مديريت فرآيند پارس

شناسايي نيازها و اهداف سازمان

تحليل نيازها: ابتدا بايد نيازهاي سازمان خود را شناسايي كنيد. اين شامل فهم فرآيندهاي كسب‌وكاري كه بايد بهينه‌سازي شوند، اهدافي كه مي‌خواهيد با استفاده از BPMS به دست آوريد، و مشكلات فعلي است.

تعريف اهداف: اهدافي كه از BPMS انتظار داريد، مانند افزايش بهره‌وري، كاهش هزينه‌ها، بهبود شفافيت و كنترل فرآيندها را مشخص كنيد.

ارزيابي قابليت‌هاي BPMS

سهولت استفاده: سيستمي را انتخاب كنيد كه رابط كاربري ساده و كاربرپسندي دارد.

قابليت‌هاي اتوماسيون: بررسي كنيد كه BPMS مورد نظر چقدر در اتوماسيون فرآيندها قوي است و آيا مي‌تواند وظايف تكراري را به صورت خودكار انجام دهد.

انعطاف‌پذيري: سيستم بايد توانايي پشتيباني از تغييرات در فرآيندهاي كسب‌وكار را داشته باشد.

گزارش‌دهي و تحليل: BPMS بايد قابليت توليد گزارش‌هاي دقيق و تحليل داده‌ها را داشته باشد.

ظرفيت يكپارچه سازي

يكي از عوامل كليدي در انتخاب BPMS، انتخاب ابزاري است كه داراي يكپارچگي بومي با ساير منابع فناوري مانند ECM (مديريت محتواي سازماني)، EDM (مديريت الكترونيكي اسناد)، ERP (برنامه ريزي منابع سازماني) و غيره باشد.

وجود دسترسي به تمام داده ها در يك ابزار به مشاغل اجازه مي دهد تا از داده ها در فرآيندها استفاده كنند. به عنوان مثال، در فرآيند درخواست خريد، امكان ثبت نام تامين كنندگان و انتخاب آسان تر و خودكار آنها وجود دارد و تمامي داده هاي موجود در سيستم در صورت لزوم مورد استفاده قرار مي گيرند.

مستندسازي و در دسترس بودن اطلاعات

همچنين اسناد ابزار مورد نظر و اطلاعاتي كه در مورد نحوه استفاده از آن ارائه مي دهد را ارزيابي كنيد.

مهم است كه منابع شامل درس هاي ويديويي، مثال هاي استفاده و آموزش هايي باشد كه نحوه استفاده از ويژگي هاي نرم افزار را نشان مي دهد. كاربران بايد در هنگام استفاده از سيستم بدون اتكاي شديد به پشتيباني فناوري اطلاعات، استقلال كافي داشته باشند.

بررسي تكنولوژي و پشتيباني

آيا تامين كننده BPMS شما مي تواند پشتيباني لازم را براي استفاده از سيستم ارائه دهد؟ بررسي كنيد كه دسترسي به پشتيباني IT تامين كننده چقدر آسان است، و آيا SLA (توافقنامه سطح خدمات) دارد يا خير.

علاوه بر اين، يادگيري يك سيستم ايده آل براي شركت آسان است، بنابراين نمايندگان شركت شما مي توانند فرآيندها را بدون اتكا به تامين كننده مديريت كنند.

تطابق با فناوري‌هاي موجود: مطمئن شويد كه BPMS با سيستم‌ها و فناوري‌هاي موجود در سازمان شما سازگار است.

پشتيباني و آموزش: بررسي كنيد كه آيا تامين‌كننده BPMS خدمات پشتيباني و آموزش كافي ارائه مي‌دهد.

هزينه‌ها و بودجه

هزينه‌هاي خريد و نگهداري: هزينه‌هاي اوليه و مستمر نرم افزار مديريت فرآيند BPMS را بررسي كنيد و مطمئن شويد كه با بودجه سازمان سازگار است.

بازگشت سرمايه: تحليل كنيد كه استفاده از BPMS چه ميزان بازگشت سرمايه را به دنبال خواهد داشت.

بررسي نظرات و تجربيات كاربران

مطالعه نظرات كاربران: نظرات و تجربيات ديگر كاربران BPMS مورد نظر را بررسي كنيد.

مطالعه موردي (Case Study): از مطالعات موردي استفاده كنيد تا ببينيد كه چگونه BPMS در سازمان‌هاي مشابه پياده‌سازي و استفاده شده است.

https://parsbpms.com/products/BPMS-ProcessMaker-Mobile-App

ارزيابي امنيت و تطابق با مقررات

امنيت: اطمينان حاصل كنيد كه BPMS داراي ويژگي‌هاي امنيتي قوي است.

تطابق با مقررات: بررسي كنيد كه آيا BPMS با مقررات و استانداردهاي صنعتي و قانوني مربوطه مطابقت دارد يا خير.

با دنبال كردن اين مراحل، مي‌توانيد بهترين BPMS را براي سازمان خود انتخاب كنيد كه هم نيازهاي شما را برآورده كند و هم به بهبود فرآيندهاي كسب‌وكاري شما كمك كند.