• پورتال كاربري و كارتابل اجراي فرآيندها
• مديريت چارت سازماني، كاربران و گروه هاي كاربري
• طراحي و ارسال سند خروجي
• ...

مراحل ساخت يك فرآيند:
به طور كلي براي ساخت يك فرآيند در ProcessMaker بايد مراحل زير انجام شود:

1. ايجاد يك فرآيند در بخش Designer و طراحي مدل فرآيند: در اولين قدم پس از ايجاد يك فرآيند جديد، مي توان مدل فرآيند را در محيطي تحت استاندارد BPMN2 طراحي و مدل سازي كرد. در اين قسمت، شما قادر به استفاده از نمادهاي تعريف شده در استاندارد BPMN2 هستيد.

2. تعريف متغيرهاي فرآيند (متغيرهاي مدل داده فرآيند): متغيرها (variables)، اطلاعات و داده هايي كه در فرم هاي فرآيند وارد مي شوند را در خود ذخيره مي كنند تا در قسمت هاي ديگر آن فرآيند (همچون gatewayها و ساير فرم ها) بتوان آن ها را فراخواني كرده و از آن ها استفاده كرد. به عنوان مثال، يك فرم مي تواند شامل فيلدهايي همچون "نام"، "نام خانوادگي"، "جنسيت" و ... باشد كه مي بايست براي هر كدام، يك متغير تعريف نمود. اين متغيرها مي توانند بسته به نوع داده خود، هر يك از نوع داده هاي integer، string، boolean، float و ... را در خود ذخيره نمايند. لازم به ذكر است كه نيازي نيست تمامي متغيرهاي موردنياز در فرآيند، همان ابتدا تعريف شوند؛ بلكه شما قادر خواهيد بود در هر زماني بسته به نياز، متغير جديد در فرآيند تعريف كنيد.

3. ساخت فرم هاي پويا (Dynaforms): در مرحله بعد بايد فرم هاي موردنياز در فرآيند طراحي شوند. ProcessMaker داراي يك محيط فرم ساز پويا و تحت وب است كه مي توان در آن قسمت فرم هايي سازگار با دستگاه هاي مختلف (PC، موبايل و تبلت) طراحي نمود. شما مي توانيد از تمامي كنترل هاي طراحي وب به صورت drag and drop در فرم ساز پراسس ميكر استفاده كنيد.

4. تخصيص فرم ها به فعاليت ها: پس از ساخت يك فرم مي توان آن را به فعاليت (Task) مربوطه اختصاص داد تا در صورت اجراي آن فعاليت، اين فرم براي كاربر نمايش داده شود.

5. تعريف قوانين مسيريابي (Routing Rule): پس از طراحي مدل فرآيند و ساخت فرم ها، مي توان به تعريف قوانين مسيريابي بر روي Gatewayها در مسير فرآيند اقدام كرد. يك فرآيند ممكن است در مسير خود به چندين شاخه تقسيم شود كه هر يك از شاخه ها در يك شرايط خاص و تعريف شده اي اجرا مي شود. اين شرط ها بر روي Gatewayهاي شرطي موجود در مدل فرآيند نوشته مي شوند.

6. تعيين ايفاكنندگان فرآيند: درنهايت، هر يك از فعاليت هاي موجود در فرآيند بايد به يك يا چند كاربر تخصيص داده شود تا كاربر موردنظر بتواند با دسترسي به فعاليت مربوط به خود، آن را انجام دهد. در پراسس ميكر، شما قادر خواهيد بود تا فعاليت هاي موجود در فرآيند را به شيوه موردنظرتان به كاربران سازمان assign كنيد. پس از اتمام مراحل پياده سازي فرآيند، كاربر يا كاربراني كه فعاليت اول فرآيند به آن ها اختصاص داده شده است، قادرند تا از طريق كارتابل فرآيندهاي خود كه در بخش Home محيط پراسس ميكر قرار دارد، فرآيند موردنظر را اجرا كنند. پس از ارسال فرم توسط كاربر فعاليت اول، فرآيند مطابق با مدل طراحي شده ادامه پيدا كرده و به كارتابل نفر يا نفرات بعدي ارسال خواهد شد.

• منبع باز بودن: امكان دسترسي به كد منبع و سفارشي‌سازي بر اساس نيازهاي سازمان.
• انعطاف‌پذيري: توانايي تطبيق با نيازهاي مختلف سازمان‌ها و مقياس‌پذيري براي پاسخگويي به نيازهاي بزرگ و پيچيده.
• پشتيباني قوي از استانداردها: تضمين مي‌كند كه فرآيندهاي طراحي شده قابليت انتقال و تعامل با ديگر سيستم‌ها را داشته باشند.
• Camunda BPMS يك ابزار قدرتمند براي سازمان‌ها است كه به دنبال بهبود كارايي و اثربخشي فرآيندهاي تجاري خود هستند و مي‌خواهند به يك رويكرد مدرن و انعطاف‌پذير براي مديريت فرآيندهاي كسب و كار دست يابند.

ما در گروه مديريت فرآيند پارس مي توانيم ضمن بررسي فرآيندها و جريان كارهاي شما، امكان نرم افزار BPMS را در سازمان شما فراهم آوريم.

گروه مديريت فرآيند پارس نرم افزار تايم شيت عملكرد پرسنل و كليه گزارشات وابسته به آن را تحت نرم افزار BPMS پروسس ميكر در شركت هاي مختلفي راه اندازي كرده است. نرم افزار پروسس ميكر (ProcessMaker) يك نرم افزار مديريت فرآيند (BPMS) تحت وب است كه جهت خودكارسازي و اتوماسيوني كردن فرآيندهاي كسب و كار در سازمان ها مورد استفاده قرار مي گيرد.

امروزه سازمان هاي زيادي از نرم افزار پروسس ميكر براي مديريت و هوشمندسازي فرآيندهاي خود استفاده مي كنند و يك سوالي كه براي بسياري از آنان وجود دارد اين است كه آيا فرآيندهاي آماده اي وجود دارد تا سازمان نيازمند پياده سازي فرآيندها از صفر نباشد؟

پاسخ گروه مديريت فرآيند پارس به اين سوال مثبت است. اين شركت ضمن همكاري با سازمان هاي پروژه محور (شركت هاي EPC)، پكيج تايم شيت را با فرآيندها و گزارشات آن تحت نرم افزار ProcessMaker توسعه داده است و به سازمان ها ارايه مي دهد. با استفاده از اين پكيج، پرسنل سازمان مي توانند تايم شيت عملكرد خود در هر روز را تحت نرم افزار ثبت كرده و مشخص كنند كه از چه ساعتي تا چه ساعتي بر روي چه پروژه يا فعاليتي در سازمان كار كرده اند و اين تايم شيت را با رويه فرآيندي به مدير خود ارسال كنند تا تاييدات لازم را اخذ نمايد. در نهايت مواردي همچون ميزان كاركرد كل هر شخص در هر روز، مدت زمان اتلاف وقت و ... توسط نرم افزار به صورت خودكار محاسبه مي گردد. مديران سازمان نيز مي توانند انواع گزارشات موردنياز را از اطلاعات ذخيره شده از كاركرد پرسنل در هر روز و پيشرفت پروژه ها تحت نرم افزار مشاهده نمايند.

جهت آشنايي بيش تر با اين نرم افزار مي توانيد ويديو تايم شيت عملكرد پرسنل در نرم افزار ProcessMaker را نيز مشاهده كنيد.