مديريت فرآيند پارس

1. نداشتن استراتژي مشخص در قبال نرم افزار BPMS

براي استفاده موثر از نرم افزار BPMS، سازمان ها نياز به يك استراتژي مشخص براي پياده سازي و استفاده از آن دارند. عدم وجود استراتژي مشخص ممكن است باعث ناآگاهي و گمراهي درباره هدف و نيازهاي سازمان در استفاده از نرم افزار BPMS شود. مواردي همچون شيوه و ترتيب شناسايي و مدلسازي فرآيندها و همچنين مسائل فني همچون پياده سازي و ساخت فرآيندها در BPMS نيازمند برنامه ريزي و تصميم گيري هاي درست و از پيش تعيين شده است.

2. نقص در آموزش و آگاهي كارمندان از نرم افزار BPMS

استفاده موثر از نرم افزار BPMS نيازمند آموزش كارمندان است تا بتوانند به درستي با ابزار و فرآيندهاي مربوطه كار كنند. عدم آگاهي و آموزش كافي مي‌تواند به عملكرد ناكارآمد و استفاده ناموثر از نرم افزار BPMS منجر گردد، چرا كه كاركنان و پرسنل سازمان از نرم افزاري كه با آن احساس راحتي نكنند، حمايت نخواهند كرد.

3. ضعف ارتباطات در سازمان

ارتباطات نامناسب بين اعضاي سازمان و تيم ‌هاي مختلف مي‌تواند باعث عدم هماهنگي و اثربخشي در استفاده از نرم افزار BPMS شود. ارتباطات بين بخش ‌هاي مختلف سازمان و تيم ‌هاي پروژه بايد ساختارمند و كارآمد باشد تا امكان همكاري و هماهنگي بين آن ها فراهم شود، چرا كه در زمان تحليل فرآيندها نظرات تمامي افراد و واحدهاي درگير در آن بايد در نظر گرفته شود تا سيستمي كه پياده سازي خواهد شد، براي همه افراد كارآمد باشد.

4. عدم بهره ‌وري از قابليت‌هاي كامل نرم افزار BPMS

نرم افزار BPMS قابليت‌هاي زيادي براي مديريت و بهبود فرآيندهاي كسب و كار ارائه مي‌دهد، اما در برخي موارد، سازمان ‌ها ممكن است نرم افزار را به طور كامل بهره ‌برداري نكرده و نتوانند از تمام قابليت ‌ها و امكانات آن استفاده كنند. به عنوان مثال، امكانات فني نرم افزار كه نيازمند دانش فني و كدنويسي است، در سازماني كه نيروي متخصص چنين كاري را ندارد ممكن است بلااستفاده بماند.

5. عدم توجه به تغييرات محيطي سازمان

براي مواجهه با تحولات سريع در صنعت و بازار، سازمان‌ ها همه ساله با تغييرات و  اصلاحات متعددي مواجه مي شوند. ناديده گرفتن تغييرات محيطي و عدم بروزرساني فرآيندها و سيستم ها ممكن است باعث ايجاد ناكارآمدي و موانع در استفاده از نرم افزار BPMS شود.

به طور كلي، استفاده مناسب از نرم افزار BPMS نيازمند بررسي دقيق از نيازها و هدف هاي سازمان، طراحي و پياده سازي مناسب فرآيندها، آموزش كارمندان، ارتباطات كارآمد و استفاده بهينه از قابليت‌ هاي نرم افزار است.