مديريت فرآيند پارس

BPMN مخفف عبارت Business Process Modeling Notation به معني نشانه‌گذاري مدل‌سازي فرآيندهاي كسب و كار است. BPMN يك استاندارد است و نمادهاي گرافيكي را به عناصري معمول براي اكثر فرآيندهاي كسب و كار مانند فعاليت‌ها، رويدادها و دروازه‌ها اختصاص مي‌دهد.

چگونگي شكل گيري استاندارد BPMN

اين نشانه‌ها در ابتدا توسط موسسه مديريت فرآيند‌هاي كسب‌و‌كار ايجاد شد و سپس به گروه غيرانتفاعي و انجمن بين‌المللي Object Management كه در سال ۱۹۸۹ تاسيس شده بود، پيوست.
در ابتدا هدف معرفي نمادهاي گرافيكي بود كه به عنوان زبان مدل‌سازي فرآيندهاي كسب‌وكار BPML ارائه شود و در مقايسه با BPEL، قابليت اجرايي شدن توسط BPMSها را داشته باشد.
BPMN براي اولين بار توسط BPMI) Business Process Management Initiative) توسعه داده شد.
زبان مدل‌سازي فرآيند BPMN 2.0 با هدف خلق يك زبان استاندارد براي مدل‌سازي فرآيند‌هاي كسب‌و‌كار توسعه يافت.
بدين معني كه در هنگام طراحي يك دياگرام فرآيند، از نمادهايي استفاده مي‌كنيد كه اعتباري و استانداردي جهاني دارند و توسط بسياري از حرفه‌اي‌هايي كه به اين علامتهاي استاندارد بين المللي اشراف دارند، قابل درك است.

كاربرد نرم‌افزار BPMN براي طراحان فرآيند كسب و كار

• ارتباط ميان متقاضيان و ذينفعان فني و غيرفني در زمينه فرآيندهاي تجاري
• درك جامع و اشراف بر شكاف دانشي فرآيندهاي كسب‌وكار
• نمايش ديجيتال فرآيندها در يك بستر نرم‌افزاري
• بهينه‌سازي فرآيندهاي كسب‌وكار به وسيله ي نمايش دادن ناكارآمدي و تنگناها

چرا از نشانه‌گذاري استاندارد مدل‌سازي فرآيند كسب و كار (BPMN) استفاده كنيم؟

از جمله عواملي كه باعث پايين آمدن كيفيت كالا و توليد شود ، شكاف‌هاي دانشي داخل سازمان، فرآيندهاي تك منظوره و شيوه‌هاي كسب و كار ناكارآمد است
"اگر از نشانه‌گذاري استاندارد جهت مدل‌سازي فرآيند استفاده كنيد ، سازمان شما مي تواند گردش كار داخلي خود را جهت پيدا كردن گلوگاه‌ها يا محدوديت عملكرد ناشي از حجم بالاي كار و ناكارآمدي تعريف نمايد."
با اين حال، قبل از شروع طراحي گردش كار سازمان، مجموعه علائم مدل‌سازي را كه براي استفاده مدنظر داريد؛ بررسي نماييد
انتخاب نماد درست، كليد طلايي برقراري ارتباط بين تمام ذينفعان در هر فرآيند كسب و كار است.

اگرميخواهيد علائم مناسب را جهت مدل‌سازي انتخاب نماييد ، بايد اقداماتي كه مطابق با الزامات زير باشند را در نظر بگيريد.

1. داشتن قابليت درك متقابل توسط تمام شركت‌كنندگان فرآيند
اگر از نشانه‌گذاري غير استاندارد مدل‌سازي فرآيند كسب و كار استفاده نماييد اين امكان پيش خواهد آمد كه ذينفعان فرآيند تمايل داشته باشند كه براي نمادهاي يكسان، تفسيرهاي خود را از نماد داشته باشند.
كه در نهايت منجر به درك متفاوتي از يك فرآيند مي‌شود كه خود عامل بازدارندهاي در مسير پيشرفت سازمان است .
استفاده از يك مجموعه نماد استاندارد شده كه به خوبي مستند شده باشند ، ميتواند فهم متقابل و جامع از جريان كار را تسهيل دهد و مبنايي براي حل خطاها و بهينه‌سازي فرآيندها ايجاد نمايد.

2. امكان تحويل بر روي كاغذ توسط ابزار مدل‌سازي فرآيند ديجيتال
علائم مدل‌سازي درست كسب‌وكار بايد علاوه بر ارتقاء سطح ارتباط بين كاربران تجاري، يك زبان مشترك براي كاربران فني و غيرفني را نيز فراهم كنند.
كاربران كسب‌وكار بايد بتوانند فرآيندها را بر روي كاغذ طراحي نموده و آنها را جهت ترجمه به زبان ديجيتال به برنامه‌نويسان ارائه دهند .
مدل‌سازي نمادهايي كه تعاريفي از جنس كد براي هر نماد در نمادسازي فرآيندها را دارند، براي پر كردن فاصله بين كاغذ و صفحه نمايش ايده‌آل هستند.

3. سهولت انتقال ميان اغلب نرم‌افزارهاي مدل‌سازي فرآيند كسب‌وكار
بسياري از شركت‌ها، خصوصا شركت‌‎هايي كه بخش‌هاي متعدد و مستقل دارند يا از ERP استفاده مي‌كنند ، براي مدل‌سازي فرآيند چندين ابزار را پياده‌سازي مي‌كنند،
اين امر مي‌تواند هنگام تلاش براي استانداردسازي و بهينه‌سازي فرآيندهاي كسب‌وكار در سراسر شركت، مشكل‌ساز باشد.
انتخاب يك مجموعه از نمادهاي مدل‌سازي فرآيند كسب‌وكار معمول در فرآيندها، اجازه مي‌دهد شركت شما انتقال فرآيندها را از نرم‌افزار به برنامه به آساني انجام دهد.
از سوي ديگر اين امر به رفع خطاهاي بالقوه‌اي كه هنگام تلاش براي تبديل بين نشانه‌هاي مختلف بوجود مي‌آيند؛ كمك مي نمايد

به چه دليل BPMN 2.0 را انتخاب كنيم؟

استاندارد BPMN 2.0 به دليل انعطاف پذيري و سهولت در استفاده، به عنوان يك ابزار مدل‌سازي كسب و كار مناسب شناخته شده است.

دلايل انتخاب BPMN 2.0

• BPMN 2.0 باعث سهولت برقراري ارتباط بين كاربران تجاري مي شود

اكثر شركت‌ها بطور مداوم به دنبال راه‌هايي براي كاهش هزينه‌ها، افزايش بهره‌وري و بهبود سطح رضايت مشتري هستند. درحاليكه بسياري از سازمانها به دنبال منابع خارجي جهت ايجاد تغييرات هستند، تنها عده محدودي تجزيه و تحليل فرآيندهاي داخلي را براي يافتن منابع پنهان و فرصت‌هاي رشد بررسي مي‌كنند. شركت‌هايي كه از ابزارهاي مديريت فرآيند استفاده كرده و به پياده‌سازي BPMN در سازمان براي شناسايي شكاف دانش داخلي و افزايش بهره‌وري مي‌پردازند ؛ در عين بهبود منابع مصرفي در زمان و هزينه‌ها نيز به ميزان قابل توجهي صرفه‌جويي مي‌كنند. در اين صورت نه تنها هر فرآيند شفاف سازي مي‌شود، بلكه همه ذينفعان ابزارهايي مناسب جهت برقراري ارتباط درمورد چگونگي بهبود فرآيندهاي كسب و كار را دارا مي‌باشند. از اينرو شرايط لازم براي يك استاندارد واحد براي طراحي فرآيند در كل سازمان ايجاد مي‌شود. هركدام از ذينفعان اكنون مي‌توانند ببينند كه چگونه تمامي كاركنان وظايف خود را براي از بين بردن اختلافات و انجام موثر كارها انجام مي‌دهند. شركت‌هايي كه نرم‌افزار BPMN را در سراسر شركت خود پياده‌سازي كرده‌اند، كاهش هزينه و افزايش بهره‌وري از دارايي‌هاي موجود را شاهد بوده‌اند. همچنين با بهينه‌سازي فعاليت‌ها و استفاده از يك سيستم يكپارچه، خطا ها كاهش يافته و مزاياي بسياري بدست مي آيند.

• BPMN 2.0 نرم‌افزاري يكپارچه است

BPMN براي پاسخ‌دهي به تقاضاي عظيم دنياي امروز براي كيفيت بالا و استانداردهاي سازگار در سراسر صنايع و بسترهاي نرم‌افزاري تكامل يافته است. براي استفاده ديجيتالي، BPMN تعريفي از جنس XML را براي هر عنصر فراهم مي‌كند، كه مفهوم آن را به يك تفسير واحد نسبت مي‌دهد. اين امر در صورتيكه چند نفر قصد داشته باشند معاني مختلفي را به علامت‌هاي رايج اختصاص دهند، باعث عدم سردرگمي مي‌شود. همچنين زبان XML اجازه مي‌دهد تا خواندن مدل معنايي BPMN 2.0 در هر دو فرآيند اجرا و شبيه‌سازي انجام شود. بنابراين، شركت‌ها مي‌توانند از BPMN در تمامي برنامه‌هاي كاربردي نرم‌افزارهاي سازماني جهت بدست آوردن وضوح و بينش در فرآيندهاي كسب و كار استفاده كنند.

• BPMN 2.0 توسط ايزو تاييد شده است

سازمان بين‌المللي استاندارد (ISO) ، استاندارد BPMN را بعنوان وسيله‌اي براي استانداردسازي فرآيندها در سراسر بازار جهاني بكار برده است. اين سازمان خاطرنشان كرد كه با يكپارچه ساختن BPMN با استانداردISO/IEC ۱۹۵۱۰: ۲۰۱۳ خود، نياز به يك نماد كه قابل درك توسط همه كاربران تجاري، (از تحليلگران كسب و كار، تا توسعه‌دهندگان فني، تا افرادي كه درگير در كسب و كارند و با فرآيندها سروكار دارند) را رفع مي‌كند. سازمان بين‌المللي استاندارد معتقد است كه آخرين استاندارد بين المللي (تا سال ۲۰۱۳) بهترين شيوه‌ها را براي تعريف نشانه‌ها و معاني دياگرام‌هاي مورد استفاده براي همكاري، پردازش و ارزيابي فعاليت‌هاي تجاري در ميان شركت‌ها، صنايع و بازار نشان مي‌دهد.

مزاياي استاندارد BPMN

• BPMN از مديريت فرآيند‌هاي كسب‌و‌كار پشتيباني مي كند.
• BPMN قادر است يك طرح بصريِ ساده براي كاربران غير‌حرفه‌اي ارائه دهد تا به وسيلهٔ آن درك بهتري از مفهوم نشانه‌ها داشته باشند.
• BPMN قادر است شمايي ساده از فرآيند‌هاي پيچيده در يك فرم قابل فهم را به نمايش درآورد.
• BPMN قادر است اختلالاتي كه در ارتباط بين مراحل طراحي فرآيند، پياده‌سازي، اجرا و مديريت به وجود مي آيند را كاهش دهد.
• با چنين سطحي از دركي بصري كه نماد‌هاي BPMN 2.0 ارائه مي‌دهند، قادر خواهيم بود به راحتي به يك زبان مشترك با ديگر متخصصان درگير در فرآيند BPM از جمله تحليل‌گران كسب و كار، مجريان اقدامات در فرآيند‌ها و همچنين مديراني كه دسترسي به داده‌ها دارند برسيم؛ و كنترل و نظارت بر فرآيندي كه آن‌ها بايد درك كنند را ساده كنيم.

به طور خلاصه، زبان مدل‌سازي BPMN زباني واحد ميان همه سطوح درگير در مديريت فرآيند و متخصصان مي‌سازد كه روند مديريت فرآيند را نزد آن‌ها ساده‌تر مي‌كند.

شيرپوينت (SharePoint) يك بستر مشترك مبتني بر وب است كه به عنوان يك سيستم مديريت اسناد و ذخيره سازي اسناد به فروش مي رسد و bpms يك رشته در مديريت عمليات است كه در آن افراد از روش هاي مختلفي براي كشف، الگوسازي، تجزيه و تحليل، اندازه گيري، بهبود، بهينه سازي و خودكارسازي فرايندهاي تجاري استفاده مي كنند. در ادامه اين بحث به مقايسه BPMS و SharePoint خواهيم پرداخت.

معيارهاي انتخاب BPMS و SharePointچيست؟

اگر قصد خريد يك نرم افزار مناسب جهت بهبود بخشيدن به گردش كارهاي سازمان تحت نظارتتان را داريد، بايد دونكته مهم را در نظر بگيريد:
• توجه به ابعاد سازماني: تعيين اسكوپ سازمان (كوچك، متوسط، بزرگ)
• ميزان بلوغ سازماني: مقدار نفوذ و زيرساخت هاي يك سازمان براي مديريت فرآيندها

البته مديران در انتخاب نهايي محصول بايد به موارد اختلاف هر يك از نرم افزارها توجه كافي نمايند، زيرا يك اشتباه ساده در انتخاب نرم افزار باعث تحميل هزينه هاي مالي و زماني جبران ناپذيري خواهد شد.
اگر سازمان شما از ابعاد كوچكي برخوردار است، مي توانيد باتوجه به گردش كارهاي نسبتاً ساده اي كه دارد و البته صرفه ي اقتصادي، از نرم افزار SharePoint براي خودكارسازي فرآيندها استفاده كنيد.
از طرفي اگر ابعاد سازماني درحد متوسط يا بزرگ باشد، راهكار نرم افزاري BPMS در تمام سطوح بلوغ سازماني كاربرد گسترده اي خواهد داشت.
اگر شما نياز به يك مدل فرآيندي ساده و تعاملي داريد كه در سطح محلي و با يك جريان كار واضح براي پشتيباني از تغييرات اداره مي شود نرم افزار SharePoint را مي توانيد انتخاب كنيد .
همچنين براي جمع آوري محتوا جهت ايجاد يك شبكه داخلي، ساخت پورتال كسب و كار، مديريت محتوا و بهبود همكاري ها هم مي توانيد از SharePoint استفاده نماييد.

جهت ايجاد مصوبات براي گردش مجموعه اسناد، شيرپوينت داراي پيكربندي قابل انعطافي است كه مستندات را قادر ميسازد تا قبل از انتشار يافتن، در دسترس كاربران قرار گرفته و سپس تاييد و تصويب شوند.
SharePoint به كاربراني كه نياز به سيستم قدرتمند دارند، اين امكان را مي دهد تا گردش هاي كاري ۳ حالتي خارج از چهارچوب ايجاد كنند.
همچنين زماني كه نياز چنداني به يكپارچگي محكم با داده هاي ديگر سيستم ها، پردازش هاي پيچيده، مدل سازي، بهينه سازي و رصد اطلاعات نداريد، انتخاب SharePoint مي تواند برايتان گزينه مناسبي باشد.

قابليت هاي SharePoint

شيرپوينت به عنوان يك پورتال، ابزار Collaboration و مديريت مستندات مي تواند نقش موثري در سازمان ها داشته باشد ولي گردش كار آن بخش كوچكي از اين ابزار است كه عملاً نمي تواند جايگزين فرآيند وBPMS در سازمان شما شود.
شيرپوينت به عنوان ابزاري مستقل براي ارايه مديريت فرآيندهاي كسب و كار ساخته نشده است و اين دليلي است كه مايكروسافت را به جست و جوي شركاي برنامه هاي يكپارچه با شيرپوينت (Third Party ها) نظير AgilePoint ،Global 360 ،K2 ،Nintex براي تامين نيازمندي هاي BPM كاربران ترغيب مي كند.

بنابراين اگر قصد داريد از شيرپوينت به عنوان ابزار نرم افزار BPMS استفاده كنيد، براي دسترسي به قابليت هاي عمومي ابزارهاي BPMS جهت برطرف سازي نيازمندي هاي سازمان، لازم است ابزارهاي سوم شخص و قابليت هاي هركدام را بررسي كرده و بر توسعه سفارشي با محيط هاي برنامه نويسي مثل Visual Studio برنامه ريزي نماييد.

توليد كنندگان برنامه هاي كاربردي فرآيندگرا و كساني كه با ابزار SharePointفرآيندهاي سازمان را به نرم افزار تبديل مي كنند، متحمل كدنويسي هاي سنگين و پيچيده مي شوند كه بر هزينه ي كل مالكيت (Total غير مجاز مي باشدt Of Ownership: TCO) اضافه مي شود.
اگرچه خريد ابزار BPMS مي تواند داراي هزينه لايسنس باشد ولي در مقابل، هزينه ي كل مالكيت و ريسك كمتري خواهد داشت.

چرا BPMS را انتخاب مي كنيم؟

ابزارهاي BPM مي توانند فرآيندها را با قوانين مربوطه هدايت و كنترل نمايند كه اين امر مستقل از جريان كار مي باشد. BPMSها انعطاف پذيري بيش تري دارند و از تغييرات، سريع تر پشتيباني مي كنند.
بيش تر نرم افزارهاي BPMS قابليت هاي يكپارچه سازي در قالب نرم افزارها و يا ارتباط دهنده هاي OTB كه در اكثر سازمان هاي بزرگ رايج شده اند را نيز در بردارد.
شخصي سازي جريان كارها و يا يكپارچه شدن با سيستم هاي ديگر هم جزو ويژگي هاي BPMS است.
ترسيم نمودن نيازهاي اساسي و مطابقت آن ها در سطح فعاليت ها با يك ديد جامع، به كارگيري فرآيندها در موبايل، سيستم هاي خانگي و لپ تاپ، مرتب كردن فرآيندها و همكاري ها كه پشتيباني و بهبود سريع را تضمين نمايد، ارايه بهبود مستمر بدون تكيه زياد بر كد نويسي و IT جزو ويژگي هاي BPMS ها است.

مقايسه نهايي دو نرم افزار BPMS و SharePoint

• BPMS و SharePoint شايد ظاهر يكساني داشته باشند، اما آنچه درون آن ها اتفاق مي افتد، كاملا متفاوت است.
• SharePoint بر خلاف BPMS، توانايي انجام كارهاي تكراري پرسنل را ندارند.
• اگر مي خواهيد بين نرم افزارهاي مختلف سازمان ارتباط برقرار كنيد، در نظر داشته باشيد كه ارتباط با ساير نرم افزارهاي سازماني توسط SharePoint نسبت به BPMS بسيار ضعيف تر است.
• امكان تغييرات جديد در فرآيند، فقط در BPMS وجود دارد.
• خدمات SharePoint در حد ارجاعات ساده و تك مرحله اي است، اما ارجاعات در BPMS براساس شرايط بسيار پيچيده و چند مرحله اي مطابق رويه هاي كسب و كار صورت مي گيرد.
• ذخيره سازي اطلاعات در SharePoint ساختار يافته نيست و درنتيجه گزارش گيري هاي آن درحد آماتور است. اما ذخيره سازي مهندسي شده اطلاعات در BPMS، موجب استخراج بسيار حرفه اي گزارش و داده كاوي پيشرفته براي مديران سازمان مي شود.
• با توجه به رويكرد انحصار طلبانه ي مايكروسافت ، سطح استقلال خريدار در SharePoint بسيار پايين است. در حالي كه در BPMS با توجه به سياست سرويس گرايي در آن، سطح استقلال خريدار، بسيار بالا خواهد بود.

در همين راستا، از آنجا كه بسياري از سازمان ها اين نرم افزار را به هر نحوي تهيه كرده اند، اما ممكن است زمان و يا نيروي متخصص ساخت فرآيند در پروسس ميكر را نداشته باشند، لذا گروه مديريت فرآيند پارس مي‌تواند به شما در پياده سازي و ساخت فرآيندهاي سازمان تحت اين نرم افزار كمك كند.

نرم افزار پراسس ميكر يك نرم افزار BPMS متن باز و رايگان است كه طي سال هاي اخير طرفداران زيادي در سازمان هاي ايراني به دست آورده است.

ورژن 4 پروسس ميكر از ويژگي ها و ساختار كاملا متفاوتي با نسخه هاي قبلي اين نرم افزار برخوردار است. پراسس ميكر در نسخه 4 خود ظاهر نرم افزار و همچنين شيوه كار با آن را به كلي تغيير داده است و در بسياري موارد، امكانات بيش تر و راحت تري را در ساخت و پياده سازي فرآيندها در اختيار كاربران گذاشته است.

در اين مطلب قصد معرفي يك نمونه فرآيند مدلسازي شده با استاندارد BPMN2.0 را در نرم افزار ProcessMaker 4 داريم. پيش تر در مقاله اي تحت عنوان آشنايي كلي با محيط ورژن 4 پراسس ميكر (ProcessMaker 4) به معرفي اين نسخه از نرم افزار پراسس ميكر و معرفي كليه قسمت هاي آن پرداخته ايم. جهت طراحي و مدلسازي فرآيندها مي توانيم به تب Deigner در بالاي صفحه نرم افزار وارد شويم.

نرم افزار پراسس ميكر يك نرم افزار BPMS متن باز و رايگان است كه طي سال هاي اخير طرفداران زيادي در سازمان هاي ايراني به دست آورده است.

ورژن 4 پروسس ميكر از ويژگي ها و ساختار كاملا متفاوتي با نسخه هاي قبلي اين نرم افزار برخوردار است. پراسس ميكر در نسخه 4 خود ظاهر نرم افزار و همچنين شيوه كار با آن را به كلي تغيير داده است و در بسياري موارد، امكانات بيش تر و راحت تري را در ساخت و پياده سازي فرآيندها در اختيار كاربران گذاشته است.

در اين مطلب قصد معرفي يك نمونه فرآيند مدلسازي شده با استاندارد BPMN2.0 را در نرم افزار ProcessMaker 4 داريم. پيش تر در مقاله اي تحت عنوان آشنايي كلي با محيط ورژن 4 پراسس ميكر (ProcessMaker 4) به معرفي اين نسخه از نرم افزار پراسس ميكر و معرفي كليه قسمت هاي آن پرداخته ايم. جهت طراحي و مدلسازي فرآيندها مي توانيم به تب Deigner در بالاي صفحه نرم افزار وارد شويم.