مديريت فرآيند پارس

شيرپوينت (SharePoint) يك بستر مشترك مبتني بر وب است كه به عنوان يك سيستم مديريت اسناد و ذخيره سازي اسناد به فروش مي رسد و bpms يك رشته در مديريت عمليات است كه در آن افراد از روش هاي مختلفي براي كشف، الگوسازي، تجزيه و تحليل، اندازه گيري، بهبود، بهينه سازي و خودكارسازي فرايندهاي تجاري استفاده مي كنند. در ادامه اين بحث به مقايسه BPMS و SharePoint خواهيم پرداخت.

معيارهاي انتخاب BPMS و SharePointچيست؟

اگر قصد خريد يك نرم افزار مناسب جهت بهبود بخشيدن به گردش كارهاي سازمان تحت نظارتتان را داريد، بايد دونكته مهم را در نظر بگيريد:
• توجه به ابعاد سازماني: تعيين اسكوپ سازمان (كوچك، متوسط، بزرگ)
• ميزان بلوغ سازماني: مقدار نفوذ و زيرساخت هاي يك سازمان براي مديريت فرآيندها

البته مديران در انتخاب نهايي محصول بايد به موارد اختلاف هر يك از نرم افزارها توجه كافي نمايند، زيرا يك اشتباه ساده در انتخاب نرم افزار باعث تحميل هزينه هاي مالي و زماني جبران ناپذيري خواهد شد.
اگر سازمان شما از ابعاد كوچكي برخوردار است، مي توانيد باتوجه به گردش كارهاي نسبتاً ساده اي كه دارد و البته صرفه ي اقتصادي، از نرم افزار SharePoint براي خودكارسازي فرآيندها استفاده كنيد.
از طرفي اگر ابعاد سازماني درحد متوسط يا بزرگ باشد، راهكار نرم افزاري BPMS در تمام سطوح بلوغ سازماني كاربرد گسترده اي خواهد داشت.
اگر شما نياز به يك مدل فرآيندي ساده و تعاملي داريد كه در سطح محلي و با يك جريان كار واضح براي پشتيباني از تغييرات اداره مي شود نرم افزار SharePoint را مي توانيد انتخاب كنيد .
همچنين براي جمع آوري محتوا جهت ايجاد يك شبكه داخلي، ساخت پورتال كسب و كار، مديريت محتوا و بهبود همكاري ها هم مي توانيد از SharePoint استفاده نماييد.

جهت ايجاد مصوبات براي گردش مجموعه اسناد، شيرپوينت داراي پيكربندي قابل انعطافي است كه مستندات را قادر ميسازد تا قبل از انتشار يافتن، در دسترس كاربران قرار گرفته و سپس تاييد و تصويب شوند.
SharePoint به كاربراني كه نياز به سيستم قدرتمند دارند، اين امكان را مي دهد تا گردش هاي كاري ۳ حالتي خارج از چهارچوب ايجاد كنند.
همچنين زماني كه نياز چنداني به يكپارچگي محكم با داده هاي ديگر سيستم ها، پردازش هاي پيچيده، مدل سازي، بهينه سازي و رصد اطلاعات نداريد، انتخاب SharePoint مي تواند برايتان گزينه مناسبي باشد.

قابليت هاي SharePoint

شيرپوينت به عنوان يك پورتال، ابزار Collaboration و مديريت مستندات مي تواند نقش موثري در سازمان ها داشته باشد ولي گردش كار آن بخش كوچكي از اين ابزار است كه عملاً نمي تواند جايگزين فرآيند وBPMS در سازمان شما شود.
شيرپوينت به عنوان ابزاري مستقل براي ارايه مديريت فرآيندهاي كسب و كار ساخته نشده است و اين دليلي است كه مايكروسافت را به جست و جوي شركاي برنامه هاي يكپارچه با شيرپوينت (Third Party ها) نظير AgilePoint ،Global 360 ،K2 ،Nintex براي تامين نيازمندي هاي BPM كاربران ترغيب مي كند.

بنابراين اگر قصد داريد از شيرپوينت به عنوان ابزار نرم افزار BPMS استفاده كنيد، براي دسترسي به قابليت هاي عمومي ابزارهاي BPMS جهت برطرف سازي نيازمندي هاي سازمان، لازم است ابزارهاي سوم شخص و قابليت هاي هركدام را بررسي كرده و بر توسعه سفارشي با محيط هاي برنامه نويسي مثل Visual Studio برنامه ريزي نماييد.

توليد كنندگان برنامه هاي كاربردي فرآيندگرا و كساني كه با ابزار SharePointفرآيندهاي سازمان را به نرم افزار تبديل مي كنند، متحمل كدنويسي هاي سنگين و پيچيده مي شوند كه بر هزينه ي كل مالكيت (Total غير مجاز مي باشدt Of Ownership: TCO) اضافه مي شود.
اگرچه خريد ابزار BPMS مي تواند داراي هزينه لايسنس باشد ولي در مقابل، هزينه ي كل مالكيت و ريسك كمتري خواهد داشت.

چرا BPMS را انتخاب مي كنيم؟

ابزارهاي BPM مي توانند فرآيندها را با قوانين مربوطه هدايت و كنترل نمايند كه اين امر مستقل از جريان كار مي باشد. BPMSها انعطاف پذيري بيش تري دارند و از تغييرات، سريع تر پشتيباني مي كنند.
بيش تر نرم افزارهاي BPMS قابليت هاي يكپارچه سازي در قالب نرم افزارها و يا ارتباط دهنده هاي OTB كه در اكثر سازمان هاي بزرگ رايج شده اند را نيز در بردارد.
شخصي سازي جريان كارها و يا يكپارچه شدن با سيستم هاي ديگر هم جزو ويژگي هاي BPMS است.
ترسيم نمودن نيازهاي اساسي و مطابقت آن ها در سطح فعاليت ها با يك ديد جامع، به كارگيري فرآيندها در موبايل، سيستم هاي خانگي و لپ تاپ، مرتب كردن فرآيندها و همكاري ها كه پشتيباني و بهبود سريع را تضمين نمايد، ارايه بهبود مستمر بدون تكيه زياد بر كد نويسي و IT جزو ويژگي هاي BPMS ها است.

مقايسه نهايي دو نرم افزار BPMS و SharePoint

• BPMS و SharePoint شايد ظاهر يكساني داشته باشند، اما آنچه درون آن ها اتفاق مي افتد، كاملا متفاوت است.
• SharePoint بر خلاف BPMS، توانايي انجام كارهاي تكراري پرسنل را ندارند.
• اگر مي خواهيد بين نرم افزارهاي مختلف سازمان ارتباط برقرار كنيد، در نظر داشته باشيد كه ارتباط با ساير نرم افزارهاي سازماني توسط SharePoint نسبت به BPMS بسيار ضعيف تر است.
• امكان تغييرات جديد در فرآيند، فقط در BPMS وجود دارد.
• خدمات SharePoint در حد ارجاعات ساده و تك مرحله اي است، اما ارجاعات در BPMS براساس شرايط بسيار پيچيده و چند مرحله اي مطابق رويه هاي كسب و كار صورت مي گيرد.
• ذخيره سازي اطلاعات در SharePoint ساختار يافته نيست و درنتيجه گزارش گيري هاي آن درحد آماتور است. اما ذخيره سازي مهندسي شده اطلاعات در BPMS، موجب استخراج بسيار حرفه اي گزارش و داده كاوي پيشرفته براي مديران سازمان مي شود.
• با توجه به رويكرد انحصار طلبانه ي مايكروسافت ، سطح استقلال خريدار در SharePoint بسيار پايين است. در حالي كه در BPMS با توجه به سياست سرويس گرايي در آن، سطح استقلال خريدار، بسيار بالا خواهد بود.

در همين راستا، از آنجا كه بسياري از سازمان ها اين نرم افزار را به هر نحوي تهيه كرده اند، اما ممكن است زمان و يا نيروي متخصص ساخت فرآيند در پروسس ميكر را نداشته باشند، لذا گروه مديريت فرآيند پارس مي‌تواند به شما در پياده سازي و ساخت فرآيندهاي سازمان تحت اين نرم افزار كمك كند.